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平面設(shè)計(jì)公司規(guī)章制度
一. 文件收發(fā)管理制度
1. 所有往來文件均應(yīng)由資料員統(tǒng)一發(fā)送或接受，資料員必須填寫《文件發(fā)放/接收登記表》。
2. 所有來文(包括設(shè)計(jì)院洽商、公司內(nèi)部文件、傳真)必須先交到資料員處，資料員認(rèn)真預(yù)審文件是否符合要求和時(shí)效，如存在問題有權(quán)拒收。
3. 資料員預(yù)審文件符合要求后，填寫文件聯(lián)系單，交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審閱，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快簽發(fā)審閱單。資料員應(yīng)根據(jù)文件簽發(fā)單上所勾劃的具體執(zhí)行、參閱、抄送人員交其簽收，并留復(fù)印件給具體執(zhí)行人備份。
4. 所有往來文件、圖紙、傳真等均是部門內(nèi)重要的設(shè)計(jì)依據(jù)和資料，應(yīng)妥善保管，資料員存檔不允許外借或遺失。
5. 所有未按照程序直接交給當(dāng)事人或其他工程師的文件，當(dāng)事人應(yīng)拒絕接收并向傳遞人員解釋，所有不遵守規(guī)定的擅自接收文件的人員，部門不對其個(gè)人行為負(fù)責(zé)，如造成公司損失的，應(yīng)由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)。
6. 需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應(yīng)在收到文件后立即發(fā)出。
7. 發(fā)送任何文件必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可交給資料員統(tǒng)一發(fā)出，任何人不得私自簽發(fā)文件，未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件，均視為無效，發(fā)生的一切后果由個(gè)人承擔(dān)。
8. 文件發(fā)放原則不應(yīng)超過24小時(shí)，如有問題未能按時(shí)發(fā)放，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后向接受部門說明延遲原因。
9. 所有往來文件資料員應(yīng)認(rèn)真分類、編號、存檔。
二.. 來文審閱執(zhí)行制度
1. 專業(yè)人員收到文件時(shí)，如當(dāng)事人為“參閱”，請?jiān)谖募䝼鬟f單上簽字。文件傳閱單中所有參閱人員不應(yīng)是簡單的審閱，應(yīng)認(rèn)真閱讀文件，并承擔(dān)相應(yīng)的工作和責(zé)任。
2. 如當(dāng)事人為“執(zhí)行人”，請復(fù)印保存，源文件返回資料處存檔。文件聯(lián)系單中的執(zhí)行人為具體落實(shí)文件事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人，收到文件后應(yīng)認(rèn)真審閱并于24小時(shí)內(nèi)回復(fù)或執(zhí)行文件要求內(nèi)容，完畢后型部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)具體執(zhí)行情況，實(shí)行八小時(shí)內(nèi)向部門負(fù)責(zé)人回復(fù)制度，如遇到困難須及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人反應(yīng)。
3. 所有給各個(gè)部門、單位的意見或問題，均應(yīng)以書面文件形式提出，盡量杜絕打電話、口頭通知的形式。
4. 如遇特殊要求，執(zhí)行人應(yīng)認(rèn)真審閱、備注要求，并按要求嚴(yán)格執(zhí)行，如不能及時(shí)完成，應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人說明原因。
5. 文件傳閱后，應(yīng)返回資料員處保存，不得外借。
三. 變更洽商審核執(zhí)行制度
1. 有關(guān)設(shè)計(jì)修改的文件只有《設(shè)計(jì)變更通知單》以及《設(shè)計(jì)修改洽商單》，其他任何有關(guān)修改的文件均不能簽發(fā)。
注：《設(shè)計(jì)變更通知單》是由于甲方主動(dòng)要求或由于施工存在問題，而由施工單位提出經(jīng)甲方同意的修改，由設(shè)計(jì)單位為主動(dòng)方要求進(jìn)行的修改。
《設(shè)計(jì)修改洽商單》由于設(shè)計(jì)錯(cuò)誤，由設(shè)計(jì)單位為主動(dòng)方要求進(jìn)行的修改。
2. 所有《設(shè)計(jì)變更通知單》以及《設(shè)計(jì)修改洽商單》應(yīng)首先遞交到資料員處，由資料員簽收和分發(fā)給相關(guān)專業(yè)人員審閱。
3. 專業(yè)工程師收到《設(shè)計(jì)變更通知單》和《設(shè)計(jì)修改洽商單》后，必須填寫規(guī)定的《項(xiàng)目變更洽商審批申請表》和《設(shè)計(jì)變更審核表》。注明相關(guān)內(nèi)容，變更原因，同時(shí)表格中所有項(xiàng)目為必填項(xiàng)，交部門負(fù)責(zé)人簽字后方能生效，然后付印留底備案，同時(shí)抄送相關(guān)單位或部門。
4. 任何私自填寫簽發(fā)給施工單位的或無《設(shè)計(jì)變更審核表》的《設(shè)計(jì)變更通知單》和《設(shè)計(jì)修改洽商單》均為無效，如果由此發(fā)生的任何問題由簽發(fā)人自行承擔(dān)。
5. 如果《設(shè)計(jì)變更通知單》和《設(shè)計(jì)修改洽商單》有圖面改動(dòng)，必須要求設(shè)計(jì)單位以相同比例的A4形式出修改圖，并應(yīng)清楚標(biāo)出修改部分，我部相關(guān)當(dāng)事人應(yīng)在審核簽發(fā)后，將相應(yīng)修改圖福音，標(biāo)上編號、日期貼于圖上相應(yīng)位置，下一次如有新的修改，應(yīng)將新的修改圖貼于前此的修改圖上，不應(yīng)將前次所貼的修改圖曲調(diào)，以便了解圖紙的修改過程。
四. 圖紙審核發(fā)放制度
1. 所有設(shè)計(jì)單位完成圖紙應(yīng)首先交給項(xiàng)目建筑師，由項(xiàng)目建筑師統(tǒng)一填寫《圖紙發(fā)放轉(zhuǎn)遞審核單》，交部門負(fù)責(zé)人簽字后，由資料員簽收、存檔和分發(fā)，同時(shí)交給相關(guān)專業(yè)人員審閱，并應(yīng)及時(shí)傳遞給其他部門。
2. 《圖紙發(fā)放轉(zhuǎn)遞審核單》的填寫是為了明晰發(fā)放圖紙的內(nèi)容，作用，以及所替代的圖紙，避免圖紙發(fā)放程序上的混亂。填寫原則如下：
① 如果為新圖，只用填寫圖紙內(nèi)容，即圖紙?jiān)O(shè)計(jì)的專業(yè)，圖紙編號。
�、� 如果維修改圖，必須填寫修改原因，以及新圖所代替的圖紙及相關(guān)編號。
3. 專業(yè)工程師收到圖之后，必須盡快對圖紙進(jìn)行技術(shù)審核，原則上審圖時(shí)間不應(yīng)超過一周。
4. 圖紙審核完畢后應(yīng)立即將圖紙中問題進(jìn)行整理，匯同審圖意見填寫《圖紙審核問題表》，返回給設(shè)計(jì)單位修改，并要求必須跟蹤設(shè)計(jì)單位回復(fù)修改意見。
五. 圖紙資料管理制度
1. 資料員均應(yīng)認(rèn)真按時(shí)間、順序、專業(yè)分類保管資料，便于工程師查找。
2. 所有資料員保管的的圖紙?jiān)瓌t上不外借，能復(fù)印的復(fù)印，特殊情況的填寫借閱單。
3. 所有往來文件資料員均應(yīng)認(rèn)真分類編號，存檔。不能遺失。
4. 審閱完的圖紙應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不應(yīng)超過24小時(shí)。
5. 資料包括：傳真、《圖紙發(fā)放轉(zhuǎn)遞審核單》、《設(shè)計(jì)變更通知單》和《設(shè)計(jì)修改洽商單》等各種工作呈報(bào)單，聯(lián)系單。
六. 傳真管理制度
為便于統(tǒng)一管理，保證傳真文件的有序性，方便日后查找，所有傳真，內(nèi)部聯(lián)系單，洽商審閱單的目錄及格式在資料員的共享文件夾，發(fā)文編號或查詢請仔細(xì)參照，文件發(fā)放之前，請復(fù)印保存，并交到資料員處一份備檔，編號前請及時(shí)查詢其他人當(dāng)天上傳的文件編號，并向資料員確定(目錄整理要求不超過24小時(shí))。文件發(fā)出后，請及時(shí)快速的將電子文件保存到資料員的“設(shè)計(jì)部存檔”文件夾內(nèi)。
七. 加曬圖紙制度
1. 為節(jié)約曬圖費(fèi)用，避免浪費(fèi)，所有額外需要加曬的圖紙和印制的圖片，加曬人或部門必須填寫圖紙曬圖申請，并經(jīng)部門經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，我部才可受理。
2. 所有加曬圖紙申請單交我部資料源存檔和聯(lián)系曬圖單位進(jìn)行曬圖工作。
3. 需要加曬的圖紙?jiān)跁駡D前，負(fù)責(zé)曬圖單位必須填寫加曬圖明細(xì)清單，注明單價(jià)及總價(jià)并經(jīng)我方確認(rèn)，方可進(jìn)行曬圖。
4. 加曬圖明細(xì)單一式兩份，曬圖單位和我部各執(zhí)一份，在結(jié)算時(shí)，請曬圖單位出具此單作為結(jié)算依據(jù)。
5. 加曬圖明細(xì)單填完之后須交部門經(jīng)理確認(rèn)，并交資料員保存。
八. 工作周計(jì)劃及部門例會(huì)制度
1. 《上周總結(jié)及本周工作計(jì)劃表》的格式在資料員的“設(shè)計(jì)部存檔”文件夾中“周計(jì)劃“內(nèi)，請每周五16：00前及時(shí)填寫電子文檔并在網(wǎng)上傳至資料員相應(yīng)文件夾中。
2. 所有工程師應(yīng)認(rèn)真填寫下一個(gè)工作周的《周工作計(jì)劃》，計(jì)劃中應(yīng)注明具體事項(xiàng)及完成日期，并于每周五交部門負(fù)責(zé)人審核匯總。之后交資料管理員整理打櫻
3. 打印之后的《周工作計(jì)劃》將發(fā)回個(gè)人，作為下周的工作目標(biāo)并應(yīng)切實(shí)執(zhí)行。但部門負(fù)責(zé)人有權(quán)根據(jù)實(shí)際工作需要和公司整體工作計(jì)劃中途調(diào)整每個(gè)專業(yè)工程師的工作計(jì)劃和內(nèi)容，專業(yè)工程師應(yīng)服從公司和部門負(fù)責(zé)人的安排，如有異議，可與部門負(fù)責(zé)人提出意見。
4. 同時(shí)所有工程師應(yīng)于每周五按本周實(shí)際工作完成情況填寫公司本周報(bào)，本周為完成的注明具體原因。
5. 每周五下午16：00時(shí)召開部門工作例會(huì)，如無特殊原因，部門員工應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加。為節(jié)約時(shí)間，所有員工應(yīng)有準(zhǔn)備的、簡潔的、清晰的匯報(bào)工作完成情況和下周工作計(jì)劃。
九. 電子文件歸檔制度
1. 本制度是為了同一電子文件的管理制度、格式，使所有的員工共享資源，達(dá)到方便、快捷的查找文件，提高工作效率及準(zhǔn)確性的目的。同時(shí)也便于電子文件整理及交接。
2. 資料員收到文件了解主題、接收人、執(zhí)行人并將文件修改正確名稱后放到相應(yīng)的文件夾中。
3. 執(zhí)行人處理回復(fù)文件后，將電子文件放入資料員共享文件夾中，由資料員整理歸檔。收、發(fā)數(shù)量要對應(yīng)。
4. 專業(yè)工程師取得的人和電子文件，光盤均應(yīng)將原文件交給資料管理員整理和保管，如專業(yè)人員有需要，可以復(fù)制，但不應(yīng)取得原件。否則由于沒有遵守以上制度造成不良后果的，將追究當(dāng)事人責(zé)任。
十. 外出登記制度
1. 部門員工因公外出辦事，應(yīng)提前到資料管理員處填寫“外出登記表”。
2. 部門員工因私外出或不能上班，應(yīng)提前到資料管理員處填寫“請假單”并征得部門負(fù)責(zé)人同意。如果來不及，應(yīng)電話事先通知經(jīng)理征得同意后，事后補(bǔ)辦“請假單”。
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