企業(yè)檔案管理制度體系

1.總則

為加強企業(yè)檔案管理，逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、制度化，更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù)，根據(jù)《檔案法》及總公司有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合公司實際制定本制度。

2.檔案歸檔制度

2.1.適用范圍

公司檔案主要包括：1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營管理類;4.生產(chǎn)技術(shù)管理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學技術(shù)研究檔案;7.基建檔案;8.設(shè)備儀器;9.會計檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。

2.2.文件資料的形成和歸檔。

2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種文件資料，由部門指定專人負責日常積累、整理和歸檔;各項管理工作中形成的文件資料，由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。

2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進行整理，以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。

2.2.1.2.經(jīng)營管理類包括經(jīng)營部分包合同、分包結(jié)算、分包商評價表(包括供應(yīng)商評價表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計(表)報表、設(shè)備報表、設(shè)備檢查計劃報告等按年度整理、組卷，于第二年六月底前移交檔案室歸檔。

2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案由質(zhì)量部專人按年度負責整理，于第二年六月底前移交檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。

2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個部門按《分類規(guī)則》11.5進行收集整理，以承接項目全部完工后進行整理，以產(chǎn)品入庫時間為準兩個月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。

2.2.1.5.科學技術(shù)研究檔案，由技術(shù)部在完成每一項科技成果之后兩個月內(nèi)，按《分類規(guī)則》11.6進行整理、組卷，并向檔案室移交歸檔。

2.2.1.6基建檔案，在基建項目竣工驗收質(zhì)保期后兩個月內(nèi)，由基建領(lǐng)導(dǎo)小組按《檔案分類規(guī)則》11.7進行整理、組卷、排列、編號，并移交檔案室歸檔。

2.2.1.7.設(shè)備儀器檔案及新購進設(shè)備隨機資料，由生產(chǎn)設(shè)備部按《分類規(guī)則》11.8進行整理、組卷，并在兩個月內(nèi)移交檔案室保管。

2.2.1.8.會計檔案，由財務(wù)部按《分類規(guī)則》11.9整理裝訂成冊，排列編號并編制分類目錄。在會計年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。

2.2.2.資料歸檔的基本要求

2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。

2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準確反映各項活動的真實內(nèi)容。

2.2.2.3.在一個年度或一個項目結(jié)束后，由檔案員按照文件的特點，系統(tǒng)整理組成一個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒)，經(jīng)主管負責人審查簽字之后，按移交歸檔程序和時間要求，向檔案室移交歸檔。

2.2.2.4.每一個保管單位都要填寫案卷封面(包括：單位名稱、項目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號等)卷內(nèi)目錄和備考表。

2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關(guān)要求，書寫工整清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。

2.2.3.歸檔份數(shù)

2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。

2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。

2.2.4.歸檔案卷的交接

2.2.4.1.公司各部門形成的技術(shù)文件，由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理，填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)，由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。

2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件，包括經(jīng)營管理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件，由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理、組卷，并編寫技術(shù)文件歸檔說明書，填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。

2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則：

a.凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

b.凡在較長時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。

c.凡在短時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。

d.介于兩者之間的檔案，一律從長保存。

3.檔案接收制度

3.1.接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

3.2.存放檔案必須有專用柜，排列方法一律從左向右自上而下。

3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。

3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。

3.5.每年12月31日前對庫房檔案進行一次清點、核對，做到賬物相符。

4.檔案保管制度

4.1.檔案庫房應(yīng)具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設(shè)施條件。

4.2.檔案室每月進行一次安全檢查，檢查情況應(yīng)登記，發(fā)現(xiàn)問題當即處理或向領(lǐng)導(dǎo)反映解決。

4.3.非庫房管理人員，不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的，應(yīng)由管理人員陪同。

5.檔案登記統(tǒng)計制度

5.1.檔案統(tǒng)計主要包括：檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。

5.2.嚴格履行借閱手續(xù)，如實填寫《借閱檔案登記表》，并妥善保存，作為積累檔案利用的依據(jù)。

5.3.檔案員要主動與利用者聯(lián)系，請利用者協(xié)助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實例匯編成冊。

5.4.檔案統(tǒng)計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份，檔案室留兩份。

6.檔案的保密制度

6.1.檔案管理人員必須貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定，確保檔案的安全。

6.2.檔案管理人員對所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。

6.3.不得擅自翻英復(fù)英傳抄檔案、資料。

6.4.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案、資料，必須送指定造紙廠銷毀，不準賣給廢品收購站。

6.5.發(fā)現(xiàn)檔案、資料丟失或下落不明，要立即報告保衛(wèi)部門。

7.檔案借閱制度

7.1.借閱檔案應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。

7.2.機關(guān)各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者，須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開檔案室或復(fù)印案卷內(nèi)容(不帶出機關(guān))者，須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字，方準予借閱或復(fù)櫻

7.3.凡外單位借閱檔案或復(fù)印案卷內(nèi)容并帶出機關(guān)者，必須持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可調(diào)閱或復(fù)印，“介紹信”留存檔案室。

7.4.借閱檔案，借出時間最長不超過15天。

7.5.借閱檔案的人員，必須保守檔案的機密，保證檔案的安全，不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復(fù)英轉(zhuǎn)借。

借出后歸還的檔案，檔案管理人員要認真核對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題要向借閱人當面提出，查明情況報告領(lǐng)導(dǎo)。

8.檔案利用制度

8.1.黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案實行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器、科技、會計檔案編制總目錄、分類目錄等。

8.2.生產(chǎn)經(jīng)營和其他各項工作中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室應(yīng)在文書和業(yè)務(wù)部門立卷基礎(chǔ)上，按照“分類規(guī)則”進行分類、組卷、編目、排列、上架。

8.3.檔案室根據(jù)各類檔案的不同要求，分別按年度或項目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。

8.4.全宗內(nèi)的案卷目錄，應(yīng)依分類方案及時間順序排列并編號，專柜保存，并繪制案卷存放標識。

8.5.應(yīng)用計算機存貯和檢索檔案。

9.檔案鑒定銷毀制度

9.1.檔案的鑒定，由檔案鑒定小組負責，檔案鑒定小組由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)技術(shù)部門、經(jīng)理辦和檔案室的負責人員組成。

9.2.鑒定工作每三至五年進行一次。

9.3.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。

9.4.銷毀的檔案登記造冊，報經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀冊上簽字并注明年、月、日，銷毀清冊立卷歸檔長期保存。

10.違規(guī)處罰

對違反下列行為之一的直接責任人及主管領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)視情節(jié)輕重給予不同程度的處罰，構(gòu)成犯罪的'依法追究刑事責任：

10.1.不按規(guī)定整理檔案，不按期向檔案室移交檔案的;

10.2.因保管不善，造成檔案損毀、丟失的;

10.3.偽造、涂改檔案的;

10.4.擅自銷毀、抄錄、復(fù)制檔案的;

10.5.泄露檔案內(nèi)容，造成嚴重后果的。

11.分類規(guī)則

11.1.檔案分類

依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》要求，根據(jù)公司實際情況設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

11.2.檔號編制原則

11.2.1.唯一性原則：

檔案館內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不是編號對象應(yīng)賦于不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。

11.2.2.合理性原則：檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

11.2.3.穩(wěn)定性原則：檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

11.2.4.擴充性原則;檔號必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要。

11.2.5.單性原則：檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存儲空間，提高處理效率。

11.3.檔號的結(jié)構(gòu)

目錄號—類別號—案卷號—頁號

X—X·XX—XX—X

11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案類目設(shè)置及編號

11.4.1.一級類目代號：0黨群工作類;1行政管理類;2經(jīng)營管理類;3生產(chǎn)技術(shù)管理類

11.4.2.按二級類目組織案卷。

11.4.3.檔號的結(jié)構(gòu)形式

上述四類檔案編號結(jié)構(gòu)形式采用四段式，編號由左至右排列，格式如下：

第一段為目錄號。

第二段為一級類目代號，用“0、1、2、3”表示。

第三段為部門代號(二級類目)。

第四段為案卷號，同一保管期限內(nèi)流水編號。

11.4.4.案卷排列與編目

同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類的順序逐年編制流水卷號，分三種保管期限編制案卷目錄。

利用新規(guī)則進行文件級管理的，同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類順序編制流水件號，分三種保管期限編制歸檔文件目錄。

11.5.產(chǎn)品檔案類目設(shè)置及編號

產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項目----子項專業(yè)設(shè)置類目，按二級類目組織案卷。

11.5.1.檔號的結(jié)構(gòu)形式

產(chǎn)品檔案結(jié)構(gòu)形成采用四段式，編號由左至右排列，格式如下：。

X—4·XX—XX

第一段為目錄號。

第二段為一級類目，用“4”表示產(chǎn)品檔案。

第三段為二級類目，按產(chǎn)品種類或型號設(shè)置。

第四段為案卷號，同一類產(chǎn)品檔案的編號。

11.6.科學技術(shù)研究檔案

11.6.1.類目設(shè)置

科學技術(shù)研究檔案按科研課題設(shè)置類目，二級類目根據(jù)科研課題完成的時間順序編制，按二級類目組織案卷。

11.6.2.編號的結(jié)構(gòu)形式

科學技術(shù)研究檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用四段式，格式如下：

X—5·XX—X

第一段為目錄號

第二段為一級類目(科學技術(shù)研究檔案)代號，用“5”表示。

第三段為課題代號，根據(jù)科研項目排序編號。

第三段為案卷號，按項目流水編號。

11.6.3.案卷排列按二級類目順序排列。

11.7.基本建設(shè)檔案類目設(shè)置及編號

11.7.1.類目設(shè)置

基本建設(shè)檔案按建設(shè)項目設(shè)置類目，二級類目根據(jù)基建項目完成的時間順序編制，按二級類目組織案卷。

11.7.2.編號的結(jié)構(gòu)形式

基建檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用五段式，格式如下：

X—6·XX·XX—X

第一段為目錄號

第二段為一級類目(基本建設(shè)檔案)代號，用“6”表示。

第三段為建設(shè)項目代號，根據(jù)項目排序編號。

第四段為三級類目代號，用01-11表示。

第五段為案卷號，按項目流水編號。

11.7.3.案卷排列按二級類目順序排列。

11.8.設(shè)備儀器檔案類目設(shè)置及編號

11.8.1.類目設(shè)置.設(shè)備儀器檔案按設(shè)備種類(用途)設(shè)置類目，設(shè)備儀器類設(shè)置八個二級類目(見類目代號表)，按單位設(shè)備組織案卷。

11.8.2.編號的結(jié)構(gòu)形式

設(shè)備儀器檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用五段式，格式如下：

X—7·XX·XX—X

第一段為目錄號。

第一段為一級類目(設(shè)備儀器檔案)代號，用“7“表示。

第二段為二級類目代號，用01-08表示。

第三段為三級類目，根據(jù)實有設(shè)備食品情況設(shè)備。

第四段為案卷號，按二級類目流水編號。

11.8.3.案卷排列：按二級類目順序排列。

11.9.會計檔案分類、編號、排架細則

11.9.1.類目設(shè)置會計檔案按文件形式(名稱)設(shè)置類目，會計檔案類設(shè)置四個二級類目(見類目代號表)。

11.9.2.會計檔案結(jié)構(gòu)形成采用五段式，格式如下：

X—8·XX·XX—X

第一段為目錄號。

第二段為一級類目(會計檔案)代號，用“8"表示。

第三段為二級類目代號，用01-04表示。

第四段為三級類目代號，用二位自然數(shù)表示。

第五段為案卷號，按二級類目流水編號。

11.9.3.案卷排架(憑證、報表、其他)按二級類目從1起流水排列、編號，賬簿類按三級類目流水排列編號。

11.10.干部職工檔案類目設(shè)置及編號

11.10.1.類目設(shè)置

干部職工檔案設(shè)置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個二級類目

11.10.2. 編號的結(jié)構(gòu)形式

干部職工檔案的結(jié)構(gòu)采用四段式，格式如下：

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