會(huì)議室管理制度與服務(wù)

　　范 圍

　　1.本制度規(guī)定了會(huì)議室的安排原則、會(huì)議服務(wù)的基本要求和紀(jì)律要求。

　　2.本制度適用于會(huì)議接待服務(wù)。

　　會(huì)議室安排原則

　　1.先訂先安排：接待人員按訂會(huì)的申請(qǐng)時(shí)間順序做好登記，根據(jù)參會(huì)人數(shù)妥善安排好會(huì)議室。

　　2.遇到多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)要求同時(shí)使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)以先滿足直屬最高領(lǐng)導(dǎo)要求為原則，妥善處理好其他領(lǐng)導(dǎo)的要求。

　　訂會(huì)接待

　　1.會(huì)議接待人員憑會(huì)議通知安排會(huì)議室，并將會(huì)議室和具體要求及時(shí)通知相應(yīng)會(huì)議室的服務(wù)員。

　　2.訂會(huì)接待人員在訂出會(huì)議室時(shí)，及時(shí)通知服務(wù)人員和會(huì)議設(shè)備調(diào)試人員。服務(wù)人員應(yīng)按要求及時(shí)做好會(huì)前的保潔工作和會(huì)中的飲水工作，設(shè)備調(diào)試人員要做好會(huì)議工程設(shè)備的調(diào)試及保障工作。

　　3.會(huì)議接待人員做好《會(huì)議接待登記表》。

　　會(huì)場準(zhǔn)備

　　1.服務(wù)員應(yīng)根據(jù)辦會(huì)方會(huì)議通知要求，準(zhǔn)備會(huì)務(wù)所需物品、用具，完成會(huì)場布置，并做好會(huì)議的相關(guān)登記工作。

　　2.會(huì)場布置應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

　　—會(huì)議主席臺(tái)按照與會(huì)人數(shù)擺放桌椅;

　　—會(huì)場桌椅排列整齊;

　　—準(zhǔn)備所需的茶杯、茶葉、席位卡、礦泉水及紙張、文具等物品。

　　—茶杯、礦泉水及毛巾、席位卡等物品擺放要求整齊統(tǒng)一、錯(cuò)落有致、和諧美觀。瓷茶杯杯柄向右(杯蓋、茶杯、杯托上的花紋相對(duì)應(yīng))，毛巾托放置于茶杯的左下方。一次性紙杯上的文字正對(duì)客人。

　　—擺放席位卡時(shí)要根據(jù)訂會(huì)者要求，考慮與會(huì)者身份。

　　—會(huì)前一小時(shí)應(yīng)打開空調(diào)，并檢查設(shè)施設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)修�？照{(diào)溫度要根據(jù)季節(jié)視情節(jié)而定，如辦會(huì)方有要求，遵照辦會(huì)方要求設(shè)置。

　　3.會(huì)場布置完畢，服務(wù)員應(yīng)全面檢查一次，防止疏漏。重要會(huì)議可聯(lián)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)部門聯(lián)系人前來確認(rèn)是否符合要求。

　　會(huì)中服務(wù)

　　1.接待與會(huì)人員時(shí)，會(huì)務(wù)服務(wù)員應(yīng)按規(guī)范禮儀迎接，站姿準(zhǔn)確，使用禮貌用語，及時(shí)正確地引導(dǎo)與會(huì)者入座。

　　2.會(huì)務(wù)服務(wù)員一般應(yīng)在會(huì)前五分鐘上茶。如與會(huì)者提前入場，落座后服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)上茶。

　　3.會(huì)務(wù)服務(wù)員在會(huì)議期間每間隔15分鐘為與會(huì)人添加茶水一次。并及時(shí)觀察會(huì)議人員用茶情況，添水間隔時(shí)間作適當(dāng)調(diào)整。

　　4.添加茶水時(shí)要根據(jù)職務(wù)大小按順序進(jìn)行。動(dòng)作規(guī)范、輕盈，不影響與會(huì)人開會(huì)。

　　5.會(huì)議過程中，會(huì)務(wù)服務(wù)員應(yīng)注意觀察并調(diào)整會(huì)場內(nèi)空調(diào)溫度。

　　6.當(dāng)與會(huì)人數(shù)較預(yù)訂增多未準(zhǔn)確茶杯時(shí)，應(yīng)及時(shí)使用托盤送上茶水。

　　會(huì)后整理

　　1.會(huì)議結(jié)束后會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)立即清掃會(huì)場，檢查有無遺留物品。

　　2.按衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)清洗、消毒使用過的物品，放置于規(guī)定位置，要求擺放整齊有序。

　　3.注意將桌面、地面上茶水處理干凈，以免形成茶漬。

　　4.做好《會(huì)議服務(wù)情況記錄》。

　　會(huì)議室安全管理

　　1.下班對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。

　　2.工作時(shí)注意四周環(huán)境，發(fā)現(xiàn)有異味、雜聲等異常情況，及時(shí)追查。

　　3.工作完畢，會(huì)議設(shè)備管理員應(yīng)將有關(guān)設(shè)施設(shè)備復(fù)原，工具放到規(guī)定的地方。

　　4.會(huì)議服務(wù)員下班前應(yīng)鎖好會(huì)議室門、窗。會(huì)議負(fù)責(zé)人就應(yīng)監(jiān)督檢查。

　　5.會(huì)議室鑰匙由責(zé)任區(qū)域會(huì)議服務(wù)員保管。

　　會(huì)議室衛(wèi)生管理

　　1.會(huì)議室應(yīng)責(zé)任到人(會(huì)議服務(wù)員)，責(zé)任人每天上班時(shí)應(yīng)對(duì)會(huì)議室衛(wèi)生打掃一遍，確保會(huì)議室處于待命狀態(tài)。

　　2.每次會(huì)議后，責(zé)任會(huì)議服務(wù)員及時(shí)做好會(huì)議室保潔工作。

　　3.會(huì)議服務(wù)員做完衛(wèi)生后檢查區(qū)域內(nèi)門、燈、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修。

　　4.做衛(wèi)生時(shí)，打開會(huì)議室門窗通風(fēng)透氣，并在半小時(shí)左右把窗門關(guān)好。

　　5.會(huì)議室桌面、窗臺(tái)、茶幾、沙發(fā)、電話、茶水柜臺(tái)面、各類開關(guān)、門、地面、屏風(fēng)、操作臺(tái)、服務(wù)臺(tái)、垃圾桶、煙缸等每日必須保潔1次;踢腳線、桌腳、椅腳、門頭、門框、桌子夾板、桌子下面、沙發(fā)下、壁燈、茶水柜(內(nèi))水瓶外殼、鏡子、筆筒等每周必須保潔2次;衣柜頂、護(hù)墻板、筆筒(內(nèi))、盆栽(花葉、盆外表面、盆托)、壁畫等每周必須保潔1次;地毯、沙發(fā)、窗簾的清洗視清潔狀況確定。

　　6.會(huì)議室必須保證無污跡、無灰塵，清潔明亮，如不按規(guī)定完成任務(wù)，抽查到一項(xiàng)罰款20元，一個(gè)月內(nèi)抽查到2次者每項(xiàng)罰款50元。

　　紀(jì)律要求

　　1.會(huì)議服務(wù)人員上午7：40上班，11：30下班;下午14：00上班，17：30下班。如有會(huì)議下班時(shí)間隨會(huì)延遲。

　　2.會(huì)議負(fù)責(zé)人員不定期抽查會(huì)議室的衛(wèi)生、會(huì)議服務(wù)人員的儀容、儀表，如不按要求著裝每發(fā)現(xiàn)1次罰款20元。如有辦會(huì)人員反映不及時(shí)倒水，不按辦會(huì)方要求服務(wù)的視情節(jié)扣發(fā)工資或做書面檢查。

　　3.設(shè)備管理人員要根據(jù)會(huì)議要求，做好設(shè)備的調(diào)試和相關(guān)工作。平時(shí)要做好每個(gè)會(huì)議室各項(xiàng)設(shè)備的維護(hù)工作。按要求完不成任務(wù)者，視情節(jié)扣發(fā)工資。

　　4.其它考勤規(guī)定同保潔人員相同。

　　注：此制度從2015年1月起執(zhí)行，如有漏洞，運(yùn)行中及時(shí)更正。

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