會務(wù)的協(xié)調(diào)工作與安排
1.會議組織工作頭緒繁雜，環(huán)節(jié)較多；每個環(huán)節(jié)之間互相關(guān)聯(lián)、互相影響，一個環(huán)節(jié)出了問題就要影響下一個環(huán)節(jié)甚至整個會議。因此很講究總體協(xié)調(diào)與安排，必須建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)，并且明確崗位責(zé)任。必要時(shí)應(yīng)列出詳細(xì)的任務(wù)分工表，人手一份，以備檢查和落實(shí)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問題。如文稿起草、會務(wù)組織、會場布置、文藝演出、來賓接待、生活服務(wù)、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療急救、電力保障等。工作人員不僅要熟記本崗職責(zé)，還要對整個會議通盤了解，胸有全局，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通氣匯報(bào)，互相補(bǔ)臺，共同唱好一臺戲。會議的領(lǐng)導(dǎo)者要瞻前顧后，把會議所涉及到的問題想全、想細(xì)、想具體，想到萬一。
2.會務(wù)工作的總體協(xié)調(diào)分為內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，內(nèi)部協(xié)調(diào)又分為縱向協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)、動態(tài)協(xié)調(diào)和靜態(tài)協(xié)調(diào)。就具體協(xié)調(diào)而言，在會前準(zhǔn)備階段，會議的領(lǐng)導(dǎo)者和會務(wù)部門在會議時(shí)間的安排上，要考慮到準(zhǔn)備工作的時(shí)間是否充裕，不充裕就要考慮推后召開。同時(shí)要注意具體會議時(shí)間(包括會中的分組會以及大會中的其他會議)的確立、時(shí)間長短是否有益于與會者到會、認(rèn)真聽會和會會之間的銜接等等。對于會議地點(diǎn)的安排，除了要考慮環(huán)境好壞、大孝桌、椅是否夠用等條件外，還要考慮會中小會和分組討論會的地點(diǎn)(會場)安排與協(xié)調(diào)。對于與會人員的協(xié)調(diào)，主要是考慮好與會人員的`代表性、典型性問題。關(guān)于議題的合理安排與協(xié)調(diào)也很重要，這上問題將有專門論述，這里從略。作為會議領(lǐng)導(dǎo)者和會務(wù)部門在會前準(zhǔn)備中還要注意各專業(yè)方面的協(xié)調(diào)與配合，注意與會外供電、供水等有關(guān)部門的外部協(xié)調(diào)。在會議進(jìn)行過程中，會議領(lǐng)導(dǎo)者和會務(wù)部門尤其要做好協(xié)調(diào)工作要實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo)，做到統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一行動。要求各部門既要做好安排內(nèi)的工作，又要有全局觀念，注意與相關(guān)工作和全局工作的銜接和配合。會議領(lǐng)導(dǎo)者要多查多看多想，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，隨機(jī)應(yīng)變，妥善協(xié)調(diào)矛盾，化解問題，確保會議按照議程順利進(jìn)行。作為會務(wù)人員，必須堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)，聽從指揮。不得自作主張，各行其事。要把自己的工作目標(biāo)和會議的目標(biāo)統(tǒng)一起來。要把會中服務(wù)工作看成是既有分工、又有互相聯(lián)系、互相制約、互相依存，并且處于運(yùn)動狀態(tài)的有機(jī)統(tǒng)一體。既要清楚自己在會中擔(dān)負(fù)的職責(zé)，又要了解會議服務(wù)的總體要求，既要相對獨(dú)立地進(jìn)行工作，各負(fù)其責(zé)，又要密切協(xié)作，主動配合，步調(diào)一致地進(jìn)行工作，以便充分發(fā)揮整個會中服務(wù)系統(tǒng)的作用。
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