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設計院檔案管理制度（通用10篇）
在當今社會生活中，很多地方都會使用到制度，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結構。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家收集的設計院檔案管理制度（通用10篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
設計院檔案管理制度 1
一、設計項目管理
設計項目管理系統(tǒng)是勘察設計企業(yè)整個管理系統(tǒng)的核心系統(tǒng)，也是信息化的重點內容。項目管理子系統(tǒng)依據(jù)ISO9000質量管理規(guī)范、國際通用的“項目管理知識體系（PMBOK）”、勘察設計行業(yè)十五信息化規(guī)劃等項目管理辦法和有關標準設計開發(fā)，為企業(yè)建立項目及設計流程管理的“設計和管理一體化”的集成應用項目管理系統(tǒng)。它將企業(yè)嚴格的、規(guī)范的管理程序和制度流程化重構后計算機化網(wǎng)絡化，并與綜合辦公、知識管理、圖形子系統(tǒng)和實施ISO9000管理子系統(tǒng)緊密結合起來。以下是項目管理模塊的主要功能模塊：
項目信息管理
項目信息管理，主要是指項目臺帳管理，是對設計院承接的項目的信息進行集中管理的地方。它是對項目進行的基本信息維護、項目配置、人員任命、產值分配的入口。
項目立項管理
主要實現(xiàn)項目信息的等級、立項、審批、臺賬功能。系統(tǒng)提供了對項目立項單的填寫、審批、下達分發(fā)功能。
項目策劃管理
主要完成設計階段的全過程的策劃，包括項目負責人（項目經理）的任命、項目工作任務分解、項目人力資源安排、項目總體進度計劃、項目總體質量計劃、互提資料計劃、項目任務計劃以及里程碑（關鍵控制點）計劃等。
在整個項目策劃的各個環(huán)節(jié)，系統(tǒng)采用模板化、自動化的思路，最大限度的減少項目經理、室主任和主設人的工作量。大大提高使用人員的速度和用戶感受，提高系統(tǒng)的易用性。
設計過程管理
設計過程管理是整個設計企業(yè)的業(yè)務核心，是整個信息化建設中最關鍵也是最困難的模塊。主要實現(xiàn)設計、校對、審核、審定以及出圖歸檔的全過程管理。
ISO質量管理
實時ISO管理系統(tǒng)與項目管理完全融合，解決設計院長期存在的項目管理與質量管理兩張皮現(xiàn)象，并將質量管理提升到一個全新的管理層次，隨設計流程形成的質量記錄，始終是真實的.并會自動保存下來，避免了沒有或遺失質量記錄需要后補的問題。
項目執(zhí)行跟蹤與監(jiān)控管理
本功能主要為公司領導、項目經理、主設人等提供一個實時的監(jiān)控體系。通過項目監(jiān)控管理，相關人員實時的了解項目的進度、質量、和費用。同時通過預警機制（即時通訊BQQ、手機短信等）對項目延遲、收費延遲等進行提醒報警。各級領導通過控制有效的預防、控制、減少風險。最大限度保證項目保質、保量、準時的交付給業(yè)主，同時取得最大的經濟效益。
項目費用管理
主要實現(xiàn)項目費用預算管理、項目費用控制管理。通過系統(tǒng)實現(xiàn)項目費用的劃分、收支、使用記錄的管理。為項目相關部門提供穩(wěn)健的項目費用保障制度。
項目查詢統(tǒng)計
各級領導通過此模塊，可以方便的了解項目的進度、質量、費用、人員、以及成果等方面的實時信息，可以及時的發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。同時對于分析結果系統(tǒng)將以各種各樣報表、圖形的形式展現(xiàn)在領導面前。
二、監(jiān)理項目管理
監(jiān)理管理軟件主要功能介紹
1、本軟件以五大控制為主線，強調提高監(jiān)理工作效率。
2、強大的資料管理功能，使您輕松實現(xiàn)資料歸檔管理。
3、成熟的項目管理系統(tǒng)與監(jiān)理管理軟件完美結合，實現(xiàn)智能化項目管理。
4、提供監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則編輯功能，方便您的工作。
5、監(jiān)理月報高速、智能生成。
6、簡捷方便的監(jiān)理例會記錄功能、制作會議紀要方便簡單。
7、提供監(jiān)理管理工作流程圖，規(guī)范貫徹ISO監(jiān)理管理工作。
質量控制：
提供質量預控庫、輔助監(jiān)理工程師完成質量控制。
審批報表審查簡單快捷。
進度控制：成熟的項目管理系統(tǒng)，為您實現(xiàn)進度智能控制。
造價控制：
監(jiān)理軟件提供工程款項支出明細表，并能通過實際與計劃支付情況形成圖形直觀反映偏差。
提供造價審核功能，幫您完成預算審計工作。
并能根據(jù)所報表格自動形成月支付統(tǒng)計表。
能夠對施工單位的月工程進度款、工程變更費用、索賠費用和工程款支付進行審批。
合同管理：
監(jiān)理管理軟件提供合同備案管理功能。
監(jiān)理管理軟件為您提供各種監(jiān)理相關法法律、法規(guī)，方便您參閱。
監(jiān)理管理軟件提供合同預警設置，便您查閱合同到期及履行情況
資料管理：
監(jiān)理管理軟件結合現(xiàn)行的施工資料管理軟件，快速簡單得完成資料的歸檔管理工作。
監(jiān)理管理軟件自動、智能生成監(jiān)理月報。
提供監(jiān)理工作程序圖，規(guī)范監(jiān)理工作。
提供監(jiān)理日常工作所需功能，簡化工作。
設計院檔案管理制度 2
第一章 總 則
第一條 為做好中鐵建安工程設計院有限公司（以下簡稱公司）的保密工作，加強對重點部門、部位的監(jiān)管，保護公司核心秘密和信息安全，維護公司利益，促進公司健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《中鐵二十局集團有限公司保密要害部門、部位保密管理辦法》及有關保密工作規(guī)定等規(guī)定，結合本公司實際，特制定本辦法。
第二條 適用范圍
1．本辦法適用于公司所有員工。
2．公司所有人員，包括設計人員、技術管理人員、行政管理人員、后勤服務人員等（以下簡稱“工作人員”），都有保守公司商業(yè)秘密的義務。
第二章 保密范圍
第三條 公司秘密是指：設計過程涉密（國家或企業(yè)要求）圖紙及文件；不為公眾所知曉、能為公司帶來經濟利益、具有實用性且由采取保密措施的技術信息和經營信息。
1．本制度所稱的不為公眾所知曉，是指該信息不能從公開渠道直接獲取。
2．本制度所稱的能為公司帶來經濟利益、具有實用性，是指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的
經濟利益或者競爭優(yōu)勢。
3．本制度所稱的采取保密措施，包括簽訂保密承諾書或保密協(xié)議、建立保密制度及采取其他合理的保密措施。
4．本制度所稱的技術信息和經營信息，包括內部圖紙和文件，如勘察報告、測量成果、咨詢報告、各階段設計文件及圖紙、可研報告、造價咨詢、管理訣竅、經營戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶名單、公司管理制度、招投標中的投標報價及標書內容等。
第四條 公司秘密包括但不限于以下事項。
1．公司生產經營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項。
2．公司就經營管理作出的重大決策中的秘密事項。
3．公司生產、科研、科技交流中的秘密事項。
4．公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項。
5．維護公司安全和追查侵犯公司利益的經濟中的秘密事項。
6．承擔國家有關要求的秘密事項。
7．其他公司秘密事項。
第三章 密級分類
第五條 公司秘密分為三類：絕密、機密和秘密。
第六條 絕密是指與公司生存、生產、科研、經營、人事有重大利益關系，一旦泄露會使公司的安全和利益（包括國家利益和安全）遭受特別嚴重損害的事項，以及國家要求不得外泄事項，主要包括以下內容。
1．公司招投標資料。
2．公司經營指導及底線單價。
3．按《檔案法》規(guī)定屬于絕密級別的各種檔案。
4．公司重要會議紀要。
第七條 機密是指與本公司的生存、生產、科研、經營、人事有重要利益關系，一旦泄露會使公司安全和利益遭受嚴重損害的事項，主要包括以下內容。
1．公司核心技術涉及的設計圖紙和相關資料。
2．尚未確定的公司重要人事調整及安排情況，綜合辦公室對管理人員的考評材料。
3．公司薪金制度，財務專用印簽、賬號，保險柜密碼，月度、季度、年度財務預、決算報告及各類財務、統(tǒng)計報表，電腦開啟密碼，重要磁盤等電子媒介的內容及其存放位置。
4．公司總體發(fā)展規(guī)劃、經營戰(zhàn)略、商務談判內容及載體，正式合同和協(xié)議文書。
5．按《檔案法》規(guī)定屬于機密級別的各種檔案。
6．獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應對策。
7．外事活動中內部掌握的原則和政策。
第八條 秘密是指與本公司生存、生產、經營、科研、人事有較大利益關系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項，主要包括以下內容。
1．公司領導的家庭住址及外出活動去向。
2．經營企劃方案。
3．綜合辦公室、財務部、紀律檢查、總工辦等部門所調查的事故和違法違紀事件及責任人情況和載體。
4．公司大事記。
5．設計圖紙、各類技術文件等。
6．按《檔案法》規(guī)定屬于秘密級別的各種檔案。
7．各種檢查表格和檢查結果。
第四章 保密措施
第九條 公司成立保密工作領導小組，由公司黨政主管領導任組長、班子副職任副組長、成員由各部室負責人組成，全面負責公司的保密工作，保密工作領導小組辦公室設在公司綜合辦公室。各部室負責人為本部門的'保密工作負責人，部室可根據(jù)本部室業(yè)務情況設立兼職保密員。
第十條 各密級知曉范圍
1．絕密級
公司領導班子成員及與絕密內容有直接關系的工作人員。
2．機密級
副總級別以上管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員。
3．秘密級
部門負責人級別以上管理人員以及與秘密內容有直接關系的工作人員。
第十一條 公司員工必須具有保密意識，做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。
第十二條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應先報主管領導批準。在與合作單位的工作交往中，需要對方對我公司的有關情況保密時，要與對方簽訂保密協(xié)議。
第十三條 嚴禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項，不準在私人交往中泄露公司秘密。司機要對公司領導在車內的談話應嚴格保密。
第十四條 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告公司綜合辦公室，綜合辦公室應立即做出相應處理。
第十五條 文檔人員、保密人員出現(xiàn)工作變動時應及時辦理交接手續(xù)，并由公司主管領導簽字確認。
第十六條 加強保密教育，每年組織不少于兩次的全員保密學習，提高保密意識。
第五章 保密環(huán)節(jié)控制
第十七條 涉密文件打印
1．文件送打印前，應由原稿提供部門領導簽字，簽字領導對文件內容負責審查是否涉密，文件如有涉密內容，應在發(fā)文單上記錄涉及人員姓名，同時確定保密級別，需要發(fā)放的涉密文件應有文件編號、發(fā)放范圍和打印份數(shù)。
2．打印部門要做好登記，打印、校對人員的姓名應反映在發(fā)文單中，保密文件應由綜合辦公室負責打印。
3．打印完畢，所有紙質文件廢稿應全部銷毀，電腦存盤的電子文檔應消除或加密保存。
第十八條 涉密文件發(fā)送和E-mail使用
1．文件打印完畢，由文件印制部門專門人員負責轉交發(fā)文部門，并作登記，不得轉交無關人員。
2．發(fā)文部門下發(fā)文件時應認真做好發(fā)文記錄。
設計院檔案管理制度 3
第一章 總 則
第一條 為加強公司所屬各開發(fā)項目的規(guī)劃設計管理工作建立一套統(tǒng)一的產品設計標準體系打造公司高端產品品牌制定本制度。
第二條 本制度適用于公司系統(tǒng)全部的房地產開發(fā)項目，所屬各項目須嚴格依照本制度執(zhí)行。
第三條 公司設計部負責公司所有房地產開發(fā)項目設計的指導、服務及監(jiān)督工作。
第二章 職 責
第四條 為適應公司房地產業(yè)務快速發(fā)展需要公司設立規(guī)劃設計院所屬各項目公司設置工程技術部或規(guī)劃設計部。
第五條 公司規(guī)劃設計院通過產品研發(fā)、設計執(zhí)行、技術支持、協(xié)調服務、系統(tǒng)建設來協(xié)同各項目公司設計管理部門開展規(guī)劃設計及相關各項工作。主要工作職能如下：
�。ㄒ唬┲贫ü疽�(guī)劃設計管理相關制度編制規(guī)劃設計管理過程中所需的各種表單、合同范本、任務書范本等。
�。ǘ⿲舅鶎夙椖抗旧蠄蟮母黝愇募�、報告等文件進行審核、備案。
�。ㄈ┴撠煿舅鶎夙椖恳�(guī)劃設計、方案設計階段的組織實施工 作。
�。ㄋ模┴撠煂嵤┽槍鹃_發(fā)項目的建筑設計標準化研發(fā)工作。
�。ㄎ澹⿲^大程度地影響項目基本指標、使用功能、外觀效果、建設成本、施工周期的設計變更進行審核。
�。﹨⑴c重大工程技術問題處理方案的確定。
�。ㄆ撸⿲舅鶎匍_發(fā)項目階段性設計成果進行備案、評估.
�。ò耍┻M行相關材料、設備、工藝選型的研究及論證參與大型物資招標技術評審工作。
（九）組織公司及項目公司設計管理相關人員的業(yè)務培訓、考察等工作。
第六條 公司所屬項目公司成立工程技術部或規(guī)劃設計部，具體組織并落實所在公司項目的設計工作，其主要工作職能如下：
�。ㄒ唬┡浜喜⑷虆⑴c公司規(guī)劃設計院開展的項目概念規(guī)劃設計、方案設計工作。
�。ǘ┴撠熃M織并落實項目建筑方案設計之后全部設計工作。
（三）制定并上報所屬項目設計工作計劃和相關產品技術要求。
（四）監(jiān)督并落實后續(xù)設計單位在設計過程中的設計質量、設計進度、成本控制等方面內容。
�。ㄎ澹﹨⑴c審核各階段建筑設計成果。
�。┡浜锨捌陂_發(fā)部門做好各項報批工作。
�。ㄆ撸橄嚓P部門做好工程招標和設備招標等工作提供完備的技術支持。
�。ò耍┴撠熓┕み^程中的技術支持與設計變更處理。
（九）編寫適合所在地、所在項目的設計管理相關細則并實施。
�。ㄊ⿲Ω麟A段性設計成果和設計變更進行存檔。
第三章 設計單位選擇管理
第七條 設計單位的選擇基本分為招標邀標和定向委托兩種方式。原則上方案類采用招標邀標方式施工圖類采用定向委托方式若存在特殊情況需報公司審批。
第八條 設計單位選擇入圍原則如下：
�。ㄒ唬┤雵O計單位應不少于三家。
�。ǘ┮�(guī)模較大或在所屬地區(qū)甚至全國范圍內有較大影響力的項目的控規(guī)研究、規(guī)劃設計、建筑設計、景觀設計應選擇國際一流、知名度高的設計機構。
�。ㄈ┐笮凸愴椖炕蛞怨悶橹鞯木C合類項目的規(guī)劃設計、建筑設計、景觀設計、室內設計應選擇具有國際品牌知名度的設計機構或國內一流的設計機構。
（四）住宅類為主的大中型項目的規(guī)劃設計、建筑設計、景觀設計、室內設計應選擇國內一流的設計機構若因政府相關部門要求或報批需要必要時也可考慮具有國際品牌知名度的設計機構。
（五）小型住宅類項目的規(guī)劃設計、建筑設計、景觀設計、室內設計或小型單項工程設計應選擇項目所在地一流的設計機構。
第九條 招標邀標是指在標底價格確定的情況下通過設計方案比選最終確定中選設計單位的方式。定向委托是指在評判設計單位綜合實力確定入圍設計單位后根據(jù)入圍設計單位設計報價及服務內容等情況確定中選設計單位的方式。
�。ㄒ唬┱袠搜麡朔绞降囊螅�
1.規(guī)劃設計主辦部門應將入圍設計單位選擇原則及方式、擬選擇設計單位資料包括設計單位資質、企業(yè)規(guī)模、相關設計業(yè)績、設計團隊人員簡歷報公司審批。 2.規(guī)劃設計主辦部門依據(jù)公司審批的入圍設計單位結果開展招標邀標工作組織設計方案評審并將評審結果報公司審批最終確定中選設計單位。
�。ǘ┒ㄏ蛭蟹绞降�'要求：
1.規(guī)劃設計主辦部門應將擬入圍設計單位選擇原則及方式、擬入圍設計單位簡介及評價報公司審批。
2.依據(jù)公司審批結果規(guī)劃設計主辦部門分別與入圍設計單位進行對等談判形成談判記錄并要求入圍設計單位提供正式服務建議書包括設計單位資質、企業(yè)規(guī)模、相關設計業(yè)績、設計團隊人員簡歷、分階段設計報價、設計計劃等內容。
3.規(guī)劃設計主辦部門將擬定設計單位正式服務建議書、談判記錄主要合同條款報公司審批。
第十條 對于市政工程和特種行業(yè)專項設計本著項目公司主導的原則參考行業(yè)規(guī)則確定設計單位將結果報公司規(guī)劃設計院審核備案。
第四章 設計過程管理
第十一條 項目設計管理過程主要包括項目前期階段、概念規(guī)劃、設計咨詢、方案設計、擴初設計、施工圖設計、專項設計、二次設計、設計變更以及景觀、室內、機電等專項設計工作。
�。ㄒ唬╉椖壳捌陔A段由公司規(guī)劃設計院組織進行。項目前提規(guī)劃條件的取得、可行性研究、項目調研、市場定位、產品定位、設計咨詢等工作。
（二）概念規(guī)劃設計階段由公司規(guī)劃設計院組織進行。根據(jù)項目前提規(guī)劃條件以及市場、產品定位而進行的初步規(guī)劃設計重點在于落實項目的地塊分析總體布局基本指標產品類型、風格、檔次等。設計成果報公司及董事會工程技術委員會審批。
�。ㄈ┓桨冈O計階段由公司規(guī)劃設計院組織進行。在概念規(guī)劃基礎上對項目進行具體的方案設計過程重點在于落實項目的總平面規(guī)劃、各項經濟技術指標、日照間距、交通組織、單體平立剖設計、附屬用房設置、各專業(yè)系統(tǒng)說明、制定工程估算同時考慮結構選型、景觀設計、設備選型等內容并最終通過公司及董事會工程技術委員會審批。
�。ㄋ模⿺U初設計階段由項目公司組織進行。在方案設計基礎上對項目進行各專業(yè)配合落實過程重點在于確定各項設計技術指標、結構選型、各設備專業(yè)系統(tǒng)布置、主要材料設備選型、制定工程概算、同步進行各項專業(yè)設計等并將最終成果上報公司規(guī)劃設計院審核后公司審批。
（五）施工圖設計階段由項目公司組織進行。在擴初設計基礎上對項目進行最終指導施工的詳細設計過程制定工程預算并最終完成有關主管部門審批和各項工程與材料設備招投標工作通過設計交底為項目工程建設提供所需全部條件。項目公司組織進行施工圖審核公司規(guī)劃設計院參與審核工作。
（六）專項設計政府限定各專業(yè)部門進行的設計內容例如供電、燃氣、熱力、電信、有線電視等。
（七）二次設計須由專門單位或廠家在建筑施工圖基礎上進一步完成的設計內容例如弱電、裝修、鋼結構、幕墻、門窗、電梯、雨蓬、欄桿等。項目公司負責組織進行評審邀請公司規(guī)劃設計院參加。
�。ò耍┰O計變更是施工過程中對原設計存在的錯漏以及欠合理、欠經濟的部分進行修正以保證設計的合理性、經濟性。設計變更管理由項目公司負責。重大設計變更須報公司規(guī)劃設計院審核公司審批。
第十二條 景觀設計在建筑方案設計結束后開始后續(xù)設計過程參照建筑設計過程執(zhí)行且兼顧市政各專項設計所提供的條件合理安排設計進度。
第十三條 室內設計應在建筑方案設計結束后開始在建筑施工圖開始前結束。設計過程管理按建筑設計過程執(zhí)行。
第十四條 設計前期階段 規(guī)劃設計主辦部門配合投資管理部門完成可行性研究、項目調研、設計咨詢、產品定位等內容的相關設計工作。
第十五條 概念規(guī)劃設計管理
1. 概念規(guī)劃設計是指在獲得土地初期投資開發(fā)部門出具市場定位報告后規(guī)劃設計部門會同設計單位結合政府要求的土地性質、容積率、控高等規(guī)劃條件及市場定位報告綜合各方因素設計出的整體概念性方案為方案深化階段提供基礎。
2. 公司規(guī)劃設計院負責編制《概念規(guī)劃方案設計任務書》負責對設計單位的溝通與監(jiān)控負責制定設計計劃負責取得各設計成果并審核負責討論并組織方案匯報會形成成果上報公司負責公司審批意見的執(zhí)行負責向設計單位傳達公司評審意見。
3. 工作程序
設計院檔案管理制度 4
一、檔案庫房實行專人管理，非本室人員未經許可不得進入庫房。
二、檔案進出庫房必須堅持登記、檢查、歸位、銷號工作。每年檢查、清理一次庫房內的'檔案，做到收物相符。
三、隨時檢查檔案的安全情況，做到“防火、防潮、防曬、防蟲、防鼠、防霉變”等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。
四、管理人員要堅持適時開窗、通風、除濕、調節(jié)等措施，保證庫房內適宜的溫濕度。
五、嚴禁在庫房內吸煙、烤火、放置食品、雜物。
六、下班前應檢查門窗、電燈是否關閉。
七、經常搞好庫房衛(wèi)生，保持清潔。柜架檔案應排列整齊。
設計院檔案管理制度 5
為促進中心各服務窗口檔案管理規(guī)范化，制定本制度。
一、歸檔范圍。中心各窗口辦理事項過程中的有關材料以及體現(xiàn)受理、調查、批復、決定、送達等過程的資料、表格等。
二、歸檔要求。服務主體、內容合法，實施程序規(guī)范，辦理時限符合規(guī)定，申請、受理、審批、決定、送達回證等資料齊全。
三、歸檔時間。各類申請事項辦結后3個工作日內必須將相關資料歸檔。
四、督導檢查。主管領導負責各服務窗口審批服務檔案的'監(jiān)督、檢查。每月至少對各窗口檔案歸檔情況進行一次全面檢查，對重點窗口檔案不定期進行抽查。
設計院檔案管理制度 6
一、目的
為確保員工檔案資料的完整、準確、安全、私密，提高公司的管理效率，促進公司的正常運轉和員工的發(fā)展，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有員工在職期間的檔案資料，包括招聘、入職、培訓、晉升、薪酬、員工關系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力資源部牽頭，經公司領導同意后頒布實施；
2、制定本制度前收集、整理相關法律法規(guī)及公司內部政策規(guī)定，充分考慮符合中國法律要求；
3、本制度的修訂由人力資源部根據(jù)業(yè)務需要及時評估并提出修訂意見，經公司領導同意后執(zhí)行。
四、制度內容
1、員工檔案的設置和管理
�。�1）員工檔案包含個人信息、合同協(xié)議、考勤記錄、績效考核、培訓證書、獎懲記錄、離職資料等各種資料。
�。�2）人力資源部負責整理和歸檔員工檔案，需在入職后一個月內建立員工檔案。
（3）員工檔案應當按照員工姓名、工號、入職時間等方式進行歸檔，存放于人力資源部內的安全地方，并采取防火、防水、防盜等措施。
2、員工檔案信息的使用和保密
（1）員工檔案資料只能在公司相關管理人員指定的人員使用，未經授權不得隨意借閱、查看和復制。
�。�2）員工檔案不得隨意出借或轉移，如有必要，應提前征得本人同意，并辦理相關手續(xù)。
�。�3）員工檔案涉及到個人隱私問題，應當妥善保密，除法律法規(guī)規(guī)定允許或經本人授權同意的情況外，不得泄露。
3、員工檔案的保存期限及銷毀
�。�1）員工離職或合同到期后，應當保存員工檔案六個月以上，以備查閱。
�。�2）員工檔案的保存期限應當根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定和公司需求進行制定，且不得少于五年。
（3）員工檔案根據(jù)涉密性和保密等級的高低進行分類，定期進行清理整理和銷毀，銷毀應當有憑有據(jù)，并經過相關部門審核。
五、責任主體及執(zhí)行程序
1、人力資源部門負責員工檔案的建立、整理、歸檔，確保員工檔案的完整和準確。
2、所有管理人員有義務及時更新員工檔案中的`各種資料，確保資料的真實和完整。
3、對于檔案存放地點和防盜、防火、防水等安全措施的保障，人力資源部門應當進行后續(xù)跟進，確保制度的實施。
4、對于泄露個人隱私問題，人力資源部門應當指定專人進行處理，并嚴肅追究責任人的責任。
六、責任追究
如發(fā)現(xiàn)未按照制度規(guī)定進行操作、管理失職等情形時，應當按照公司制度的規(guī)定和工作流程進行處罰和追究責任。追究責任人的責任，旨在引起同事的警示和反思，從而建立全員責任意識和規(guī)范化的辦公環(huán)境。
設計院檔案管理制度 7
第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的.檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。
設計院檔案管理制度 8
第一條為保證各類檔案完整性、規(guī)范性、安全性，結合國家檔案局第10號令和xx市檔案有關規(guī)定，根據(jù)公司檔案工作制度，制定本制度。
第二條檔案由總經理指定專人依據(jù)本制度履行管理職責，人員名單報總部政務處備案。
歸檔范圍實行確認制，即檔案部門首先根據(jù)辦事處的權責體系及相關規(guī)章制度起草各部門文件材料的歸檔范圍，經與各部門討論修改，并呈辦事處領導審核確認后，形成《歸檔范圍及保管期限表》。檔案部門以確認通過的歸檔范圍作為各部門檔案收集是否齊全的依據(jù)�！稓w檔范圍及保管期限表》詳見附件。
�。ㄒ唬w檔文件材料必須為原件，一般一式一份（套），因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。
�。ǘw檔文件材料必須齊全，即按照歸檔范圍應歸檔的文件材料全部歸檔。
�。ㄈw檔文件材料必須完整，即每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復件、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、榮譽檔案與說明榮譽檔案的通報等文字材料、紙質件與電子件完整。
�。ㄋ模w檔文件材料必須準確，即歸檔文件材料內容真實，簽署和用印符合文書工作規(guī)范，紙質件與電子件內容相符。
�。ㄎ澹w檔文件的載體材料和書寫材料須符合耐久性要求，如有裝訂應使用不易生銹的裝訂材料。
�。w檔文件材料應事先經由各歸檔部門進行初步整理，依次編訂件號和頁號，并填寫《檔案移交清冊》。
外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔；聲像檔案歸檔前，應由歸檔部門進行檢驗，保證載體清潔、耐久和內容真實、可讀，歸檔的數(shù)碼照片要求是精度在300萬像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音頻材料為WAV或MP3的格式文件，視頻材料為MPEG或MPEG-2的格式文件，并附相關文字說明。
檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，歸檔時間實行定期歸檔與隨時歸檔相結合的原則：
（一）黨群工作、經營管理工作、行政管理工作中形成的文件應在第二年一季度向檔案部門移交。
�。ǘ┛蒲虚_發(fā)、項目建設文件應在項目鑒定、竣工驗收后三個月內由向檔案部門移交。
（三）磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。
（四）辦事處取得的各類證照由本單位證照部門負責保管、統(tǒng)計和利用。
（五）部分專業(yè)檔案（如人事檔案、會計檔案、審計檔案）由相應部門單獨負責歸檔管理，一般隨時歸檔。
檔案部門對接收的文件進行檢查，將不符合要求的文件退回原部門重新整理。符合要求的文件，交接雙方在《檔案移交清冊》上簽字，該表一式兩份，歸檔部門和檔案部門各留一份，以備查考。
�。ㄒ唬┮浴凹睘閱挝徽恚话忝糠菸募牧蠟橐患�；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊為一件；來文與復文為一件。
�。ǘ┮浴鞍妇怼睘閱挝徽恚诎醇淼幕A上，綜合管理類檔案按職能進行組卷；科研開發(fā)、項目建設檔案按課題或項目分專業(yè)、分階段進行組卷；設備儀器類以單臺（套）設備儀器組卷，隨機文件較多時可按照部件、組件分別組卷。
（一）凡是反映辦事處主要戰(zhàn)略發(fā)展、經營管理、行政管理和基本歷史面貌的，有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
�。ǘ┓彩欠从侈k事處一般工作活動，在較長時間內有查考利用價值的文件材料，保管期限為30年。
�。ㄈ┓彩窃谳^短時間內對辦事處有參考利用價值的文件材料，保管期限為10年。
根據(jù)文件內容，檔案的密級一般劃分為絕密、機密、秘密和普通，其中涉及中國華信利益的商業(yè)秘密檔案劃分為核心商密、普通商密。
當年辦完的文件應當年立卷；跨年度的請示、批復，來函、復函應一并歸入復文年立卷，沒有復文的歸入請示年立卷；跨年度的會議文件，歸入會議開幕年立卷；跨年度的條約、條例、規(guī)章、制度等歸入公布或批準年立卷。
�。ㄒ唬w檔文件一般按類目體系及時間先后順序排列，帶文號的公文、紀要、簡報等文件材料按文號排列；成套性文件材料集中排列，如會議材料、統(tǒng)計報表、大事記等；單份文件排列順序為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；
（二）歸檔文件如需裝訂，需注意裝訂材料應符合檔案保護要求，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌，裝訂時，將件內的.各頁按一定方式對齊，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。
編寫頁號以獨立案卷為單位，每卷單獨編號，單面文件材料編在頁面右上角，雙面文件材料正面編在右上角，背面編在左上角，折疊后的圖紙一律在右上角，編寫頁號從“1”開始；案卷封面、卷內備考表不編寫頁號。
1、辦事處檔案按照總部規(guī)定一級類目分為以下幾大類：
黨群工作類[01]、行政管理類[02]、經營管理類[03]、生產技術管理類[04]、產品管理類[05]、基建類[06]、設備儀器類[07]、會計檔案類[08]、人事檔案類[09]、特殊載體類[10];
2、二級類目編號方式與《歸檔范圍與檔案保管期限表》中的二級類目序號一致，如“1、2”、“1、3”等。
機構代碼具有唯一性，一個代碼對應一家公司，由總部辦公廳統(tǒng)一編制。機構代碼不隨公司更名而改變，如辦事處注銷，其代碼也不再重復使用；
保管期限以英文大寫字母進行標示，即A：永久；B：30年；C：10年；
類目號包括各級類目，一級類目以外的各級類目編制、檔號中體現(xiàn)幾級類目，由各單位根據(jù)實際情況自行制定；
件號（流水號）為文件排列順序號。檔案號中件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。件號原來為3位，現(xiàn)在統(tǒng)一為4位。
根據(jù)檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—20xx），修訂編制格式，具體調整為下列樣式：
1、歸檔文件經過整理編號后，應在每份文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容；
2、歸檔章設置機構代碼、年度、保管期限、機構或問題（即類目號）、件號、頁號等必備項，規(guī)格一般為長45mm、寬16mm，分為均勻的六格。歸檔章在使用中，外框顏色一律使用紅色，歸檔章內容，顏色一律使用黑色。樣式如下：
文書檔案盒背脊填寫方式與歸檔章填寫方式保持一致，起止件號填寫檔案盒內起始與終止的件號，各單位可參照執(zhí)行。
（一）根據(jù)盒內文件排列順序依次編制《歸檔文件目錄》，一式兩份（一份隨卷，一份單獨存放備查）。
�。ǘ┨顚憽逗袃葌淇急怼�，簡要說明盒內文件的件數(shù)、頁數(shù)，以及整理、保管和利用過程中出現(xiàn)的各種問題，如文件缺損、字跡褪色、借出、銷毀等，每次說明的內容經辦人要簽名并注明日期。
�。ㄈ┮来螌ⅰ稓w檔文件目錄》、歸檔文件、《盒內備考表》裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面與盒脊的相關信息。
�。ㄋ模n案存放應依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，普通檔案裝盒上架的排列方式為應自上而下、從左往右；底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁裝具；重要檔案應異地備份。
對已到和超過保管期限的檔案，由檔案工作人員編制《檔案鑒定清冊》，并向公司有關領導提出鑒定申請。鑒定工作的內容主要有：
成立專門的鑒定小組，鑒定小組由檔案工作人員、歸檔部門負責人、檔案部門負責人和辦事處相關領導組成，負責指導、監(jiān)督檔案保存價值鑒定工作及對檔案的存毀作出決定。
�。ǘ┤娣治鑫募鞣矫嫣卣鳎盐毡昏b定文件、材料與其他文件、材料的聯(lián)系。
（三）要研究辦事處長期發(fā)展的需求，用發(fā)展的觀點去預測被鑒定文件、材料的價值。
�。ㄒ唬┙涍^鑒定小組鑒定后，確認無保存價值的文件、材料，方可進行銷毀。
�。ǘn案的銷毀、修改保管期限或密級均要在《案卷備考表》中注明，對需銷毀的檔案要下架存放1—2年，確無異議的，可實行銷毀。
�。ㄈ┬桎N毀的檔案送指定的造紙工廠銷毀或在固定的安全場所銷毀，特種載體的可以采用物理刪除、格式化或焚燒的方式處理，銷毀現(xiàn)場應配備兩名以上監(jiān)銷人。
�。ㄋ模┐龣n案完全銷毀后，必須在《檔案銷毀清冊》上注明“已銷毀”的字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名后，方可離開現(xiàn)場。
�。ㄒ唬n案利用是指查閱、復制、抄錄和借閱公司檔案室所保管的檔案。
（二）原則上只供辦事處內部的在職員工利用，外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，經本辦事處相關領導簽字批準后方可借閱。
�。ㄒ唬┙栝啓n案需填寫《檔案借閱審批單》，審批單存根由檔案部門保管，借閱單在檔案歸還后由借閱人保管，作為已歸還檔案的憑證。
（二）借閱本部門普通檔案，需部門負責人簽字同意；借閱其他部門經辦的普通檔案，須經檔案部門領導簽字同意；借閱機密檔案需經辦事處相關領導簽字同意；絕密檔案需辦事處總經理簽字同意。
（三）手續(xù)齊全后，借閱人將《檔案借閱審批單》交由檔案工作人員，再填寫《檔案借閱登記表》后方可借出。
原則上借閱的檔案應在當日歸還，如需延長借閱時間，必須在填寫《檔案借閱審批單》時預計歸還時間，最長不得超過30天。
�。ㄒ唬┓e極配合各單位借閱檔案，主動告知借閱注意事項；
�。ㄈn案出借時，必須填寫《檔案借閱登記表》，該表也可作為統(tǒng)計檔案利用率的依據(jù)。
第二十三條檔案工作人員必須嚴格遵守辦事處有關保密工作的規(guī)定，確保檔案安全。
第二十四條借閱、查閱涉密檔案，應嚴格履行領導審批、本人登記手續(xù)。
第二十五條利用涉密檔案者負有保密的責任，不得將檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶檔案外出。
第二十六條涉密檔案一般不得復印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經有關領導批準。
第二十七條檔案收回后要及時入柜加鎖，不得在外存放。
第二十八條保密期限已滿的檔案，要及時解密，積極提供利用。
第三十條檔案工作人員發(fā)現(xiàn)泄密事件要及時報告并采取補救措施，最大限度避免或減輕損失。
第三十一條檔案統(tǒng)計就是指運用一系列專門的統(tǒng)計技術與方法，對檔案工作領域中的種種現(xiàn)象、狀態(tài)、趨勢等進行量的描述與分析研究，為企業(yè)工作決策提供堅實可靠地數(shù)據(jù)支持。
第三十二條檔案工作人員應建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內容包括：檔案室?guī)觳厍闆r、年度入出庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷毀情況等。
第三十三條檔案統(tǒng)計工作應保持連續(xù)性，堅持可量化原則、科學化原則、真實性原則。
第三十四條統(tǒng)計對象應選擇足以反映企業(yè)檔案工作整體狀況的基本方面和關鍵性因素。
第三十五條具體統(tǒng)計項目的設置、統(tǒng)計方法的使用應力求統(tǒng)計對象有精確具體的描述。
第三十六條根據(jù)辦事處檔案工作量、工作周期、機構狀況適當控制統(tǒng)計工作的規(guī)模、類型及頻率。
第三十七條檔案庫房只限于檔案部門人員進出，其他人員如需進庫房須經檔案部門負責人同意，并由檔案部門人員陪同。
第三十八條庫房大門及各檔案室、資料室門，存放重要材料的櫥、柜等應隨時落鎖，鑰匙應由專人保管，存放在規(guī)定地點，不得攜帶出庫。
第三十九條控制庫房溫濕度，對溫濕度的變化情況，每天早晚各一次進行統(tǒng)計，以便掌握庫房溫濕度的變化規(guī)律，將庫房溫度控制在14℃-24℃，相對濕度保持在45%-60%的范圍之內。
第四十條新接收入庫的資料經消毒、除塵后方能入庫，嚴防將蛀蟲霉菌帶入。
第四十一條對庫房調溫、吸濕、通風、警報、防火等設備要定期檢查保養(yǎng)，每年霉雨季到來之前要做一次大檢查。
第四十二條庫內嚴禁明火裝置和使用電爐，嚴禁將易燃、易爆、揮發(fā)性、腐蝕性物品帶入庫房，每天下班前應關好庫房門窗，切斷庫房電源。
第四十三條庫房內不得存放與檔案、資料無關的其他物件；除塵與防塵相結合，堅持每月小掃一次，每季大掃一次，經常檢查加添預防蟲害的藥品，保持庫房的整潔。
第四十四條每年對庫房案卷進行一次檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，采取必要措施。
第四十五條本制度由綜合部負責解釋，任何調整、變更需要經綜合部負責人、總經理批準后執(zhí)行。
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第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經營管理服務，特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總經理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的'部門必須設置專門的檔案室或檔案柜，并設專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設;
三、監(jiān)督落實同步歸檔制度，指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者，將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，工程技術類檔案應符合國家有關規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的，應主動向公司行政人事部備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等，一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司，在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內，必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當年立前一年的卷，并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖，在政府有關部門需回收時，公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時，應根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷，更需要仔細核對，經查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字，不得辦理調離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過10天以上，須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報公司總經理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應立即向公司行政人事部報備，按公司規(guī)定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案，應持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內容，經公司總經理批準，由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準，不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負責執(zhí)行，采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應及時報告公司總經理，查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規(guī)定
一、公司應設置獨立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案室由專人管理，無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗，確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對檔案室設施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經立卷、歸檔，未經鑒定，未報公司領導批準，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織，行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時，需附工程技術部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經批準銷毀的檔案，由公司行政人事部負責妥善安排，不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規(guī)定。
第七章獎懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查，對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的部門或個人，整理相關材料上報公司總經理，給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任，未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求，導致檔案管理工作混亂，根據(jù)實地檢查情況，對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內，檔案嚴重缺失，或因管理、使用不當，造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則，導致工作流程不清晰，關鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定，未經批準，檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時，且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習，導致公司整體管理水平偏低，各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正，工作責任心不強，未按要求管理本部門的檔案資料，經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當，違反公司檔案保密規(guī)定，造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許，私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況，公司將根據(jù)情節(jié)嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
設計院檔案管理制度 10
一、檔案管理人員要認真學習《保密法》，遵循保密工作制度，不準以任何借口和形式向無關人員泄露和談論涉及國家和單位秘密事項的檔案文件內容。
二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位，嚴格管理，控制使用，未經單位領導批準，不得提供利用。
三、按照國家有關規(guī)定及時處理檔案降密、解密工作。
四、銷毀保密檔案材料，必須嚴格履行批準手續(xù)，防止銷毀過程中出現(xiàn)失泄密現(xiàn)象。
五、檔案庫房為單位機要重地，非檔案管理人員未經檔案主管領導批準不得進入。確需進入，需經批準和嚴格登記，并由檔案管理人員陪同。
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