醫(yī)院檔案管理辦法

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醫(yī)院檔案管理辦法

　　第一章總則

醫(yī)院檔案管理辦法

　　第一條為了加強本院檔案的科學(xué)管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院各項工作中的作用，更好地為醫(yī)院工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、衛(wèi)生部制定的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》以及有關(guān)的法律、法規(guī)、科技檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院實際情況，特制定本辦法。

　　第二條本院各類檔案是指在黨政管理、醫(yī)療技術(shù)、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財務(wù)等各項工作活動中直接形式的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的歷史記錄。

　　第三條醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是醫(yī)院各項工作的必要條件和依據(jù)。本院檔案是醫(yī)院和國家重要的信息資源和寶貴財富，它有助于提高醫(yī)院管理水平，維護醫(yī)院合法權(quán)益，完整反映醫(yī)院歷史真實面貌。

　　第四條本院檔案遵循檔案管理原則，實行集中統(tǒng)一管理，檔案工作列入醫(yī)院建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，列入議事日程和目標(biāo)管理，在檔案機構(gòu)、人員配備、經(jīng)費、庫房等方面給予保證。

　　第五條綜合檔案室應(yīng)建立科學(xué)的管理制度，配備必要的設(shè)備，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，積極開發(fā)利用檔案信息資源，逐步達到和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

　　第六條檔案部門應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家、醫(yī)院規(guī)定的保密制度，確保檔案和檔案機密的安全。

　　第七條檔案管理人員的配備應(yīng)適應(yīng)工作需要，并保持相對穩(wěn)定，在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。

　　第二章檔案管理組織體系及職責(zé)

　　第八條醫(yī)院成立醫(yī)院檔案管理委員會，全面負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)全院的檔案工作。醫(yī)院設(shè)綜合檔案室，隸屬院辦。綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)日常管理工作。

　　第九條建立全院性檔案工作網(wǎng)絡(luò)，各部門必須有一名負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、整理、移交工作。設(shè)立醫(yī)院檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。

　　第十條醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理、分庫保管的原則，在醫(yī)院檔案管理委員會和院長的領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合檔案室統(tǒng)一管理，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一指導(dǎo)和督查。分庫保管：本院黨政、醫(yī)技、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財會以及特殊載體類檔案，由綜合檔案室統(tǒng)一保管。根據(jù)衛(wèi)生部和國家檔案局發(fā)布的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》的規(guī)定，病案和各種檢查的申請單、報告單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、X光片、10萬元以下設(shè)備檔案等，由有關(guān)各科單獨存放保管，業(yè)務(wù)上受綜合檔案室的指導(dǎo)和督查。專業(yè)技術(shù)人員（醫(yī)護人員）業(yè)務(wù)類檔案由相關(guān)科室分別保管。

　　第十一條醫(yī)院檔案管理委員會工作職責(zé)

　　1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國家和衛(wèi)生部以及上級部門有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定。

　　2、負(fù)責(zé)對本院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理機構(gòu)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

　　3、把檔案工作列入本院發(fā)展規(guī)劃、計劃管理和科技管理。 4、把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程和目標(biāo)責(zé)任制，列入醫(yī)院各有關(guān)管理制度和經(jīng)濟責(zé)任制進行考核。

　　5、聽取檔案部門工作匯報，討論審核本院檔案管理工作計劃、經(jīng)費預(yù)算、管理辦法和制度，幫助解決檔案工作中的問題。

　　6、支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，履行崗位職責(zé)。

　　7、對在檔案工作中做出顯著成績的部門和個人給予表彰獎勵，對違反有關(guān)規(guī)定的人和事給予嚴(yán)肅查處。

　　8、各領(lǐng)導(dǎo)小組成員要熟悉本部門檔案管理工作，負(fù)責(zé)對本部門的檔案工作進行指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查，使之達到檔案管理的要求。

　　9、積極宣傳《檔案法》，擴大檔案工作影響，增強全院職工積累檔案、利用檔案的意識。

　　10、定期對有關(guān)科室及責(zé)任人進行考評，考評結(jié)果與目標(biāo)責(zé)任獎掛鉤。

　　第十二條檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)

　　1、把醫(yī)院檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，提請院辦公會議研究檔案工作。

　　2、組織學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，增強職工的檔案意識。

　　3、全面負(fù)責(zé)對綜合檔案室的領(lǐng)導(dǎo)。

　　4、支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，及時解決檔案工作中的實際問題。

　　5、做好科室間的協(xié)調(diào)工作。

　　6、指導(dǎo)督促檔案業(yè)務(wù)工作，定期對檔案工作情況進行檢查、考評。

　　7、組織落實本院檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行。

　　8、組織對本院檔案網(wǎng)絡(luò)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　第十三條檔案鑒定小組工作職責(zé)

　　醫(yī)院檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對本院檔案保存價值、保管期限進行鑒定審查，其工作職責(zé)規(guī)定如下：

　　1、根據(jù)檔案工作人員或有關(guān)部門提出的鑒定建議報告，對超過保管期限的、失去保存價值的檔案進行鑒定審查，剔除銷毀。

　　2、對檔案密級的重新確定或解除。

　　3、審定銷毀檔案的目錄清冊，由兩人以上鑒定審核人員簽字，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或上級主管部門批準(zhǔn)后實施。

　　4、病案、X光片、CT片和各種檢查報告單等科室自存檔案，按衛(wèi)生部有關(guān)規(guī)定進行鑒定審核。如上級無明確規(guī)定，按醫(yī)院制定保管期限進行鑒定。

　　第十四條醫(yī)院綜合檔案室的工作職責(zé)：

　　檔案室在院領(lǐng)導(dǎo)下，貫徹執(zhí)行國家檔案管理條例，對本院各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護檔案的完整與安全，為院內(nèi)活動提供利用依據(jù)，其具體職責(zé)如下：

　　1、貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，建立和健全醫(yī)院檔案工作各項規(guī)章制度，集中統(tǒng)一管理全院各類檔案。

　　2、負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等各項工作。擬定各類檔案的歸檔范圍及保管期限，編制各種檢索工具和編研材料，開發(fā)檔案信息資源，積極主動提供利用。

　　3、負(fù)責(zé)檔案庫房管理工作，確保檔案安全。

　　4、建立、健全全院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案工作。

　　5、開展檔案理論和應(yīng)用研究，參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)活動，加強與兄弟醫(yī)院的業(yè)務(wù)聯(lián)系和交流。不斷提高科學(xué)管理檔案的水平。

　　6、運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　第十五條專職檔案員工作職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)全院的檔案管理工作。

　　2、負(fù)責(zé)制訂檔案管理制度，并負(fù)責(zé)落實執(zhí)行。

　　3、負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、利用和保管本單位的各類檔案，為全院的各項活動服務(wù)。

　　4、對全院各部門的文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促和指導(dǎo)，以確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。加強檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)，負(fù)責(zé)全院各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　5、負(fù)責(zé)入庫檔案的鑒定工作，按規(guī)定銷毀已過期、無保存價值的檔案。

　　6、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度和嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，維護全院檔案的完整和安全。

　　7、負(fù)責(zé)向上級主管部門填報各種計劃和報表及總結(jié)等工作。

　　8、開發(fā)檔案信息資源，開展編研工作，提高業(yè)務(wù)水平。

　　第十六條兼職檔案員工作職責(zé)

　　1、熟悉本科室工作性質(zhì)、任務(wù)和文件材料歸檔范圍，在每項重要任務(wù)開始和結(jié)束的全過程中，及時向部門領(lǐng)導(dǎo)提出文件材料歸檔要求，督促有關(guān)人員將文件材料歸檔，確保檔案的完整性。

　　2、負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、積累、整理和預(yù)立卷工作。根據(jù)綜合檔案室的要求，及時做好本部門歸檔材料的目錄編寫及移交歸檔工作。各部門對所歸檔的檔案材料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性進行審查，提出劃分密級和保管期限的意見。

　　3、積極參加檔案知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，增強檔案意識。

　　第三章檔案材料的收集、整理和歸檔

　　第十七條醫(yī)院應(yīng)建立檔案歸檔制度，將文件材產(chǎn)的形成、積累、整理、歸檔工作納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，納入有關(guān)工作程序，并作為考核工作實績的內(nèi)容之一。

　　第十八條檔案人員應(yīng)將檔案工作與醫(yī)院科研等各項活動實行“四同步”管理，即：下達計劃任務(wù)同時提出文件材料的歸檔要求，檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況，評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案室材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。

　　第十九條醫(yī)院實行文件材料形成部門預(yù)立卷制度和自存檔案

　　科室管理制度。預(yù)立卷工作和科室自存檔案工作由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)�？蒲袡n案由課題負(fù)責(zé)人主持預(yù)立卷工作。

　　第二十條任何部門和個人在工作活動中形成的應(yīng)歸檔材料，必須按規(guī)定向本院檔案室移交，不得據(jù)為已有。對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要文件材料及聲像、實物檔案，檔案室可通過征集、代管等形式進行收集。

　　第二十一條歸檔與立卷要求

　　1、歸檔材料應(yīng)以原件、原稿或定稿歸檔，特殊情況可用復(fù)印件或抄件歸檔。

　　2、歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、字跡清楚、簽著完備，用紙和書寫規(guī)范，紙質(zhì)優(yōu)良，字跡清楚并具耐久性。

　　3、文件材料整理立卷時，必須保持它們之間的有機聯(lián)系，區(qū)分保存價值。組卷要合理，分類要清楚。

　　4、卷內(nèi)文件排列要系統(tǒng)。單一問題按時間順序排列，二個以上問題，以先按問題集中后，再按時間順序或重要程度排列，一般文件只保存最后定稿；科技檔案按國家標(biāo)準(zhǔn)《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

　　5、卷內(nèi)頁號不論單面、雙面、大小頁均以頁為單位編號，文書檔案編號位置正面在右上角，背面在左上角；科技檔案編號位置正面在右下角，背面在左下角；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號。若同一問題有數(shù)卷，應(yīng)以卷號為編號，不得數(shù)卷連續(xù)編號。

　　6、卷內(nèi)目錄，備考表填寫齊全，案卷標(biāo)題簡明確切。

　　7、案卷裝訂必須去除金屬物，對破損的文件材料應(yīng)及時修裱，字跡擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，做到整齊、平整、美觀、統(tǒng)一。

　　8、本院各文書處理部門和業(yè)務(wù)部門形成的檔案，一般應(yīng)在第二年上半年整理立卷向院檔案室移交，基中基建、科研課題、儀器設(shè)備檔案要在工程竣工、科研課題結(jié)束、設(shè)備開箱驗收后三個月內(nèi)向綜合檔案室移交，會計檔案在財務(wù)部門保存期滿移交綜合檔案室。

　　9、由立卷人編制移交清單，一式二份，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)，各留一份。

　　第四章檔案的管理和庫房設(shè)備

　　第二十二條醫(yī)院檔案室要做好各類檔案的管理工作，做到室藏分類科學(xué)，整理系統(tǒng)。

　　第二十三條定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀檔案，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案的遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第二十四條檔案室應(yīng)建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機密制度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。

　　第二十五條檔案庫房與辦公用房分開。庫房門窗應(yīng)堅固，并保持適當(dāng)?shù)臏貪穸�，要有防盜、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等“六防”措施。要指定專人管理庫房，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。

　　第二十六條醫(yī)院要有計劃地為檔案室配備計算機、復(fù)印機等必要的設(shè)備，使檔案管理現(xiàn)代化與醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)代化同步發(fā)展。

　　第五章檔案的利用與開發(fā)

　　第二十七條要積極開發(fā)利用檔案，并注意掌握檔案的利用效果。檔案室保存的檔案主供本院職工利用，外單位查閱需持介紹信，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或檔案室主任同意后方可查閱。

　　第二十八條密級檔案只限分管該項工作的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員查閱，其它人一般不予提供。

　　第二十九條查閱檔案一般應(yīng)在檔案室內(nèi)進行。如因工作需要外借者，須辦理好借閱手續(xù)，借期一般不超過一周。

　　第三十條查閱檔案者必須遵守保密規(guī)定，應(yīng)負(fù)責(zé)維護被查檔案的完整與安全，如發(fā)現(xiàn)有轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)自影印、復(fù)制、遺失、涂改、偽造、拆散、污損等情況者，及時報告領(lǐng)導(dǎo)，按《檔案法》有關(guān)規(guī)定進行處罰。

　　第三十一條檔案室要積極開展檔案編研工作，匯編專題資料，編制必要的檢索工具，開展計算機檢索工作，為利用者提供有效快捷的服務(wù)。

　　第六章獎勵與處罰

　　第三十二條在本院檔案管理工作中，有下列事跡之一者，醫(yī)院應(yīng)給予一定的物質(zhì)、精神獎勵：

　　1、在檔案的收集、整理、保護和提供利用，以及現(xiàn)代化管理等方面做出顯著成績的；

　　2、將重要或珍貴的檔案捐獻給醫(yī)院的；

　　3、對違反檔案法律、法規(guī)的行為敢于批評，表現(xiàn)突出的。

　　第三十三條有下列行為之一的，由醫(yī)院檔案管理委員會責(zé)令限期改正，并視情節(jié)輕重，由醫(yī)院對直接負(fù)責(zé)的主管人員或直接責(zé)任人給予經(jīng)濟處罰或行政分，構(gòu)成犯罪的，依法追究法律責(zé)任：

　　1、損毀、丟失檔案的；

　　2、擅自提供、抄錄、公布、出賣、銷毀檔案的；

　　3、涂改、偽造檔案的；

　　4、檔案工作玩忽職守，造成檔案損失的；

　　5、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措，造成檔案損失的；