企業(yè)存貨管理制度

存貨主要包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、半成品、商品及周轉(zhuǎn)材料等;企業(yè)代銷、代管、代修、受托加工的存貨，雖不歸企業(yè)所有，也應(yīng)納入企業(yè)存貨管理范疇。不同類型的企業(yè)有不同的存貨業(yè)務(wù)特征和管理模式;即使同一企業(yè)，不同類型存貨的業(yè)務(wù)流程和管控方式也可能不盡相同。企業(yè)建立和完善存貨內(nèi)部控制制度，必須結(jié)合本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點，針對業(yè)務(wù)流程中主要風(fēng)險點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，制定有效的控制措施;同時，充分利用計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，強化會計、出 入庫等相關(guān)記錄，確保存貨管理全過程的風(fēng)險得到有效控制。下列圖1、圖2分別列示了生產(chǎn)企業(yè)和商品流通企業(yè)存貨流轉(zhuǎn)的程序。

一般生產(chǎn)企業(yè)的存貨業(yè)務(wù)流程可分為取得、驗收、倉儲保管、生產(chǎn)加工、盤點處置等四個階段，歷經(jīng)取得存貨、驗收入庫、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出、原料加工、裝配包裝、盤點清查、銷售處置等主要環(huán)節(jié)。具體到某個特定生產(chǎn)企業(yè)，存貨業(yè)務(wù)流程可能較為復(fù)雜，不僅涉及上述所有環(huán)節(jié)，甚至有更多、更細(xì)的流程，且存貨在企業(yè)內(nèi)部要經(jīng)歷多次循環(huán)。比如，原材料要經(jīng)歷驗收入庫、領(lǐng)用加工，形成半成品后又入庫保存或現(xiàn)場保管、領(lǐng)用半成品繼續(xù)加工，加工完成為產(chǎn)成品后再入庫保存，直至發(fā)出銷售等過程。也有部分生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動較為簡單，其存貨業(yè)務(wù)流程可能只涉及上述階段中的某幾個環(huán)節(jié)。

作為商品流通企業(yè)的批發(fā)商的存貨，通常經(jīng)過取得、驗收入庫、倉儲保管和銷售發(fā)出等主要環(huán)節(jié);零售商從生產(chǎn)企業(yè)或批發(fā)商(經(jīng)銷商)那里取得商品，經(jīng)驗收后入庫保管或者直接放置在經(jīng)營場所對外銷售。比如，倉儲式超市貨架里擺放的商品就是超市的存貨，商品倉儲與銷售過程緊密聯(lián)系在一起。

概括地講，無論是生產(chǎn)企業(yè)，還是商品流通企業(yè)，存貨取得、驗收入庫、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出、盤點清查、銷售處置等是其共有的環(huán)節(jié)。以下對這些環(huán)節(jié)可能存在的主要風(fēng)險及管控措施加以闡述。

(一)取得存貨

存貨的取得有諸如外購、委托加工或自行生產(chǎn)等多種方式，企業(yè)應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點、生產(chǎn)經(jīng)營計劃和市場因素等綜合考慮，本著成本效益原則，確定不同類型的存貨取得方式。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：存貨預(yù)算編制不科學(xué)、采購計劃不合理，可能導(dǎo)致存貨積壓或短缺。

主要管控措施：企業(yè)存貨管理實務(wù)中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種存貨采購間隔期和當(dāng)前庫存，綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、市場供求等因素，充分利用信息系統(tǒng)，合理確定存貨采購日期和數(shù)量，確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)�？紤]到存貨取得的風(fēng)險管控措施主要體現(xiàn)在預(yù)算編制和采購環(huán)節(jié)，將由相關(guān)的預(yù)算和采購內(nèi)部控制應(yīng)用指引加以規(guī)范。

(二)驗收入庫

不論是外購原材料或商品，還是本企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品，都必須經(jīng)過驗收(質(zhì)檢)環(huán)節(jié)，以保證存貨的數(shù)量和質(zhì)量符合合同等有關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：驗收程序不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不明確，可能導(dǎo)致數(shù)量克扣、以次充好、賬實不符。

主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視存貨驗收工作，規(guī)范存貨驗收程序和方法，著力做好以下工作。

1.外購存貨的驗收應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等核對一致。涉及技術(shù)含量較高的貨物，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。

2.自制存貨的驗收，應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量，通過檢驗合格的半成品、產(chǎn)成品才能辦理入庫手續(xù)，不合格品應(yīng)及時查明原因、落實責(zé)任、報告處理。

3.其他方式取得存貨的驗收，應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注存貨來源、質(zhì)量狀況、實際價值是否符合有關(guān)合同或協(xié)議的約定。

經(jīng)驗收合格的存貨進(jìn)入入庫或銷售環(huán)節(jié)。倉儲部門對于入庫的存貨，應(yīng)根據(jù)入庫單的內(nèi)容對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、品種等進(jìn)行檢查，符合要求的予以入庫;不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時辦理退換貨等相關(guān)事宜。入庫記錄要真實、完整，定期與財會等相關(guān)部門核對，不得擅自修改。

(三)倉儲保管

一般而言，生產(chǎn)企業(yè)為保證生產(chǎn)過程的連續(xù)性，需要對存貨進(jìn)行倉儲保管;商品流通企業(yè)的存貨從購入到銷往客戶之間也存在倉儲保管環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：存貨倉儲保管方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密，可能導(dǎo)致?lián)p壞變質(zhì)、價值貶損、資源浪費。

主要管控措施：

1.存貨在不同倉庫之間流動時，應(yīng)當(dāng)辦理出入庫手續(xù)。

2.存貨倉儲期間要按照倉儲物資所要求的儲存條件妥善貯存，做好防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害、防變質(zhì)等保管工作，不同批次、型號和用途的產(chǎn)品要分類存放。生產(chǎn)現(xiàn)場的在加工原料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等要按照有助于提高生產(chǎn)效率的方式擺放，同時防止浪費、被盜和流失。

3.對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應(yīng)單獨存放和記錄，避免與本單位存貨混淆。

4.結(jié)合企業(yè)實際情況，加強存貨的保險投保，保證存貨安全，合理降低存貨意外損失風(fēng)險。

5.倉儲部門應(yīng)對庫存物料和產(chǎn)品進(jìn)行每日巡查和定期抽檢，詳細(xì)記錄庫存情況;發(fā)現(xiàn)毀損、存在跌價跡象的，應(yīng)及時與生產(chǎn)、采購、財務(wù)等相關(guān)部門溝通。對于進(jìn)入倉庫的人員應(yīng)辦理進(jìn)出登記手續(xù)，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸存貨。

(四)領(lǐng)用發(fā)出

生產(chǎn)企業(yè)、生產(chǎn)部門領(lǐng)用原材料、輔料、燃料和零部件等用于生產(chǎn)加工;倉儲部門根據(jù)銷售部門開出的發(fā)貨單向經(jīng)銷商或用戶發(fā)出產(chǎn)成品;商品流通領(lǐng)域的批發(fā)商根據(jù)合同或訂貨單等向下游經(jīng)銷商或零售商發(fā)出商品;消費者憑交款憑證等從零售商處取走商品等，都涉及存貨領(lǐng)用發(fā)出問題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：存貨領(lǐng)用發(fā)出審核不嚴(yán)格、手續(xù)不完備，可能導(dǎo)致貨物流失。

主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點，確定適用的存貨發(fā)出管理模式，制定嚴(yán)格的存貨準(zhǔn)出制度，明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限，健全存貨出庫手續(xù)，加強存貨領(lǐng)用記錄。通常情況下，對于一般的生產(chǎn)企業(yè)，倉儲部門應(yīng)核對經(jīng)過審核的領(lǐng)料單或發(fā)貨通知單的內(nèi)容，做到單據(jù)齊全，名稱、規(guī)格、計量單位準(zhǔn)確;符合條件的準(zhǔn)予領(lǐng)用或發(fā)出，并與領(lǐng)用人當(dāng)面核對、點清交付。在商場超市等商品流通企業(yè)，在存貨銷售發(fā)出環(huán)節(jié)應(yīng)側(cè)重于防止商品失竊、隨時整理棄置商品、每日核對銷售記錄和庫存記錄等。無論是何種企業(yè)，對于大批存貨、貴重商品或危險品的發(fā)出，均應(yīng)當(dāng)實行特別授權(quán);倉儲部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的銷售(出庫)通知單發(fā)出貨物。

(五)盤點清查

存貨盤點清查一方面要核對實物的數(shù)量，看其是否與相關(guān)記錄相符、是否賬實相符;另一方面也要關(guān)注實物的質(zhì)量，看其是否有明顯的損壞。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：存貨盤點清查制度不完善、計劃不可行，可能導(dǎo)致工作流于形式、無法查清存貨真實狀況。

主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨盤點清查工作規(guī)程，結(jié)合本企業(yè)實際情況確定盤點周期、盤點流程、盤點方法等相關(guān)內(nèi)容，定期盤點和不定期抽查相結(jié)合。盤點清查時，應(yīng)擬定詳細(xì)的盤點計劃，合理安排相關(guān)人員，使用科學(xué)的盤點方法，保持盤點記錄的完整，以保證盤點的真實性、有效性。盤點清查結(jié)果要及時編制盤點表，形成書面報告，包括盤點人員、時間、地點、實際所盤點存貨名稱、品種、數(shù)量、存放情況以及盤點過程中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況等內(nèi)容。對盤點清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，落實責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限報經(jīng)批準(zhǔn)后處理。多部門人員共同盤點，應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)相互制衡，嚴(yán)格按照盤點計劃，認(rèn)真記錄盤點情況。此外，企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)于每年年度終了開展全面的存貨盤點清查，及時發(fā)現(xiàn)存貨減值跡象，將盤點清查結(jié)果形成書面報告。

(六)存貨處置

存貨銷售處置是存貨退出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的環(huán)節(jié)，包括商品和產(chǎn)成品的正常對外銷售以及存貨因變質(zhì)、毀損等進(jìn)行的處置。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：存貨報廢處置責(zé)任不明確、審批不到位，可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損。

主要管控措施：企業(yè)應(yīng)定期對存貨進(jìn)行檢查，及時、充分了解存貨的存儲狀態(tài)，對于存貨變質(zhì)、毀損、報廢或流失的處理要分清責(zé)任、分析原因、及時合理。

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