10種最實用的、簡單的工作方法

　　你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越復雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時間內，完成越來越多的事情。下面讓我們來看看如何讓工作變得高效而簡單的方法吧！

　　10種最實用的、簡單的工作方法

　　在如今越來越復雜與緊湊的工作步調中，"保持簡單"是最好的應對原則。"簡單"來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。這正是職業(yè)生涯顧問專家比爾·約翰遜給所有從業(yè)者的建議。

　　約翰遜根據(jù)多年的調查研究，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是"缺乏焦點"。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間；抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。

　　以下就是約翰遜新書中整理出的10種最實用的、簡單的工作方法。

　　一、搞清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)，減少錯誤的機會

　　你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個地方開始?我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?

　　二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度

　　對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。

　　在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己："我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?"你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標?

　　三、主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負擔

　　"手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。"但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當?shù)胤从痴鎸嵡闆r?如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。

　　你當然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。

　　四、報告時要有自己的觀點，只需少量的信息即可讓老板感到滿意

　　多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔心信息不夠多，"萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?"根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學家約翰·維佛所進行的研究，有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。

　　其實，這種擔憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板一點幫助也沒有。"內容精簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。"這是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內容的要求時，所得出的普遍性結論。

　　你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準地掌控時間。

　　五、簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內容與報告的時間

　　真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息，創(chuàng)造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的簡報內容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在于簡報，而是溝通的質量。你不只是"報告"，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。

　　在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?

　　接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容，其余的時間應該是與聽眾互動。

　　六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上

　　正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內(例如兩星期內)你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。

　　七、郵件內容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應的機會

　　"最容易閱讀、理解與回復的信件，最吸引我的注意。"這是約翰遜在實施"追求簡單"的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習慣的回答。

　　你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須：1、把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的范圍內。2、超過20個字就應換行。3、如果超過3行必須空行。

　　八、當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變

　　不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關乎好與壞。

　　九、只要取得信任，不需要反復的溝通，同樣可爭取到你要的資源

　　老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當你在爭取預算時，必須先想清楚老板可能擔心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。

　　而且，不要只強調你的單位或是部門的需求，你爭取預算的目的是為了幫助老板解決問題，達成目標。所以，你的重點在于老板所擔心的問題，而不是預算數(shù)字。

　　當你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預算的問題，通常成功機會可高達八成以上。

　　十、專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)

　　你要做的只有以下兩件事情：

　　1、至少每個月詢問你的主管："我做得如何?"盡量提出具體的問題，例如："老板對于我所排定的進度是否有什么意見?""我想會議流程非常順暢，你認為還有地方要改進的嗎?"

　　你應該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望。

　　2、至少每個月詢問："原先的工作安排有沒有必要調整?"也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設定的目標勢必做出調整，所以應該隨時確認最優(yōu)先的目標是哪些。

　　編后語：技術并不是最重要的。一項工作是否出色，關鍵在于是否在規(guī)定的時間內完成了規(guī)定的任務，而且與大家期待的結果相符合，甚至更杰出。以上十點讓工作變得高效而簡單的方法是不是讓你受益匪淺呢?那么趕緊的運用到你的工作當中吧！

　　4個卓越的職場工作方法

　　工作方法1：先做事，再查電子郵件

　　《千萬不要在早上查看Email》一書的作者茱莉摩根斯坦在書中建議所有的職場人士，盡量不要在每天工作的頭一個小時查看電子郵件。早上的時間可以用來處理具體事務，哪怕是很小的一件，然后將這件事作為工作習慣一直保持下去。

　　在每天的一開始就完成一些任務，會給接下來一天的工作打下良好的基調，而且無論當你打開客戶的郵件的時候要面對多少窩火的事情，也總算還是做完了點事，不是嗎？一旦你打開了電子郵件，整個人就處于“救火隊員”的狀態(tài)，你的注意力完全被各種需求所占據(jù)，所以也很容易把應該做的工作忘在腦后。所以，你的一天應該從邁出正確的一步開始，也就是先完成一項任務。

　　工作方法2：慎重選擇要做的最重要的事

　　每天你都有堆積如山的工作要處理，但很可能其中有一兩件是需要你最先做完的。即便你并不擅長制作花哨精致的工作備忘錄，但也很大程度上會先確定一到兩件在當前工作日必須最先處理的事情。所以你的任務來了。

　　今天是周五，馬上就要下班了，現(xiàn)在的你得慎重選擇周一早上要做的比較重要的事情。這件事應該是這個樣子的：難度不大，容易完成，而且非常重要。把這件事記下來，然后放在你能隨時看到的地方——當然，如果你愿意的話可以貼在電腦顯示器或是鍵盤上。這樣等度過了愉快的周末之后再回到辦公桌前，你馬上就知道自己要做的第一件事是什么了。

　　工作方法3：確定輕重緩急，把時間花在刀刃上

　　雖然你可能不喜歡這么做——尤其是在漫長工作日剛剛開始的時候，但是你的時間可是有限的。我們的工作時間有限，然而需要處理的事情卻是無限的。所以，你一定要確保自己做的都是最重要、最緊急的事兒。

　　一位網絡公司主管講述了她的親身經歷：“最近我們不得不對公司網站做出一項決策。在過去的一年中，我們曾經為自己能夠回復每一位網友發(fā)來的信件而感到相當?shù)尿湴痢ｋS著時間一點點過去，我們每天接到的郵件越來越多，從最初的幾封、幾十封，發(fā)展到現(xiàn)在的成百上千封。即便如此，我們還是盡量用最短、最貼切的語言回復網友，結果花在這上面的時間也越來越多。

　　大家已經快經受不住回復超多信件的壓力了。到后來，大家花在閱讀、回復郵件上的時間開始超過正常發(fā)布文章的時間了，我們必須得改變一下這種狀況。在網站上，一篇文章可以讓許多讀者受益，而一封郵件只能讓接收人自己看到，我們工作人員的時間又只有那么多。所以，我們 最終決定減少郵件回復，只回復那些真正有需要、能夠使網站保持活力的來信。這是個非常艱難的妥協(xié)，但網站文章確實要比回復郵件重要的多。就是這么簡單�！�

　　如果你總是很難按時下班，或是經常發(fā)現(xiàn)自己在一天結束的時候非常抓狂——因為還有很重要的事情沒做完，那么現(xiàn)在就應該變更工作任務的優(yōu)先順序，重新做出安排了。弄清楚哪些事情最重要，然后集中精力把它們處理完畢。

　　工作方法4：把約會安排在下班后

　　如果你每天下午五點半得去學校接孩子放學，或者男朋友正在保齡球館等你，又或者你和老公預定了浪漫晚餐，每當這個時候，你的屁股一定會非常準時地離開辦公椅。所以，你可以跟朋友（或是自己一個人）約好六點鐘去健身房、看電影、吃晚飯，這樣白天就會比較專注在工作上，因為你肯定不想在這么美好的下班后約會中遲到。

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