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檔案管理借閱制度

時(shí)間:2022-12-11 18:46:02 管理制度 我要投稿
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檔案管理借閱制度(精選16篇)

  在日常生活和工作中,制度對(duì)人們來說越來越重要,制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化,是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編精心整理的檔案管理借閱制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

檔案管理借閱制度(精選16篇)

  檔案管理借閱制度 篇1

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護(hù)文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、公司設(shè)立文件檔案管理專員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

  五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  六、文件資料檔案的.保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

  八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

  檔案管理借閱制度 篇2

  1 產(chǎn)生目的

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作,特制定本制度。

  2 適用范圍

  適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

  3 正文

  3.1 文件資料的收集。

  3.1.1 收集范圍。

  凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項(xiàng):

  3.1.1.1 上級(jí)來文

  (1) 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

  (2) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

  3.1.1.2公司文件材料

  (1) 會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;

  (2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

  (3) 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;

  (4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

  (5) 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;

  (6) 公司檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

  (7) 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

  (8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

  (9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;

  (10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;

  (11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;

  (12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

  (13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

  (14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;

  (15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;

  (16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);

  (17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

  (18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

  (19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;

  (20)各種普查工作中形成的文件材料。

  3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題

  3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。

  3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集。

  3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。

  3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

  3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。

  3.1.2.6 有請(qǐng)示無批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒有書面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。

  3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

  3.1.2.8 經(jīng)多方查找,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱,注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。

  3.2 立卷歸檔

  3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  3.2.2 文件材料的分類

  應(yīng)先按文件材料的.重要性,在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。

  3.2.3 立卷分工

  3.2.3.1 各單位形成的文件,自行立卷;

  3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;

  3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件,由辦公室立卷。

  3.2.4 歸檔

  3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。

  3.2.4.2 各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

  3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。

  3.2.4.4 卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。

  3.3 檔案保管

  3.3.1 檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

  3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查,平放或卷放。

  3.3.4 庫藏檔案要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

  3.4 檔案借閱

  3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。

  3.4.2 借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無關(guān)人員翻閱。

  3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

  3.4.4 歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。

  3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

  3.4.6 底圖一般不予外借。

  3.5 檔案銷毀

  對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。

  3.6 檔案統(tǒng)計(jì)

  3.6.1 銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。

  3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

  3.6.3 除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

  3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

  3.6.5 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以便反映檔案的不同價(jià)值和庫存發(fā)展趨勢(shì)。

  3.7 檔案保密

  3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

  3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

  3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

  檔案管理借閱制度 篇3

  一、 總則

  集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

  1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

  2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作,并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

  二、歸檔范圍

  1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

  2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

  3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;

  4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料;(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)

  5、政府、項(xiàng)目批文、合同;

  6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文;(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);

  7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

  8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;

  9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);

  10、公司有效證照、證件、印章;

  11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

  12、公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

  13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

  14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;

  15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

  三、立卷歸檔要求

  1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份。

  2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

  3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊(cè),隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

  4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

  (1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

  (2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

  (3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

  (4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

  (5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

  (6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

  四、 檔案保管期限

  1、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

  2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

  (1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

  (2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。

  (3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

  五、檔案保密級(jí)別

  1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。

  2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

  六、檔案的.借閱

  1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。

  2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

  3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。

  4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

  5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  6、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。

  7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。

  8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

  七、電腦檔案的管理

  1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

  2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

  八、檔案的鑒定與銷毀

  1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

  2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

  3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,方可銷毀。

  4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

  九、罰則

  1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。

  2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

  3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng),不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

  4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng),遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

  5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,直至依法追究法律責(zé)任。

  6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

  十、附則

  1、本制度自20xx年9月1日生效。

  2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

  3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。

  4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準(zhǔn)。

  檔案管理借閱制度 篇4

  一、 為規(guī)范公司檔案管理

  增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、 歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

  三、 公司的檔案管理

  由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  四、 檔案管理員的職責(zé):

  保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、 資料的收集與整理

  1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的`四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

  4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

  5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

  六、 資料的分類與歸檔

  1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

  七、 檔案的借閱

  1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  檔案管理借閱制度 篇5

  第一條

  為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

  第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

  1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

  2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

  第三條歸檔制度

  1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

  6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

  7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的.由各部門自行保管。

  第四條檔案保管制度

  1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

  5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

  6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

  8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

  10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

  第五條檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

  6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

  8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

  第六條

  二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

  第七條

  本制度從20xx年10月1日起執(zhí)行。

  檔案管理借閱制度 篇6

  第一條

  為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。

  第二條

  公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

  第三條

  凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

  第四條

  檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全。

  第五條

  歸檔范圍:

  1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

  2、本公司的`請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

  3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

  第六條

  檔案的借閱與索。

  1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

  2、借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

  3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

  第七條

  檔案的銷毀:

  1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

  2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí),必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》,屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。

  3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。

  檔案管理借閱制度 篇7

  一、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案,做到專人、專室、專柜管理,任何人不得據(jù)為已有。

  二、加強(qiáng)庫房管理,防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作,配置必須的保護(hù)設(shè)備。

  三、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),采取積極有效措施,保護(hù)檔案的安全。

  四、認(rèn)真做好檔案的收集登記工作,做到目錄與室藏檔案相符。

  五、定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確地判定檔案的存毀,銷毀失去價(jià)值的檔案,由鑒定小組提出意見,登記造冊(cè),經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由二人在指定的.地點(diǎn)監(jiān)銷,禁止擅自銷毀檔案。

  六、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后,方可離開崗位。

  七、因保管不善,造成檔案毀壞和丟失的,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,追究責(zé)任。

  檔案工作人員崗位責(zé)任制

  一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),刻苦學(xué)習(xí)、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平、適應(yīng)工作的需要。

  二、負(fù)責(zé)文件材料的立卷歸檔工作。

  三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和系統(tǒng)化工作。

  四、全面熟悉室藏,開發(fā)檔案信息資源,積極提供利用,做好咨詢工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密和檔案的利用制度。

  五、加強(qiáng)檔案室管理,做好溫濕度記錄,年終對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行全面地核對(duì)清理,確保檔案的完整與安全。

  六、保持室內(nèi)整潔,遵守防火安全制度。

  ××局檔案保密制度

  一、根據(jù)國(guó)家保密法和國(guó)家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定,做好檔案的密級(jí)劃分和密級(jí)的變更工作。

  二、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù),檔案查閱只限于閱文室,查閱者不得抄錄、復(fù)制和拍照,更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人;如確因工作需要,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),采取相應(yīng)保密措施,使用后及時(shí)歸還。

  三、檔案室房屬機(jī)要重地,無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。

  四、對(duì)于造成泄漏檔案機(jī)密的單位和個(gè)人,依照《國(guó)家保密法》

  有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。

  ××局檔案利用制度

  一、凡需利用檔案資料者,必須填好借閱單,說明利用的目的等項(xiàng)。

  二、利用檔案資料必須履行登記手續(xù),在指定的地點(diǎn)查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的,必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用,按期歸還。

  三、重要的資料一律不借出,只限于查閱室查閱。

  四、查閱檔案時(shí),不得損污、涂改檔案,不得在文件材料上圍點(diǎn)、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。

  五、如因工作需要復(fù)制和抄錄檔案資料,要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),由檔案室核對(duì)無誤后,力口蓋公章,方可帶走。

  六、局黨委會(huì)、局務(wù)會(huì)記錄、人事工作材料及案件討論記錄,除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外,一律不準(zhǔn)查閱,更不得摘抄或復(fù)制。

  七、對(duì)歸還的案卷,必須全面進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)認(rèn)真處理。

  八、借查檔案人員必須嚴(yán)格遵守上述制度,違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

  檔案管理借閱制度 篇8

  1、檔案管理在校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下,由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。

  2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。

  3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機(jī)密,確保檔案工作的嚴(yán)密性。

  4、檔案管理人員要堅(jiān)守工作崗位,按時(shí)登記和整理相關(guān)資料歸檔,確保來件及時(shí)收存、及時(shí)歸類。

  5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求,制定管理措施,分門別類地完善工作,特別是加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作,確保學(xué)校檔案能真實(shí)、客觀地記載教職工的工作情況。

  6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理,劃撥一定資金添置檔案設(shè)施,力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。

  7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時(shí)間,各部門、各處、要認(rèn)真收集開展工作的.相關(guān)文字資料、圖片、表冊(cè)等整理,移交辦公室存檔。

  8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況,對(duì)外調(diào)檔案做到:“取一件、記一件、還一件、裝一件”,并負(fù)責(zé)追回外調(diào)時(shí)間較長(zhǎng)的檔案,保證檔案不流失。

  檔案管理借閱制度 篇9

  檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中,嚴(yán)格遵守以下制度:

  一、檔案歸檔制度

  為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來,建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu),更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),制定本制度。

 。ㄒ唬w檔范圍

  凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料,均屬歸檔之范圍。

  1、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件,普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件,上級(jí)召開的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)本單位的重要講話、指示等。

  2、本單位黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)(經(jīng)濟(jì))、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。

  3、同級(jí)單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行,業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。

  4、直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料。

  5、本單位重要活動(dòng),重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。

  6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。

 。ǘw檔時(shí)間

  需要?dú)w檔的文件材料,一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi),將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料,按照規(guī)定,收集齊全,整理立卷,再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管。

  對(duì)于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等,可以適當(dāng)延長(zhǎng)收集歸檔時(shí)間,但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。

  (三)檔的基本要求

  1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確,即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等,不得殘缺不齊。

  2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范,即符合文件的自然形成規(guī)律,保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。

  3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求,即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確,格式規(guī)范,統(tǒng)一打印;案卷裝訂整齊美觀,案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定。

  4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”;機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國(guó)家規(guī)定,定期向區(qū)檔案館移交。

  二、檔案保管制度

  檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富,為維護(hù)檔案的完整與安全,制定本制度。

 。ㄒ唬└鶕(jù)保存檔案的數(shù)量,必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅(jiān)固、安全、適用,并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施。

 。ǘ┳⒅夭捎每茖W(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管,利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,上等級(jí)和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,努力延長(zhǎng)檔案的使用壽命,保證檔案的安全保存和更好利用。

 。ㄈ┙邮諜n案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù),對(duì)接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì),并進(jìn)行規(guī)范化整理,保證檔案完整、系統(tǒng)。

  (四)做好檔案庫房管理工作,保證庫房?jī)?nèi)檔案柜架和檔案排放、編號(hào)合理有序,便于保管和利用,嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。

  (五)保證庫房?jī)?nèi)溫濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)(溫度14-24℃,濕度45-65%)。

 。⿲(duì)保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查,年終進(jìn)行一次大檢查,發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),并積極采取措施予以處理。

 。ㄆ撸┮ㄆ趯(duì)庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),做到帳務(wù)相符,對(duì)損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復(fù)。

  三、檔案保密制度

  做好檔案保密工作,是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé),為確保黨和國(guó)家的安全,制定本制度。

 。ㄒ唬n案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,學(xué)習(xí)黨的方針政策,增強(qiáng)黨性觀念,在政治上與黨中央保持高度一致。

 。ǘ﹪(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定,做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作,做到不該說的不說,不該記的不記,不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國(guó)家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。

  (三)嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查(借)閱制度,對(duì)不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者,不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不允許擅自為自己的.親戚朋友提供檔案資料。

  (四)工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外,不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。

 。ㄎ澹┕ぷ魅藛T閱卷要堅(jiān)持隨用隨提,下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫,未使用完畢的,可暫入柜或抽屜,嚴(yán)禁堆放在桌面上。

 。⿲(duì)違犯本制度者,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分;構(gòu)成失泄密罪的,依法追究刑事責(zé)任。

  四、檔案資料查(借)閱制度

  檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,為了做好檔案利用服務(wù)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,同時(shí)確保檔案的安全,防止檔案的泄密和損壞,制定本制度。

  (一)查檔案人員須持本單位介紹信,注明查檔人身份,查檔范圍和目的,方予接待;利用已開放的檔案,持身份證即可。

  (二)查閱機(jī)密檔案和重要檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。

 。ㄈn案資料一般不予借出館、室外使用,如特殊情況非借出不可,需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),借出的檔案不得超過三天,逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。

 。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫《檔案借閱登記表》,利用檔案后,均應(yīng)填寫和效果記錄。

  (五)查閱檔案的人員,要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱,不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷,對(duì)損壞檔案者,要追究其責(zé)任。

 。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后,方可復(fù)制(手抄、打字、復(fù)印、拍照等),經(jīng)核對(duì)無誤后,蓋章生效。

  (七)查檔人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度,館、室內(nèi)禁止吸煙,在閱覽室閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水,以免損壞檔案,不準(zhǔn)大聲喧嘩,影響他人閱覽;要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生,愛護(hù)公共財(cái)物。

 。ò耍├脵n案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。

 。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度,積極為利用者服務(wù),嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度,做好檔案的監(jiān)護(hù)工作,確保檔案的完整與安全。

  檔案管理借閱制度 篇10

  搞好檔案管理,充分發(fā)揮檔案的作用,為各項(xiàng)工作服務(wù),是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,也是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

 。ㄒ唬┙逃龑W(xué)會(huì)的檔案由學(xué)會(huì)指定專人保管。

  除此之外的檔案,如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等,由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。

 。ǘ┓彩潜締挝还ぷ骰顒(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料均應(yīng)歸檔。

  第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初,第二次為12月至次年1月。

 。ㄈn案室保存的'主要檔案目錄:

  1、單位的工作計(jì)劃、工作總結(jié)。

  2、單位的重要會(huì)議記錄。

  3、重點(diǎn)調(diào)研活動(dòng)的總結(jié)或調(diào)研報(bào)告。

  4、綜合性教研活動(dòng)、教改實(shí)驗(yàn)、課題研究的材料。

  5、各類培訓(xùn)方案。

  6、較重要的評(píng)選活動(dòng)材料。

  7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結(jié)考核表。

  8、各類獲獎(jiǎng)資料。

  9、本單位人員情況資料。

  10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)統(tǒng)計(jì)資料。

  11、上級(jí)指導(dǎo)性公文。

  12、本單位其它重要公文。

 。ㄋ模、借閱檔案時(shí)

  不得在案卷上涂劃、刪改、剪插;外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導(dǎo)同意。案卷一般不得帶出查案室。

  檔案管理借閱制度 篇11

  一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)9駥?duì)各類檔案進(jìn)行保管。

  二、檔案庫房是機(jī)要重地,除管理人員外,其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對(duì)溫濕度,以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”(防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等)工作。

  四、庫房?jī)?nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外,不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品,檔案裝具排放,應(yīng)做到整齊劃一,符合通風(fēng)、防塵要求。

  五、根據(jù)檔案庫房情況需要,可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備,并定期保養(yǎng),使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃,相對(duì)濕度40%—60%之間的'規(guī)定要求。

  六、檔案室要防止陽光直射,庫房照明光源應(yīng)用白熾燈;檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。

  七、檔案管理人員必須每季度對(duì)庫房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行核對(duì),做到帳物相符。

  八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管,不得丟失。

  檔案管理借閱制度 篇12

  第一條歸檔的.文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,各項(xiàng)簽字手續(xù)完備。

  第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負(fù)荷規(guī)范要求,書寫材料要適合長(zhǎng)期保存,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水及熱敏紙。

  第三條歸檔文件應(yīng)為原件。

  第四條科技成果鑒定、基建工程驗(yàn)收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗(yàn)收。

  第五條移交單位在正式移交前應(yīng)對(duì)移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄,雙方履行簽字手續(xù)

  檔案管理借閱制度 篇13

  一、 為規(guī)范公司檔案管理

  增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、 歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

  三、 公司的檔案管理

  由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  四、 檔案管理員的職責(zé):

  保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、 資料的收集與整理

  1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

  4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的`文件必須把原件放入檔案室。

  5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

  六、 資料的分類與歸檔

  1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

  七、 檔案的借閱

  1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)

  檔案管理借閱制度 篇14

  第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行存放、保管,并指派專人負(fù)責(zé),做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密,任何人不得擅自進(jìn)入檔案室,以保證維護(hù)檔案的.完整性和安全性。

  第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理,便于查找。在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。

  第三條對(duì)照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒,按編號(hào)盒存放在防磁柜。

  第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

  第五條檔案室在接收同級(jí)別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后,應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查,確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

  第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議,做好編目工作,并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。

  第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,在歸還時(shí)要核對(duì)是否有遺漏或損害,及時(shí)放回原處。

  第八條定期對(duì)庫房檔案進(jìn)行清理、核對(duì)工作,做到帳物相符。對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

  檔案管理借閱制度 篇15

  一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

  二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請(qǐng)單》

  三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人,經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

  四、外單位來人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請(qǐng)單》并經(jīng)科長(zhǎng)簽字批準(zhǔn),方可查閱。

  五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  六、外借的`檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。

  七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等,應(yīng)立即知會(huì)辦公室進(jìn)行處置。

  八、檔案室對(duì)外借逾期未歸還的檔案,要及時(shí)做好催還工作。

  九、借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

  檔案管理借閱制度 篇16

  1、外購(gòu)配件入庫前,應(yīng)由配件檢驗(yàn)人員進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),并填寫配件入庫檢驗(yàn)單,并經(jīng)檢驗(yàn)人員簽名。

  2、入庫配件主要檢驗(yàn)出廠合格證、質(zhì)量保證書、外觀包裝和數(shù)量,禁止“三無”配件入庫。

  3、不符合質(zhì)量要求的'配件,應(yīng)由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)退貨。

  4、配件檢驗(yàn)人員應(yīng)及時(shí)向廠(公司)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)供貨質(zhì)量,以便調(diào)整供貨渠道。

  5、外協(xié)加工件裝車前,必須由專職人員進(jìn)行檢驗(yàn),對(duì)不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不得裝車,并由相關(guān)人員責(zé)成加工單位返工。

  6、外購(gòu)基礎(chǔ)件、外協(xié)加工件的檢驗(yàn)資料應(yīng)歸入車輛維修檔案。

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