學(xué)校辦公室會(huì)務(wù)工作程序

    一、會(huì)議的準(zhǔn)備

    1.接到有關(guān)會(huì)議通知后，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)以書面形式明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員范圍以及要求等，通知辦公室秘書。

    2.承辦秘書應(yīng)及時(shí)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括按照會(huì)議性質(zhì)和要求準(zhǔn)備材料，確定并落實(shí)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、用車、會(huì)場(chǎng)布置等，并將準(zhǔn)備情況向?qū)W校辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

    3.按照會(huì)議的要求（如錄音、錄像、投影、照相等），要事先通知有關(guān)單位（部門）準(zhǔn)備。

    二、會(huì)議的通知

    1.承辦秘書按照會(huì)議的性質(zhì)、形式、內(nèi)容和規(guī)模擬定會(huì)議通知，經(jīng)學(xué)校辦公室主任核準(zhǔn)后，通過(guò)辦公網(wǎng)發(fā)布。通知應(yīng)包括會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等有關(guān)事項(xiàng)；下周會(huì)議通知一般應(yīng)于上周五下午4點(diǎn)前發(fā)出。

    2.臨時(shí)召開會(huì)議，可采用電話通知。如無(wú)法通知到當(dāng)事人，需請(qǐng)其他人轉(zhuǎn)告時(shí)，承辦秘書應(yīng)記錄受話人的姓名和接聽(tīng)時(shí)間，以備查考。

    3.承辦秘書應(yīng)及時(shí)將會(huì)議通知和反饋情況向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

    三、會(huì)議的服務(wù)

    1.由學(xué)校辦公室承擔(dān)會(huì)務(wù)工作的會(huì)議，一般情況下，學(xué)校辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議需用的座簽、音響、茶水等，并在會(huì)議開始前10—15分鐘進(jìn)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)情況。

    2.設(shè)置會(huì)議簽到處，會(huì)議開始前向大會(huì)主持人報(bào)告會(huì)議到會(huì)情況。對(duì)缺席人員要及時(shí)反饋到相關(guān)單位，要求告知缺席原因。

    3.承辦秘書準(zhǔn)備好專用的記錄本以及符合存檔規(guī)定的書寫工具，做好會(huì)議記錄。如需特殊記錄工具，則應(yīng)在會(huì)議開始前30分鐘調(diào)試完畢。

    4.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容、與會(huì)人員情況、會(huì)議進(jìn)行情況、與會(huì)人員發(fā)言摘要以及會(huì)議結(jié)論等內(nèi)容；負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的秘書應(yīng)保持會(huì)議記錄工作的連貫性和準(zhǔn)確性。

    5.會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)記錄工作的秘書應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和要求，在2個(gè)工作日內(nèi)草擬會(huì)議紀(jì)要或情況通報(bào)，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，報(bào)請(qǐng)會(huì)議主持人簽發(fā)。

    四、會(huì)議決議執(zhí)行通知單的下發(fā)、督辦及反饋

    1.如會(huì)議有關(guān)決議需要抄送有關(guān)單位、部門執(zhí)行，承辦秘書應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)起草會(huì)議決議執(zhí)行通知單，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人核稿，交會(huì)議主持人簽發(fā)后，發(fā)送有關(guān)單位、部門。對(duì)會(huì)議確定的一些急辦事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位、部門抓緊辦理。

    2.承辦秘書應(yīng)及時(shí)了解會(huì)議決議執(zhí)行通知單的落實(shí)情況，做好督辦工作，辦理情況要及時(shí)掌握，并向?qū)W校辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

    五、會(huì)議有關(guān)材料的存檔

    1.涉及保密內(nèi)容的會(huì)議材料應(yīng)統(tǒng)一回收，視不同性質(zhì)分別存檔或銷毀。

    2.會(huì)議記錄本、會(huì)議決議執(zhí)行通知單（存根聯(lián)）、會(huì)議紀(jì)要、情況通報(bào)、會(huì)議發(fā)言稿以及與會(huì)議有關(guān)的準(zhǔn)備材料等應(yīng)按學(xué)校有關(guān)規(guī)定存檔。

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