會計檔案管理規(guī)定

時間：2021-09-08 18:58:59 管理制度我要投稿

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會計檔案管理規(guī)定

　　單位會計檔案對于單位運作尤其重要，因此一套良好的管理制度對于會計檔案管理人員來說尤為重要。下面是小編為你整理了會計檔案管理規(guī)定，希望能幫助到您。

會計檔案管理規(guī)定

　　會計檔案管理規(guī)定（1）

　　為了加強項目辦臨時會計檔案管理，保證會計資料的安全、完整，結(jié)合國家會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

　　一、會計人員要按照國家和上級關(guān)于會計憑證、會記賬簿、會計報表、財務(wù)計劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟合同等會計資料，定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，由會計主管人員或指定專人妥善保管。

　　二、查閱會計檔案，要嚴(yán)格辦事手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)會計主管人員同意，外單位人員調(diào)閱會計檔案，要有正式介紹信，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后要詳細登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。調(diào)閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復(fù)制的，要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意。同時，認(rèn)真登記檔案查閱登記表，作存檔處理。

　　三、會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，除法律規(guī)定的單位領(lǐng)導(dǎo)同意外不得私自向外界提供或者泄露單位的會計信息。

　　四、會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，執(zhí)行建設(shè)單位會計檔案保管期限，即：會計憑證15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年，現(xiàn)金、銀行日記賬25年，其他明細賬15年，涉及外事的永久保管。會計報表5年，年度會計決算永久。會計移交清冊15年，會計檔案清冊和銷毀清冊25年。

　　五、對保管期滿的會計檔案，應(yīng)按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，由財政部門和檔案部門共同鑒定，報經(jīng)批準(zhǔn)后進行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫“會計檔案銷毀清冊”。

　　六、撤消、合并單位和建設(shè)單位完工后的會計檔案，應(yīng)根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋單。

　　會計檔案管理規(guī)定（2）

　　第一章總則

　　為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位實際情況，制定本辦法。

　　第二章會計檔案管理部門

　　1.單位檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2.財務(wù)部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　第三章會計檔案歸檔的范圍

　　1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

　　2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

　　3.財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。

　　4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。

　　5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。

　　第四章會計檔案的整理

　　會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

　　1.會計憑證。

　　(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　2.會計賬簿。

　　各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

　　(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　(4)會計賬簿的裝訂順序：

　　會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

　　(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

　　(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

　　(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　3.會計報表。會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

　　第五章會計檔案的歸檔保管

　　1.當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。

　　2.會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　第六章會計檔案的借閱使用

　　1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

　　3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

　　第七章各種會計檔案保管期限

　　1.會計憑證保管15年。

　　2.會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

　　3.會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。

　　第八章會計檔案的銷毀

　　1.會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

　　2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

　　第九章附則

　　1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

　　2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

　　會計檔案管理規(guī)定（3）

　　為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際情況，特制定本制度。

　　第一條會計檔案的歸檔范圍。

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　　(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

　　(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　　(三)財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。

　　(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

　　第二條會計檔案的整理。

　　(一)會計憑證

　　(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　(二)會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

　　(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊(!)全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　(4)會計賬簿的裝訂順序：

　　a、會計賬簿裝訂封面;

　　b、賬簿啟用表;

　　c、賬戶目錄;

　　d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁;

　　e、會計賬簿裝訂封底。

　　(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

　　(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

　　(7)裝訂后，會計賬簿的`脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　(三)會計報表

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

　　第三條會計檔案的歸檔保管。

　　(一)當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

　　(二)會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

　　(三)機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　(四)磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤;同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識清楚，雙份歸檔，異地存放。

　　第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

　　第五條會計檔案的借閱。

　　(一)建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　(二)凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

　　(三)借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　(四)借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

　　第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：

　　(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。

　　(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

　　第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

　　移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第九條會計檔案的保管要采取嚴(yán)格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復(fù)制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環(huán)境保持通風(fēng)透光。

　　第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。

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