人事檔案管理辦法（精選10篇）
管理辦法是一種管理規(guī)定，通常用來約束和規(guī)范市場行為、特殊活動的一種規(guī)章制度。它具有法律的效力，是根據(jù)憲法和法律制定的，是從屬于法律的規(guī)范性文件，人人必須遵守。下面是小編精心整理的人事檔案管理辦法，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
人事檔案管理辦法 1
為了加強公司人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，促進人事檔案管理的規(guī)范化、制度化，根據(jù)國家和神華集團有關規(guī)定，結合公司實際情況，制定本辦法。
第一條人事檔案管理權限及職責
公司人事檔案按照人事管理權限實行集中管理。
(一)公司人力資源部依據(jù)此規(guī)定，管理公司人事檔案，并配備政治上可靠、責任心強的中共黨員作為專職或兼職檔案管理人員。
(二)檔案管理員及其直系親屬的檔案，由上一級檔案管理人員(或分管領導)負責保管。
第二條人事檔案管理職責
(一)保管人事檔案;
(二)收集、鑒別和整理人事檔案材料;
(三)建立人事檔案名冊，辦理人事檔案的查閱、接收和轉遞;
(四)登記人員職務、工資的變動情況;
(五)檔案管理人員崗位變動時，應及時對所管檔案進行清點，并履行交接手續(xù);
(六)為有關部門提供人員情況;
(七)做好人事檔案的安全、保密、保護工作;
(八)辦理其他有關事項。
第三條人事檔案的整理
整理人事檔案須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄詳細、裝訂整齊、格式統(tǒng)一。
(一)人事檔案材料按照以下分類整理：
1.履歷材料;
2.自傳材料;
3.鑒定、考核、考察材料(包括各種考核、考察、述職、鑒定材料);
4.學歷和評聘專業(yè)技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績、審批材料)、職業(yè)技能鑒定材料;
5.政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料);
6.參加中國共產(chǎn)黨、共青團、民主黨派的材料;
7.獎勵材料(包括授予各種榮譽稱號、立功嘉獎、先進人物登記表及模范事跡材料，以及科技、業(yè)務工作等方面的獎勵材料);
8.處分材料(包括甄別、復查等材料，免于處分的處理意見、違法犯罪判決書等);
9.工資、錄用、任免(聘用)、轉業(yè)、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;
10.其他可供組織上參考的材料。
(二)人事檔案材料按照上述十個類別的順序排列，應符合以下有關要求。
1.第一至四類、七類、十類材料，同一問題按形成時間先后順序集中排列，以最后時間為準。
2.第五類、八類材料，同一問題材料集中后，按材料的主次關系排列，具體順序是：上級批復、結論或處分決定;本人對結論的意見;調查報告、證明材料、本人檢討、交代材料。
3.第六類材料，按以下順序排列：入團志愿書、入團申請書、離退團材料;入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表;加入其他黨派材料。
4.第九類材料，按所列材料的性質的不同排列，每一種材料再按時間先后順序排列(如工資、任免等)。
(三)人事檔案材料頁碼的編寫要求：
1.對每份材料逐頁分別編寫頁碼，頁碼用鉛筆標注在檔案材料右下角(雙面書寫的材料，其背面頁碼標注在左下角)，檔案材料目錄不編頁碼。
2.每份材料的編號由材料的類別號、份次號組成，用鉛筆標注在每一份材料的右上角，中間用短橫線連接。例如：編號為3—1，是指第三類的第一份材料。
(四)人事檔案目錄的編排：
1.類號。標明本類檔案材料的類別，根據(jù)檔案種類材料的多少，每頁檔案目錄可放兩類或三類，由上而下排列。
2.材料名稱。指檔案材料的'標題，檔案材料沒有標題的，應當依據(jù)材料內容擬寫標題;原有標題太長的應適當壓縮。
3.材料制成時間。填寫檔案材料形成的年、月、日，用阿拉伯數(shù)字標注。
4.頁數(shù)。填寫每份檔案材料的頁數(shù)。
5.書寫目錄要工整、正確、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫。
6.書寫目錄時，每類目錄之后須留出適當?shù)目崭瘛?/p>
職務變動登記表。根據(jù)任免呈報表的變動情況，按變動時間順序逐年填寫，排放在檔案目錄后面。
工資變動登記表。根據(jù)工資變動情況，按變動時間順序逐年填寫，排放在人事檔案第九類前面。
(五)人事檔案的裝訂立卷：
1.拆除檔案材料上的金屬品，按照排好的順序打孔，連同檔案目錄裝訂成卷。
2.將裝訂成卷的人事檔案放入相應的檔案盒，并在檔案盒上標明編號、姓名。
(六)人事檔案的補充：
1.人事檔案要及時整理，對于工作中形成的需要歸檔的材料，應逐份插入相應類別，逐頁標注頁碼，及時分類填寫檔案材料目錄。
2.職務、工資有變動時，應依次填寫變動登記表。
3.中層以上管理人員人事檔案歸檔材料，須由公司組織人事部提供并審核后，方可歸檔。
4.基層管理人員人事檔案歸檔材料，須由所在單位組織人事(勞資)部門提供并審核后，方可歸檔。
5.專業(yè)技術人員的學歷認定、職稱晉升等材料，須由公司組織人事部提供并審核后，方可歸檔。
第四條人事檔案的保管
(一)根據(jù)安全、保密、便于查找的原則要求，對人事檔案應嚴格、科學地保管。
(二)人事檔案保管應設專門的檔案庫房，配備檔案柜，房內應備有防火、防盜、防光、防高溫等安全防護措施，要保持庫房的清潔和適宜的溫濕度(溫度14——24℃，相對濕度45——64%)，并經(jīng)常進行檢查。
(三)人事檔案的保管必須建立登記制度，并定期進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
(四)檔案庫房的鑰匙不得隨身攜帶，檔案柜平時要鎖好并保管好鑰匙。
(五)嚴禁任何個人私自保存和復制人事檔案。
第五條人事檔案的查閱須遵守下列規(guī)定：
(一)查閱人事檔案必須是工作需要并與其所從事業(yè)務相符，并按人事管理權限征得有關部門領導同意后方可查閱。
(二)查閱公司中層管理人員人事檔案，須經(jīng)人力資源部領導同意后，方可查閱。
(三)人事檔案只限在檔案庫房查閱，一般不得借出。特殊情況需要借出，須按人事管理權限征得有關部門領導批準。
(四)查閱檔案人員要愛護檔案，切實維護檔案的完整與安全，不得私自將檔案卷折疊、拆卸調換、涂改、劃道、復制、更不得遺失。
(五)查閱檔案人員要遵守有關保密工作規(guī)定，不得隨意將檔案內容向無關人員泄露。如違反規(guī)定造成不良影響應承擔相關責任。
(六)因工作需要從人事檔案中取證的，經(jīng)主管領導審查批準后，才能復制有關檔案材料。
(七)對利用信函了解檔案有關內容的，經(jīng)主管領導批準后，只能提供與信函有關的項目。
(八)任何個人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。
第六條人事檔案的轉遞
(一)因工作調動、職務變化、退休等需將人事檔案轉給新的主管單位時，應及時辦理檔案移交手續(xù)。嚴格轉遞手續(xù)，以保證人事檔案的絕對安全。
(二)轉出人事檔案，要認真對其清理并整理，填寫轉遞通知單，注明轉出時間和原因，在名冊上注銷。
(三)轉出的人事檔案均應包裝密封，貼好封條并按管理權限加蓋部門印章。
(四)轉遞人事檔案，不得以平信、掛號、包裹等公開郵寄，必須通過機要交通轉遞或由組織指定專人遞送，不準本人自帶。
(五)對轉出的人事檔案不得扣留或分批轉出。對轉出的人事檔案，超過一個月未收到回執(zhí)，應及時催問。
(六)接收轉入的檔案要核對是否是本單位所屬人員檔案，認真核對檔案材料數(shù)量，確認無誤后，將轉入的檔案詳細登記，在轉遞通知單回執(zhí)上蓋章，將回執(zhí)及時退回寄出單位。
第七條人事檔案的統(tǒng)計
人事檔案要定期進行統(tǒng)計，確保所管理的檔案與所管人數(shù)相符。人員調動、離退休、死亡后，應及時進行分類保管，隨時做好接收、轉出變動情況的登記以及檔案數(shù)字統(tǒng)計。
第八條檔案材料的銷毀
(一)經(jīng)鑒別屬于重復或不應歸檔的材料，要進行清退或銷毀。銷毀材料要進行登記，并經(jīng)分管領導批準簽字后進行。
(二)銷毀檔案材料必須到保密部門指定的場所進行，其中要有兩名正式黨員負責監(jiān)銷。
人事檔案管理辦法 2
為了規(guī)范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。
一、適用范圍
員工人事檔案日常管理。
二、管理原則
安全、保密、清晰、完整。
三、管理職責
由人力資源部(行政人事部)負責按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。
四、管理程序
(一)人事檔案建立
新員工入職之日，由人力資源部(行政人事部)為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部(行政人事部)首先對檔案材料進行收集和整理，若收集的是復印件必須與原件對照審驗，且由員工本人在復印件空白處標注“此為本人真實身份證之復印件”，并簽字確認大母指用印，準確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：
1.身份證復印件(正反面復印在同一張A4紙上)、戶口本復印件(戶口本主頁及本人頁)。
2.證書復印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學歷及學位證等。
3.管理及技術關鍵崗位的員工，應有其原工作單位出具的解除或終止勞動關系證明。
4.近期免冠1寸彩照1張。
5.應聘人員登記表(包括附帶的個人簡歷)以及員工信息采集表。
6.縣區(qū)級以上醫(yī)院體驗合格證明。體檢項目包括但不限于：血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能(禁查乙肝)。
7.從事保衛(wèi)等重要崗位的，應有戶籍所在地公安部門開具的“無犯罪記錄證明”。
8.法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復印件(原件應審驗)。
9.《勞動合同》或《勞務協(xié)議》，以及《保密協(xié)議》和《承諾函》正本各一份。
10、背景調查表(主管及以上崗位，出納及關鍵核心崗位)及錄用審批表。
11、員工手冊簽收單。
(二)人事檔案資料的添加
以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中：
1、人員轉正申請審批表及相關轉正材料及考核資料。
2、員工與公司補充簽訂的各種重要的個人申請、承諾、協(xié)議、保險等材料。
3、員工崗位(職務)變動調整通知書。
4、員工晉升、各種處分、處罰材料和通報批評等獎懲類相關資料。
5、員工變更的個人資料。
6、員工勞動合同續(xù)簽意見征詢單。
7、員工離職申請、離職審批表、離職交接手續(xù)等記錄。
8、終止勞動關系通知書員工簽收回執(zhí)。
9、其他需添加的資料。
(三)人事檔案的其他專項保管
考慮部分專項工作特殊情況，以下類別由各業(yè)務負責人對相關人事檔案材料作專項保管。
1、員工考勤類材料。
2、員工薪資變動資料。
3、員工考核考察資料，包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料。
4、員工培訓申請、培訓記錄、培訓心得、培訓效果評估等與培訓相關的資料及考核相關資料。
5、按相關食品安全管理法規(guī)須持有的健康證相關資料。
6、其他需單項保管材料。
(四)人事檔案編號
1、公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號編號。
2、員工離職后，其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變，仍采用原工號編號。
(五)人事資料的定期更新與維護
1、員工有調動、考評、獎懲等人事動態(tài)時，及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應及時進行記錄或修改，確保人事檔案的正確性。
2、為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，員工一旦有個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位等)更新，則按最新個人信息更新人事和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并統(tǒng)一在規(guī)定時間前以電子文檔和紙質材料同時報送所在公司人力資源部(行政人事部)。
(六)人事檔案的查閱
1、人事檔案為公司密件，也是員工個人的私隱資料，人力資源部(行政人事部)必須合理存放，嚴格執(zhí)行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領導及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的'人事檔案，特殊情況經(jīng)審批后方可調閱。
2、員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱(借出)，一般采取在人力資源部(行政人事部)人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個人檔案時，必須為員工個人資料情況保密。
3、如有特殊原因需借閱員工檔案時，遵循以下規(guī)定執(zhí)行：
(1)必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權限批準后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。
(2)借閱時間以規(guī)定時間為限，不得轉借，拆卸、調換、復印。
(3)歸還時，由人力資源部(行政人事部)核對檔案資料歸還是否完整。
(七)人事檔案資料的復印
1、如因公司業(yè)務需要復印員工的身份證、學歷證明、職業(yè)資格證明等個人證照復印件，由辦理人員填寫《人事檔案復印登記表》，按借閱人事審批權限批準后方可調用。
2、如因員工要求復印個人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部(行政人事部)添加的人事檔案資料不得復印、查閱或借閱。
(八)人事檔案的保存
1、人力資源部必須對人事檔案的保存地點、環(huán)境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。
2、無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。
3、在職員工的人事檔案將一直保存;離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。
4、屬于公司解除(終止)勞動合同、辭退、自動離職等類別員工，其人事檔案(應注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料)應特別審查后特別重點保存。
5、按規(guī)定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準，并指定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。
(九)人事檔案管理信息化
1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫嚴格按管理權限進行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。
2、人力資源部(行政人事部)必須根據(jù)人事變動情況隨時更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。人力資源部(行政人事部)應認真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。
五、處罰
(一)人事檔案保管人員必須嚴格遵守本管理辦法，以高度的責任感，嚴肅、認真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎懲管理辦法執(zhí)行處罰。
(二)公司員工有義務向公司提供詳盡真實的人個資料，并保證所提供的人事資料的真實性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴重違紀行為，一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。員工因提供虛假資料對公司造成經(jīng)濟損失的，公司將保留追究其法律責任的權力。員工在職期間個人資料有變化的，應及時準確地向人力資源部(行政人事部)報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更新，確保人事檔案資料正確無誤。
(三)人事數(shù)據(jù)庫屬于公司商業(yè)機密和員工個人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。
六、附則
(一)本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。
(二)公司保留對本規(guī)定隨時或定期作出修訂的權利。最終解釋權為公司人力資源部(行政人事部)。
人事檔案管理辦法 3
一、目地
為了能更高效的的員工人事檔案開展妥當管理方法，高效的保守機密;與此同時為了保障個人檔案的一體化，避免原材料毀壞，有利于高效率、規(guī)范有序運用檔案文件，特制定本管理方法辦法。
二、檔案保管具體內容
1、職工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、面試人員登記表、招聘面試紀錄及工資待遇核準事宜審核、筆試試題、身份證掃描件、學歷學位證影印件、離職證明書、各種合同書及協(xié)議書。
2、職工培訓檔案：學習培訓通知、培訓總結報告或是評定結論、學習培訓審核表、職工派遣培訓協(xié)議、外出培訓登記表(資格證書正本)、員工技能培訓統(tǒng)計分析表。
3、績效管理檔案資料：將員工績效考核相關信息按月分類梳理。
4、職工離職檔案：職工轉崗包含職工與企業(yè)消除(停止)勞務關系，身亡等情況。
三、檔案資料有關規(guī)定
1、基礎管理
1.1標準：分類依據(jù)、存檔立即、排列有序、層級清晰、梳理標準。
1.2員工入職前，人事部對個人檔案信息真實性、實效性進行核實，若有虛報，可不予以錄取和辭退解決。
1.3對個人檔案按入職時間歸類存檔，按在職員工、離職人員進行梳理，并立即備案于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并且在檔案資料前頁填好各種各樣人事資料的名字以及對檔案資料開展序號，個人檔案正常情況下是保存起來。
1.4當在職人員的相關信息有變更時(如文憑變化、身份證號變化、本人專業(yè)技術職稱變化、婚姻狀況變化等)，需及時將相關信息影印件交人事部存檔，正本現(xiàn)場檢查。
1.5激發(fā)和錄取入公司員工，需在辦理流程前調取檔案資料。則在簽到新的工作崗位前，對加入或新創(chuàng)建的檔案資料都應該備案。
1.6對團隊進行了解、考評、學習培訓、獎罰產(chǎn)生的原材料一定要搜集、梳理維持檔案完好性，存檔的原材料務必用心辨別，確保原材料真實的、文本清晰、辦理手續(xù)完備。原材料需經(jīng)審核蓋公章與本人簽字的，需在蓋公章、簽名后存檔。
1.7職工離職檔案每月排查，此外歸檔，檔案保存正常情況下三年后才可消毀(高管組核心人員保存該員工轉崗8年止)。
1.8人事部檔案員需要注意檔案保管自然環(huán)境清潔、干凈整潔。
1.9檔案資料應歸類序號儲放，一個職工一個序號，避免同名重姓職工檔案交叉式，制電子目錄，便于查看。
2、檔案查、閱覽
2.1檔案資料分成信息保密與非保密，信息保密檔案資料嚴禁查看，必須要在檔案庫房瀏覽，不可借出;非保密級檔案資料因工作需要查、閱覽，須填好《查、借閱人事檔案單》(配件三)，通過行政部門人事部主管準許后才可查、閱覽。
2.2任何單位一般不可垮單位查、閱覽個人檔案，下屬職工不可查、閱覽上級領導職工的個人檔案。
2.3公司級領導干部、行政部門人事部可以直接查、閱覽員工人事檔案。
2.4全部通過審批后閱覽的'個人檔案需要在三天內償還人事部(除突發(fā)·情況能延長)，對閱覽后期滿未歸還者、償還毀壞、擅自打印檔案資料者、遺失者按照公司檔案管理的有關規(guī)定解決。
2.5人事部搞好查、閱覽備案，并且在《人事檔案借閱登記本》簽名備案(配件三)。
3、查、閱覽檔案資料常見問題
3.1不可修改、圈劃、提取、更換、毀壞檔案材料。
3.2不得隨意打印、拍照檔案內容，如有工作必須從檔案資料中調查取證需經(jīng)行政部門人事部主管允許。
3.3查、閱覽者不得隨意泄漏檔案內容，違反者視情節(jié)惡劣，給予懲治。
4、檔案消毀
4.1企業(yè)一切本人和單位非經(jīng)允許不可消毀職工檔案文件。
4.2一些檔案資料到消毀期后，由人事部填好《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附注五)，經(jīng)行政部門人事部主管審批后消毀。
4.3審核批準消毀的個人檔案，人事部須仔細核查，將核準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和即將消毀的個人檔案搞好備案并存檔，申請表保存起來。
四、制訂、修定、廢止與執(zhí)行
本管理方法辦法經(jīng)行政部門人事部主管審批后，由人事部執(zhí)行，修定和廢除亦同。
人事檔案管理辦法 4
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。
第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。お
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的.樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉遞
第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
人事檔案管理辦法 5
一、公司人事檔案管理辦法總則
為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結合公司實際，制定本辦法。
1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。
2、在檔案管理中，應嚴格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。
二、公司人事檔案管理辦法職責
(一)綜合辦勞資員
1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無誤。
2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù)。
3、負責登記工人工作變動情況。
4、負責為有關部門提供職工情況
5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。
(二)綜合辦檔案員
1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監(jiān)督。
2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。
3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。
三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定
(一)工人檔案的內容和分類：
1、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況，包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料;
2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料;
3、鑒定、考核、考察材料。包括實習、畢業(yè)鑒定，學習、培訓、工作、技術、工作調動等考核鑒定材料;
4、評定崗位技能和學歷材料。包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料;
5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實政策的材料;
6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料。包括加入黨團組織和民主黨派的申請書、志愿書、轉正材料，退出黨團組織和民主黨派的材料等;
7、獎勵材料。包括經(jīng)公司級以上組織授予的各種物質、榮譽獎勵決定和先進事跡材料。如先進生產(chǎn)者、勞動模范、三八紅旗手、模范黨團員及立功材料;
8、處分材料。包括違犯黨紀國法或違反廠規(guī)廠紀所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料;
9、招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動審批表、工齡改變證明、轉正定級表、工資變更審批表、調資升級表、調動工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險福利待遇審批表、出國、內退、退職、退休、解除或終止勞動合同證明等材料;
10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大-參-考價值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結論材料。
11、材料內容混在一起無法按上述分類的，按其主要內容確定歸類。
(二)檔案的收集、鑒別與歸檔
1、勞動工資部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲、轉正定級、入黨、入團、調資升級等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
2、對遺失的'檔案應積極查找，確實查找不到的應登記造冊，經(jīng)分管領導批準后補建。
3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門負責收集、補充，經(jīng)分管領導批準后歸檔。
4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。
5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。
6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉交本人保存，或轉交有關部門保管或處理。
7、 各類歸檔材料一般按每項材料形成的時間，由遠至近依次排列。其中第一類，應將一份近期職工登記表(履歷表)放在首頁(在目錄上仍按時間順序排列)。
(三)檔案的保管
1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。
3、勞動工資部門成員及其直系親屬和主要社會關系成員的檔案。
人事檔案管理辦法 6
為加強我局干部人事檔案管理工作，提高檔案業(yè)務科學管理水平，有效地保護和利用干部人事檔案，更好地為干部工作服務，根據(jù)《出入境檢驗檢疫系統(tǒng)干部人事檔案管理辦法》，結合我局實際情況，制定本辦法。
一、我局干部人事檔案工作由人事科負責，管理人員必須是政治可靠、作風正派、責任心強的中共正式黨員。
二、干部人事檔案管理部門的主要職責：
�。ㄒ唬┍９芨刹咳耸聶n案，積累檔案材料：
�。ǘ┦占㈣b別和整理干部人事檔案材料：
�。ㄈ┺k理干部人事檔案的查閱、借閱和轉遞：
�。ㄋ模┑怯浉刹柯殑�、工資變動情況：
�。ㄎ澹橛嘘P部門提供干部情況：
�。┳龊酶刹咳耸聶n案的安全、保密、保護工作：
（七）調查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導：
�。ò耍┩茝V、應用干部人事檔案現(xiàn)代化建設管理技術：
�。ň牛┺k理其他有關事項。
三、干部人事檔案的內容和分類
干部人事檔案是出入境檢驗檢疫系統(tǒng)人事部門按照相館黨的干部政策，在培養(yǎng)、選撥和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。
其內容和分類如下：
第一類履歷材料
第二類自傳材料
第三類鑒定、考核、考察材料
第四類學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、審批材料等）
第五類政治歷史情況的審查材料：
第六類參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料：
第七類獎勵材料（包括表彰獎勵活動中形成的有關材料）
第八類處分材料（包括紀律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關材料）
第九類錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及參加各種代表會的代表登記表等材料：
第十類其他可供組織上參考的材料。
四、干部檔案管理范圍應與干部管理范圍相一致。其保管范圍如下：
�。ㄒ唬└刹浚ǹ萍壱韵拢n案正本，由本局保管，副處級以上干部建立檔案副本。
�。ǘ└刹哭o職、退職、自動離職、被辭退（解聘）后，未就業(yè)的，其檔案仍由本局保管；另就業(yè)的，其檔案轉至有關的組織、人事部門保管，不具備保管條件的，裝人事部門所屬的人才流動服務中心保管。
�。ㄈ└刹勘婚_除公職后，未就業(yè)的，其檔案由本局保管；另就業(yè)的，其檔案轉至有關的人事部門保管。凡通過勞動部門就業(yè)的，其檔案由有關的勞動部門保管。
�。ㄋ模└刹砍鰢粴w、失蹤、逃亡以后，其檔案由本局保管。
�。ㄎ澹└刹克劳鲆院�，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定保管：
�。└刹客耍x）休以后，檔案仍由本局保管。
五、干部檔案的收集、臨別及歸檔按規(guī)定執(zhí)行。收集的材料必須經(jīng)過認真鑒別。歸檔材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案。歸檔材料均按《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷，做到認真鑒別，分類準確，編排有序、編號、目錄清楚，裝訂整齊。
六、干部檔案應統(tǒng)一按國家檔案案卷標準規(guī)格制作。檔案材料按時間、內容、層次不同排序。編號歸檔材料統(tǒng)一保管，設專用庫房，按《庫房管理制度》做好管理工作。
七、干部檔案的保管原則應是安全保密、便于查找，建立登記和統(tǒng)計制度，嚴禁任何個人私自保存他人的.檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理。對違反《檔案法》、《保密法》的，要依法處理。
八、因工作需要查閱和借用干部檔案，須遵守下列規(guī)定：
�。ㄒ唬┎殚唵挝粦顚憽恫殚喐刹咳耸聶n案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。不得憑借調查證明材料介紹信查閱干部人事檔案：
（二）人事科應根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料：
（三）凡查閱干部人事檔案，利用單位應派中共黨員到人事科查閱：
（四）檔案一般不外借。對必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管領導批準，要嚴格履行登記手續(xù)，限期借還，不得轉借他人：
�。ㄎ澹┤魏蝹�人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案：
�。┎殚啓n案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者按有關規(guī)定給予處分以致追究刑事責任。
�。ㄆ撸┙栌�、查閱檔案的單位和個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)主管領導審批，獲準后才能復制（拍攝）。復制的材料必須加蓋公章，否則無效。
九、干部調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的單位。轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：
�。ㄒ唬└刹咳耸聶n案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶；
�。ǘ┺D出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出：
（三）轉遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部人事檔案轉遞通知單》詳細登記，嚴密包封：
�。ㄋ模┦盏降臋n案，經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章立即返回。逾期一個月未返回，應催問，以防丟失。
人事檔案管理辦法 7
第一條員工檔案內容
�。ㄒ唬⿷溉藛T面試評價表、新員工聲明、試用合同。
�。ǘ﹩T工登記表、身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、各種資料證以及其他相關證件的復印件。
�。ㄈ﹩T工檔案照片。
�。ㄋ模﹩T工轉正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動合同。
（五）員工異動申請表、異動交接手續(xù)。
�。┢渌从硢T工信息的材料。
第二條存檔要求
�。ㄒ唬┕締T工內部檔案應及時、全面地收集到人力資源部統(tǒng)一保管；各部門應主動將平時形成的應歸檔材料及時送交人力資源部保管；駐外機構在當?shù)卣衅傅娜藛T須建立詳細的`人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后（原件）交公司人力資源部存檔。
�。ǘ┤肆Y源部對收集的歸檔材料按規(guī)定進行整理、裝訂并按員工順序號進行存放保管。為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進行檢查、核對，同時不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理當年離職員工檔案，并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。（具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執(zhí)行）
第三條檔案借閱
�。ㄒ唬┎殚�、借閱員工檔案的人員須是部門經(jīng)理及以上管理人員，且只能查、借其下屬的檔案。
�。ǘ┎殚�、借閱員工檔案的人員須填寫《檔案查閱（借閱）登記薄》。
�。ㄈn案借出時間不超過5個工作日。查閱、借閱檔案者負有保密義務和保管責任。
第四條附則
�。ㄒ唬┍局贫扔晒疽�(guī)章制度編審委員會起草并修訂，經(jīng)公司職代會討論并通過，自20xx年1月1日總經(jīng)理簽發(fā)公布之日起正式實施。
�。ǘ╉氈谱鬟\用的管理表單有《檔案查閱（借閱）登記薄》（執(zhí)行部門可據(jù)實調配）。
（三）本制度由人力資源部負責執(zhí)行，最終解釋權歸公司人力資源部。
人事檔案管理辦法 8
一、引言
在任何組織中，人事檔案都是一個重要的資源，它記錄了員工的個人信息、工作表現(xiàn)、培訓經(jīng)歷、等重要信息。這些信息對于公司的決策制定、員工發(fā)展以及人力資源管理工作具有重要意義。為了規(guī)范公司的人事檔案管理，提高管理效率，特制定本辦法。
二、管理機構與職責
1. 公司設立人事檔案管理部門，負責員工人事檔案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 人事檔案管理部門應確保檔案的完整性和機密性，不得泄露任何有關員工的信息。
3. 人事檔案管理部門應定期對檔案進行審查和更新，確保信息的準確性。
三、檔案內容與格式
1. 檔案內容應包括員工的個人基本信息、工作表現(xiàn)、評估、培訓記錄等。
2. 檔案格式應清晰明了，易于識別和檢索。每個檔案應包含至少一份電子版和一份紙質版，分別用于存檔和查閱。
3. 員工有權查閱自己的檔案，但需遵守相關規(guī)定。
四、檔案收集與整理
1. 人事檔案管理部門應定期收集員工提交的檔案材料，如個人簡歷、工作總結、培訓證書等。
2. 人事檔案管理部門應對收集到的材料進行分類、整理、編目，確保檔案的清晰性和完整性。
3. 員工應按時提交完整的檔案材料，如有延誤或遺漏，需承擔相應責任。
五、檔案安全與保密
1. 人事檔案管理部門應采取有效的安全措施，確保檔案存儲地點的安全，防止檔案丟失或被盜。
2. 員工的信息應嚴格保密，未經(jīng)允許，任何人不得泄露。
3. 如發(fā)現(xiàn)任何違反保密規(guī)定的行為，應立即報告并采取相應措施。
六、檔案查閱與使用
1. 只有公司管理層和相關部門的員工才享有查閱員工檔案的權利。其他人員如需查閱，需經(jīng)過適當授權。
2. 查閱檔案時應遵守相關規(guī)定，確保檔案的完整性和機密性。
3. 任何人不得以任何形式復制或傳播員工的個人信息和檔案內容，除非得到員工的明確同意。
七、檔案管理流程與時間節(jié)點
1. 每年開始時，人事檔案管理部門應制定本年度檔案管理工作計劃，包括收集、整理、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)的時間節(jié)點和預期成果。
2. 人事檔案管理部門應定期對檔案管理流程進行檢查和評估，以確保其有效性和合規(guī)性。
3. 員工應在離職前提交完整的檔案材料，并在完成離職手續(xù)后及時將檔案轉出。
八、考核與獎懲
1. 公司將對人事檔案管理部門的`工作進行定期考核，以確保其履行職責的效果和效率。
2. 對于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工和管理人員，公司將給予適當?shù)莫剟詈捅碚谩?/p>
3. 對于違反本辦法的員工，公司將根據(jù)情況進行相應的批評教育或紀律處分。
九、附則
1. 本辦法自發(fā)布之日起實施，如有必要，將根據(jù)實際情況進行修訂和補充。
2. 本辦法的解釋權歸公司所有。
人事檔案管理辦法 9
一、目的與范圍
目的：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學化、規(guī)范化、制度化，同時為了更有效地對員工人事檔案進行妥善的保護和利用，維護人事檔案材料的完整，特制定本管理制度。
范圍：員工人事檔案是集團、人力資源等部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經(jīng)歷、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。
二、管理職責
人力資源管理部門或指定部門（如人力資源部檔案管理員）負責員工檔案的`管理，包括檔案的建立、維護、查閱、借閱、轉遞和銷毀等。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
三、檔案內容
人事檔案主要包括紙質檔案和電子檔案兩種形式。
紙質檔案：
履歷材料：個人簡歷資料、員工登記表等。
自傳材料：包括職位申請表等。
身份證明：身份證復印件、護照等。
鑒定、考核、考察材料。
學歷和評聘專業(yè)技術職務材料。
獎勵及處分材料。
培訓記錄及外訓協(xié)議等材料。
勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料等。
承諾書、保密協(xié)議。
保險、住房公積金資料。
年度、半年度績效考核資料等。
電子檔案：
員工登記表電子版。
員工花名冊。
圖像資料、電子作品等。
四、檔案歸檔與整理
歸檔時間：
新員工入職時，應在入職當天或三個工作日內完成檔案的初步建立，并在入職手續(xù)完成后五個工作日內進行補充歸檔。
員工轉正、異動、離職時，應在相關手續(xù)完成后三個工作日內完成檔案的更新或歸檔。
整理要求：
檔案內資料應按照一定順序進行排序，如員工信息登記表、身份證復印件、學歷證書復印件等。
檔案袋封面應標明檔案袋編號、員工姓名、職位、內容、頁碼等信息。
檔案編號應唯一且易于識別，方便查找和管理。
五、檔案查閱與借閱
查閱權限：
外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領導批準后，方可查閱。
本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。
公司級領導、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
借閱規(guī)定：
檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續(xù)。
任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
六、檔案轉遞與銷毀
轉遞規(guī)定：
員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。
對轉出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
銷毀規(guī)定：
按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。
員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和公司有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案管理員按規(guī)定向有關檔案館移交。
七、檔案保管與保護
檔案存放：
應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施，確保檔案的安全存放。
檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
檔案保護：
定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。
對破損或褪色的檔案進行修復或復制。
八、附則
本細則未盡事宜按企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定和干部檔案工作條例辦理。
本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
人事檔案管理辦法 10
一、目的與范圍
目的：規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保人事檔案的完整、準確與安全，為人力資源的合理利用和開發(fā)提供可靠依據(jù)。
范圍：適用于公司所有員工的人事檔案管理，包括紙質檔案和電子檔案。
二、管理職責
人力資源部：負責制訂、修改和完善人事檔案管理的相關制度與實施細則，以及員工人事檔案的收集、整理、歸檔、借閱、傳遞和銷毀等工作。
檔案管理人員：具體負責人事檔案的保管、整理、歸檔和借閱等工作，確保檔案的完整性和安全性。
三、檔案內容
紙質檔案：
履歷材料：個人簡歷資料、員工登記表等。
自傳材料：職位申請表、自傳等。
身份證明：身份證復印件、護照等。
鑒定、考核、考察材料：對員工的考察、考核、評價材料。
學歷和評聘專業(yè)技術職務材料：學歷證書復印件、職稱證書等。
獎勵及處分材料：獎勵證書、處分決定等。
培訓記錄及外訓協(xié)議等材料。
勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料等。
其他有較大價值的可供參考的材料。
電子檔案：
員工登記表電子版。
員工花名冊。
圖像資料、電子作品等。
四、歸檔與整理
歸檔時間：
新員工入職時，應在入職當天收集所有手續(xù)、證件、資料，并統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內。入職三個工作日之內，將《職位申請書》、《身份證復印件》、《學歷證復印件》等檔案、證件和資料進行歸檔。辦理完入職手續(xù)后的五個工作日之內，將《崗位責任書》、《試崗通知單》、《試用協(xié)議書》、《入職培訓協(xié)議》、《保密協(xié)議》等再次歸檔。
員工辦理轉正、異動、離職手續(xù)時，應在手續(xù)完成后三個工作日內，將相關資料歸入該員工的檔案袋。
整理要求：
檔案內資料應按照一定順序排列，如員工信息登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、社保資料復印件、勞動合同等。
檔案袋封面應書寫檔案袋編號、員工姓名、職位、內容、頁碼等信息。
檔案編號應唯一，方便查找和管理。
五、借閱與傳遞
借閱：
外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領導批準后，方可查閱。
本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。
公司級領導、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續(xù)。
任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
傳遞：
員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。
對轉出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的'“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
六、保管與保密
保管：
檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施，確保檔案的防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。
保密：
檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案中的任何信息。
查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
七、銷毀與移交
銷毀：
按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。
銷毀檔案時，應有專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。
移交：
員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。
對國家和公司有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案管理員按規(guī)定向有關檔案館移交。
八、附則
本管理辦法未盡事宜，按相關法律法規(guī)和公司規(guī)章制度辦理。
本管理辦法由公司人力資源部負責解釋和修訂。
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