干部人事檔案管理辦法

　　各分子公司、本部各部門：

　　為了規(guī)范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。

　　一、適用范圍

　　員工人事檔案日常管理。

　　二、管理原則

　　安全、保密、清晰、完整。

　　三、管理職責

　　由人力資源部(行政人事部)負責按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。

　　四、管理程序

　　(一)人事檔案建立

　　新員工入職之日，由人力資源部(行政人事部)為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部(行政人事部)首先對檔案材料進行收集和整理，若收集的是復印件必須與原件對照審驗，且由員工本人在復印件空白處標注“此為本人真實xxx證之復印件”，并簽字確認大母指用印，準確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：

　　1.身份證復印件(正反面復印在同一張A4紙上)、戶口本復印件(戶口本主頁及本人頁)。

　　2.證書復印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學歷及學位證等。

　　3.管理及技術(shù)關(guān)鍵崗位的員工，應有其原工作單位出具的解除或終止勞動關(guān)系證明。

　　4.近期免冠1寸彩照1張。

　　5.應聘人員登記表(包括附帶的個人簡歷)以及員工信息采集表。

　　6.縣區(qū)級以上醫(yī)院體驗合格證明。體檢項目包括但不限于：血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能(禁查乙肝)。

　　7.從事保衛(wèi)等重要崗位的，應有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。

　　8.法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復印件(原件應審驗)。

　　9.《勞動合同》或《勞務協(xié)議》，以及《保密協(xié)議》和《承諾函》正本各一份。

　　10、背景調(diào)查表(主管及以上崗位，出納及關(guān)鍵核心崗位)及錄用審批表。

　　11、員工手冊簽收單。

　　(二)人事檔案資料的添加

　　以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：

　　1、人員轉(zhuǎn)正申請審批表及相關(guān)轉(zhuǎn)正材料及考核資料。

　　2、員工與公司補充簽訂的各種重要的個人申請、承諾、協(xié)議、保險等材料。

　　3、員工崗位(職務)變動調(diào)整通知書。

　　4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報批評等獎懲類相關(guān)資料。

　　5、員工變更的個人資料。

　　6、員工勞動合同續(xù)簽意見征詢單。

　　7、員工離職申請、離職審批表、離職交接手續(xù)等記錄。

　　8、終止勞動關(guān)系通知書員工簽收回執(zhí)。

　　9、其他需添加的資料。

　　(三)人事檔案的其他專項保管

　　考慮部分專項工作特殊情況，以下類別由各業(yè)務負責人對相關(guān)人事檔案材料作專項保管。

　　1、員工考勤類材料。

　　2、員工薪資變動資料。

　　3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。

　　4、員工培訓申請、培訓記錄、培訓心得、培訓效果評估等與培訓相關(guān)的資料及考核相關(guān)資料。

　　5、按相關(guān)食品安全管理法規(guī)須持有的健康證相關(guān)資料。

　　6、其他需單項保管材料。

　　(四)人事檔案編號

　　1、公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號編號。

　　2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變，仍采用原工號編號。

　　(五)人事資料的定期更新與維護

　　1、員工有調(diào)動、考評、獎懲等人事動態(tài)時，及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應及時進行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。

　　2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，員工一旦有個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位等)更新，則按最新個人信息更新人事和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并統(tǒng)一在規(guī)定時間前以電子文檔和紙質(zhì)材料同時報送所在公司人力資源部(行政人事部)。

　　(六)人事檔案的查閱

　　1、人事檔案為公司密件，也是員工個人的私隱資料，人力資源部(行政人事部)必須合理存放，嚴格執(zhí)行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領(lǐng)導及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經(jīng)審批后方可調(diào)閱。

　　2、員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱(借出)，一般采取在人力資源部(行政人事部)人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個人檔案時，必須為員工個人資料情況保密。

　　3、如有特殊原因需借閱員工檔案時，遵循以下規(guī)定執(zhí)行：

　　(1)必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權(quán)限批準后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。

　　(2)借閱時間以規(guī)定時間為限，不得轉(zhuǎn)借，拆卸、調(diào)換、復印。

　　(3)歸還時，由人力資源部(行政人事部)核對檔案資料歸還是否完整。

　　(七)人事檔案資料的復印

　　1、如因公司業(yè)務需要復印員工的身份證、學歷證明、職業(yè)資格證明等個人證照復印件，由辦理人員填寫《人事檔案復印登記表》，按借閱人事審批權(quán)限批準后方可調(diào)用。

　　2、如因員工要求復印個人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部(行政人事部)添加的人事檔案資料不得復印、查閱或借閱。

　　(八)人事檔案的保存

　　1、人力資源部必須對人事檔案的保存地點、環(huán)境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。

　　2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。

　　3、在職員工的人事檔案將一直保存;離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。

　　4、屬于公司解除(終止)勞動合同、辭退、自動離職等類別員工，其人事檔案(應注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料)應特別審查后特別重點保存。

　　5、按規(guī)定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準，并指定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。

　　(九)人事檔案管理信息化

　　1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫嚴格按管理權(quán)限進行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。

　　2、人力資源部(行政人事部)必須根據(jù)人事變動情況隨時更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。人力資源部(行政人事部)應認真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。

　　五、處罰

　　(一)人事檔案保管人員必須嚴格遵守本管理辦法，以高度的責任感，嚴肅、認真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎懲管理辦法執(zhí)行處罰。

　　(二)公司員工有義務向公司提供詳盡真實的人個資料，并保證所提供的人事資料的真實性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴重違紀行為，一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。員工因提供虛假資料對公司造成經(jīng)濟損失的，公司將保留追究其法律責任的權(quán)力。員工在職期間個人資料有變化的，應及時準確地向人力資源部(行政人事部)報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應更新，確保人事檔案資料正確無誤。

　　(三)人事數(shù)據(jù)庫屬于公司商業(yè)機密和員工個人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。

　　六、附則

　　(一)本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。

　　(二)公司保留對本規(guī)定隨時或定期作出修訂的權(quán)利。最終解釋權(quán)為公司人力資源部(行政人事部)。

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