辦公經(jīng)費申請管理辦法

辦公經(jīng)費申請管理辦法

為規(guī)范公司借支及報銷流程，更好地控制費用成本，健全財務(wù)監(jiān)控制度，維護公司的合法權(quán)益，特制訂以下“辦公經(jīng)費申請管理辦法”供各部門從2015年6月1日起執(zhí)行。

一、辦公經(jīng)費預(yù)算

各部門于每月25日前根據(jù)各部門的實際情況編制部門下月預(yù)算（一式二份），并提交總經(jīng)理審批，部門、財務(wù)部門各留存一份。

二、借支及報銷程序

所有開支首先必須在辦公經(jīng)費預(yù)算內(nèi)，需根據(jù)先借支，后報銷的原則處理，杜絕預(yù)算外開支。

1.借支：

項目成本開支及日常費用開支借支申請，需填寫借款審批單，與項目有關(guān)的支出，要列明項目名稱，由經(jīng)手人簽名，經(jīng)部門經(jīng)理簽名，財務(wù)部簽字（根據(jù)各部門編制的資金計劃審核后批準(zhǔn)）、總經(jīng)理簽字后交由出納列支。

2.報銷：

日常開支報銷，需附上原批準(zhǔn)手續(xù)齊備的借款審批單及取得的相關(guān)正規(guī)發(fā)票/收據(jù)，由財務(wù)對單據(jù)審核后，交由出納登帳并作借支消帳處理。對所有不符合規(guī)定的發(fā)票/收據(jù)，財務(wù)有權(quán)不給予承認(rèn)。上述所有借支必須在借支后7天內(nèi)，如借支是省外、國外出差的，必須在回來后2天內(nèi)，辦理報銷沖帳手續(xù)。

3.經(jīng)辦人或相關(guān)部門經(jīng)理有責(zé)任取得正規(guī)合法及對應(yīng)項目內(nèi)容的增值稅發(fā)票報帳，以維護公司的根本利益。

三、關(guān)于費用的監(jiān)控

1、購買辦公設(shè)備，日常用品的借支申請：需說明各項費用的詳細名稱，各項費用的預(yù)算金額，至少三家供應(yīng)商提供的辦公設(shè)備的價格及其名稱，電話，由總經(jīng)理助理即時比較核實價格后交由財務(wù)根據(jù)部門資金計劃審批后，報總經(jīng)理簽字后交出納取款。

2、對所有超支的項目，費用開支，除總經(jīng)理批準(zhǔn)外，一律由項目及部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)，于當(dāng)月工資中扣除。

四、關(guān)于報銷原則

1、嚴(yán)格財務(wù)收支審批制度，出納必須根據(jù)上述手續(xù)辦理完備的單據(jù)方可付款。

2、加強報銷管理，當(dāng)月帳，當(dāng)月了，每月30日以后申請借支的，最遲不得超過下月開始后的第3天辦理報銷銷帳手續(xù)。

3、為了分清責(zé)任，進行部門核算，不同人員支出的業(yè)務(wù)費用不得混淆在一張報銷單上。

4、相關(guān)部門審核

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對所有報銷內(nèi)容，相關(guān)部門經(jīng)理必須就其合理性及必要性先進行審核，財務(wù)對所有報銷票據(jù)，依據(jù)相關(guān)財經(jīng)法規(guī)及內(nèi)部財務(wù)制度對其合法性進行審核，所有不符合財務(wù)制度及法規(guī)的發(fā)票，收據(jù)，財務(wù)有權(quán)不給予報銷處理，以維護公司的利益。

5、報銷單據(jù)的規(guī)定

所有業(yè)務(wù)費用票據(jù)原則上須開具發(fā)票，經(jīng)手人須在票據(jù)背面簽字。各部門應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則申請使用費用，任何人不得用于除業(yè)務(wù)需要以外的個人消費。招待費須有兩人以上簽字并注明時間及招待客戶名稱；交通費須注明起始、地點及原因；禮品費須注明所送人名及禮品名稱、數(shù)量；快遞費單據(jù)上請注明客戶名稱。所有費用均計入部門成本。未按規(guī)定填寫說明或簽字的，財務(wù)人員將不給予報銷。

恒元辦公室

2015-5-25

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