建筑檔案資料管理制度

時間：2024-05-10 08:42:07 思穎管理制度我要投稿

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建筑檔案資料管理制度范本（通用11篇）

　　在日常生活和工作中，越來越多人會去使用制度，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編為大家整理的建筑檔案資料管理制度范本，僅供參考，大家一起來看看吧。

建筑檔案資料管理制度范本（通用11篇）

　　建筑檔案資料管理制度 1

　　第一章總則

　　1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規(guī)范檔案管理，結合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。

　　1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

　　1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。

　　1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

　　第二章工程檔案管理機構的職責

　　2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統(tǒng)一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。

　　2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現(xiàn)場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關資料的.收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統(tǒng)一整理。

　　2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

　　第三章項目工程檔案管理流程

　　3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產(chǎn)、建設活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

　　3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負責檔案的收集。

　　3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

　　3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。

　　3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。

　　檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

　　3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。

　　工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。

　　第四章項目工程檔案管理

　　4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

　　4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關方應主動將相關資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

　　4.3檔案收集工作的要求

　　(1)認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;

　　(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

　　(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;

　　(4)認真審核，未經(jīng)相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;

　　(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

　　4.4工程項目資料的收集管理

　　4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。

　　4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。

　　4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

　　4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。

　　收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

　　4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

　　4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

　　4.6項目工程檔案的分類要求

　　(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質和特點;

　　(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;

　　(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

　　(4)分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。

　　4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。

　　4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質，內容分別按年度、工程整理。

　　4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。

　　4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

　　4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。

　　4.8項目檔案案卷管理

　　4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。

　　4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。

　　4.8.3設備類案卷按設備依據(jù)性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

　　4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。

　　項目檔案號=分類號+案卷順序號。

　　4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內容。

　　4.10工程項目資料的更改

　　4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內容。

　　4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進行審批，經(jīng)更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

　　4.11工程項目檔案的借閱

　　需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

　　4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

　　4.13工程項目合同管理

　　工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。

　　工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

　　工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

　　第五章附則

　　5.1本制度由項目部負責解釋。

　　5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日生效實施。

　　建筑檔案資料管理制度 2

　　一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結、報告等)和資料(技術資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。

　　二、資料管理人員須對來文發(fā)文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。

　　三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。

　　四、任何人員借閱相關文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

　　五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

　　六、對于產(chǎn)權人及用戶的相關資料,對管理相關的'人員可查閱,不得給其他無關人員。

　　七、經(jīng)常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關領導批準后進行銷毀;對受損、變質檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。

　　建筑檔案資料管理制度 3

　　一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。

　　二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案柜、架等要排列整齊、美觀。

　　三、檔案收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計，并做到數(shù)字準確、真實。

　　四、查閱檔案要嚴格履行手續(xù)，閱完經(jīng)核對無誤后，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。

　　五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。

　　六、要加強對檔案的'安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等設備，室內嚴禁吸煙，確保檔案資料萬無一失。

　　七、檔案室由檔案干部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。

　　八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，并進性整理，定期交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　九、歸檔范圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。

　　十、歸檔時間：各部門應在每學期放假前將本學期的文件材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點校對，并履行簽字手續(xù)。

　　十一、歸檔要求：

　　1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用碳素墨水或黑色水筆書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、復寫紙，普通打印、復印撰寫和批示文件材料，必須用復印機復印，噴墨或激光打印機打印的正規(guī)影印件。

　　2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學的立卷、分類、編目。

　　3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便于保管和利用。

　　十二、本制度從2012年9月2日起執(zhí)行。

　　三河鎮(zhèn)清平幼兒園

　　20xx.9

　　建筑檔案資料管理制度 4

　　(一)試驗室內業(yè)資料包括試驗檢測資料、規(guī)范、標準、專業(yè)技術圖書、文件及儀器設備檔案等;各級試驗機構應有專人管理。

　　(二)檔案資料應指定專人管理試驗檢測資料,試驗檢測資料應及時收集、整理,按不同試驗檢測項目分別編號、放置;檔案盒內應有卷內目錄,資料按卷內目錄有序放置;無關人員不得隨便查閱,需要借閱時,應經(jīng)試驗室主任批準,管理人員應辦理借閱登記手續(xù),借閱后要及時收回,以免丟失。

　　(三)標準、規(guī)范、技術圖書應實行登記造冊,分別編制目錄,供查找方便;及時掌握新標準、規(guī)范變更情況,適時收集補充,不得采用作廢標準。

　　(四)文件應按內部、外部進行登記分類保管,內部文件較多時,可再分為上級、同級、下級進行管理,年底按文件檔案管理要求歸檔。

　　建筑檔案資料管理制度 5

　　檔案資料管理是學校常規(guī)管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規(guī)管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：

　　1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負責，教導處、總務處、教研組有關人員協(xié)助工作。

　　2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。

　　3、學校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案各種計劃與安排，各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校長辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

　　4、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛(wèi)生檔案等由教導處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　5、學�？倓仗帣n案包括總務處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　6、學校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。

　　7、積極做好檔案資料的'“四平時”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

　　8、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。

　　9、積極提供利用，嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。

　　10、按照保密制度的有關規(guī)定加強保密工作，嚴格注意保密，不得泄密。

　　11、按照上級有關規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進檔案資料室。

　　建筑檔案資料管理制度 6

　　為加強集團公司安全檔案資料的統(tǒng)一歸口管理，使各項目在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種安全管理資料完整保存，為職業(yè)安全健康體系的監(jiān)督審核、安全生產(chǎn)許可證的審驗及日常安全生產(chǎn)管理工作的改進、更新、查閱、事故調查處理等諸多問題提供依據(jù)，特制定本制度。

　　第一章安全檔案資料管理人員崗位責任

　　第一條積極學習安全生產(chǎn)法律、法規(guī)知識，掌握安全生產(chǎn)技術規(guī)范，熟悉安全資料管理業(yè)務，了解集團公司、單位安全生產(chǎn)業(yè)務范圍。

　　第二條用科學的方法管理安全資料，熟悉各項方針政策和各項規(guī)章制度。

　　第三條具體監(jiān)督和指導項目做好安全資料的整理、接收、歸檔工作，檢查資料是否齊全，各種報表是否符合要求，不同項目分別保管，不斷提升管理水平。

　　第四條做好各種安全資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等工作，熟悉資料保管情況。采用適用的查閱方法，迅速準確的查調資，做到積極、主動、為生產(chǎn)一線服務。

　　第五條保護安全資料的完整齊全，未經(jīng)批準不得擅自銷毀。

　　第六條對一些有利用價值的安全資料，不得擅自處理。

　　第七條創(chuàng)造條件，做好安全資料的編制研究工作。

　　第二章安全檔案資料的接收

　　第八條安全資料實行統(tǒng)一管理，服務于各項目安全生產(chǎn)工作。

　　第九條凡屬集團公司內的一切安全資料均由歸口部門統(tǒng)一監(jiān)管、審核，任何人不得以任何借口拒絕進行移交。

　　第十條項目安全處負責人按已完工程匯總整理后報公司安全保衛(wèi)科，安全保衛(wèi)科審核合格后交公司資料室管理人員分類存檔。

　　第十一條各單位完工項目的安全資料必須由該項目安全處負責人整理，并在一個月內交單位安全保衛(wèi)科審核移交資料室。

　　第十二條安全資料交接必須建立清單，材料齊全，由交接雙方簽字移交。

　　第三章安全檔案資料的整理

　　第十三條單位資料管理人員應根據(jù)有關規(guī)定將不同類別的資料按期限、承建道路的等級歸類整理、標注、編號存檔。

　　第十四條項目安全處負責人應根據(jù)路面、路基、橋梁、隧道等施工面，安全側重點和資料管理分類的要求，將安全資料分類裝訂存放，以利管理和移交存檔。

　　第十五條凡從財務部門收集的安全投入復印憑證連同傷亡事故報表一并整理，編號存檔。

　　第四章安全檔案資料的'保管

　　第十六條存放的安全資料必須標志明顯，排放整齊，方便查找利用。

　　第十七條安全資料在項目完工后存放年限按檔案資料管理有關規(guī)定執(zhí)行，超過存檔期的資料，需銷毀的必須上報公司領導和集團公司安全生產(chǎn)和設備動力部批準。

　　第十八條防止重要資料的缺損、丟失，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時予以修補，保證資料的完整性。

　　第五章安全檔案資料的利用

　　第十九條積極了解各項目安全生產(chǎn)工作的實際需要，主動提供與項目施工相關的安全資料。

　　第二十條根據(jù)工程施工的需要，組織安全生產(chǎn)管理人員研究、討論、改進安全生產(chǎn)管理工作。

　　第二十一條各單位、各項目在工程施工安全管理中有利于推廣的安全管理資料報集團公司安全生產(chǎn)和設備動力部審核后有利于全集團公司推廣使用。

　　第二十二條各級安全管理人員要積極探索安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗，搜集總結有利用價值的安全資料為工程生產(chǎn)不斷充實新的內容。

　　第六章安全檔案資料管理的獎罰

　　第二十三條對于在安全生產(chǎn)過程中各種安全資料齊全，能夠總結先進安全生產(chǎn)經(jīng)驗的安全管理人員予以獎勵。

　　第二十四條對于只注重現(xiàn)場管理，忽視安全資料整理或安全管理無資料的人員給予處罰。

　　第二十五條安全資料管理獎罰按集團公司獎懲管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第七章附則

　　第二十六條本制度由集團公司安全生產(chǎn)和設備動力部負責解釋。

　　本制度自發(fā)布之日起施行。

　　建筑檔案資料管理制度 7

　　為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對內和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。

　　2、經(jīng)營業(yè)務類:公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、財務類:各種財務票證、票據(jù),財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產(chǎn)營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數(shù)進行歸編。

　　4、公司文件、資料的`歸檔,應根據(jù)文檔性質的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。

　　“AAA”機密級文檔:內控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將2010年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-2010-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監(jiān)事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負責保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權債務憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務票證、票據(jù)等按國家相關規(guī)定執(zhí)行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。

　　機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。各關聯(lián)公司可參照執(zhí)行。

　　本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

　　建筑檔案資料管理制度 8

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設施設備的.檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

　　建筑檔案資料管理制度 9

　　1、檔案資料實行一專業(yè)一柜管理制度,各專業(yè)要按照新標準認真做好本專業(yè)安全質量標準化各類軟件資料的歸檔管理工作。

　　2、軟件資料歸檔要按照新標準所列項目分項歸檔,如果一個檔案盒放不下的可按序號放下一個檔案盒,依次類推。

　　3、每個檔案盒內要有本盒內所有內容匯總記錄,放在盒內第一頁。

　　4、每個檔案柜內要有柜內所存內容匯總記錄,放在本檔案柜的第一層。

　　5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序,有關人員借閱資料,必須登記并負責收回,出現(xiàn)資料丟失,要對軟件負責人進行嚴肅處理。

　　6、檔案管理工作必須認真細致、條目清晰、一目了然,對不負責任的有關責任人要進行嚴肅處理。

　　7、安全質量標準化辦公室每周要對各專業(yè)的.軟件資料的歸檔管理進行系統(tǒng)檢查驗收,對照標準缺項、不完善和需要更新的軟件資料及時的督促各專業(yè)補全、完善和更新。

　　建筑檔案資料管理制度 10

　　第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。

　　第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任

　　1、項目準備階段

　　建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

　　2、項目施工階段

　　項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的.。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

　　3、項目試運行階段

　　試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

　　第三條、收集范圍

　　1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案。

　　2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

　　第四條、收集時間

　　各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。

　　第五條、項目文件質量要求

　　1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

　　2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。

　　3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。

　　4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。