公司報銷費用管理制度
隨著社會一步步向前發(fā)展,人們運用到制度的場合不斷增多,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?下面是小編為大家整理的公司報銷費用管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
公司報銷費用管理制度1
一、目的
為加強對市場人員費用管理力度,確保市人員更好開展工作,有效節(jié)約用成本,特制訂本制度。
二、適用范圍
本制度適用于市場部及其它相關部門。
三、出差管理
1、員工因公出差,必須填寫《出差報告》和《員工外勤單》,經部門經理同意后,報市場總監(jiān)批準(可電話確認)。
2、員工出差結束三日內必須完成《出差報告》的《出差總結》部分。
四、差旅費
差旅費是指公司員工外出公干期間為完成預定任務所發(fā)生的必要的合理費用,具體包括:在途交通費、住宿費、市內交通費、其他公務雜費等。
1、員工出差使用交通工具為火車、汽車、輪船等普及工具。
2、特殊情況,經公司領導批準后,可選擇飛機。
3、違反公司規(guī)定使用交通工具,一律按火車票報銷(超出部分由個人支付)
4、市場交通工具應使用公交車、中巴等,如因特殊情況,可以乘出租車,但需在票據上注明起始地點和原因。
5、員工出差期間,標準內住宿費用實報實銷(但不包含酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用)。
6、員工外出期間產生的公務費,如郵電費、文件復印費、傳真費等,實報實銷。
7、辦事處主任、部門經理的手機話費在公司報銷標準內,扣除私人話費,實報實銷。
五、備用金管理
1、根據工作需要,員工出差或業(yè)務活動可預先向公司借支備用金,借支額度根據實際城要確定,由總經理簽批。
2、備用金借支后應及時沖帳,備用金占用時間應不超過15天,如遇特殊情況不能按時沖帳,可書面申請,經總經理簽字同意后方可延期,但最長不可超一個月。
3、對于長期占用備用金的,財務部將從員工的個人收入中扣減,直到完成沖銷,在此之前不允許再借支備用金。
六、報銷管理
1、駐外人員原則上每月報銷一次,各辦事處人員的報銷票據由各事業(yè)部總監(jiān)簽字后交由出納審核。
2、費用報銷單應嚴格按公司要求妥善貼好,不符合標準,或填報單據不符、金額不符、重復報銷,一律退回業(yè)務人員。
3、單據報銷規(guī)定填寫和粘貼方法:
差旅費報銷單
a、填寫內容按照《差旅費報銷單》單上的要求填寫。
b、粘貼注意事項:將各類車標按面額的`大小分類粘貼,并在粘貼處注明各類面額票據的張數和總金額。
費用報銷單
a、填寫內容按單上的要求填寫。費用一般是指銷售人員在工作中所產生的辦公、餐費等(不含差旅費)。
b、粘貼注意事項:原則上只報銷發(fā)票,無發(fā)票,需事先向財務說明情況;蛞云渌睋涞,但需要票據背面注明情況。
c、充抵票據與正式發(fā)票分別張貼。不能在一個報銷單中報銷。
此制度適用于公司全體員工,本制度解釋權歸財務部。
公司報銷費用管理制度2
為加強本公司分析核算,規(guī)范財務制度及出差的使用原則,提高資金的使用效率,保證出差人員在出差期間工作與生活的需要,本著“保證必須,勤儉節(jié)約”的指導思想,提高效率,控制成本,特制定本管理制度。
一、 職責
1、各業(yè)務負責人對各項業(yè)務的合理性、可行性、部門費用控制負責。
2、財務部對各項費用票據的合法性以及費用的.預算控制管理負責。
二、借款及報銷原則
1、出差人員預借差旅費應保證?顚S,不得私自挪作它用。原則上部門經理以上一律不準預借差旅費。
2、其他借款支出,實行單筆總經理審批。
借款審批權限
序列 業(yè)務審批人 業(yè)務終審人 財務終審人
銷售(含銷管) 銷售副總 總經理 財務經理
服務(含售前、實施、服務) 服務副總
運營(含財務、人力行政、市場) 總經理
各業(yè)務部 業(yè)務部負責人
4、前款不清,后款不借。除未到期的保證金、押金外,如有未清帳借款,不得再進行下一筆借款,特殊情況由總經理審批。
5、財務部定期對業(yè)務借款進行清理,未按照規(guī)定時間還款的,對借款人按借款金額10%罰款。
6、報銷時限
(1)差旅費報銷時限為出差返回后兩周內,不得逾期。如逾期報銷,則按逾期10元/天扣減出差費用。
(2)交通及移動通訊費按季度報銷,次季度的首月,必須將該季度的費用報銷完畢,逾期不予報銷。如:xx月報銷4—xx月交通費及3—xx月通訊費。
(3)招待費及會議費等報銷時限為此項業(yè)務結束后兩周內,不得逾期。并且報銷時需相關業(yè)務負責總經理簽字。
(4)所有報銷單據,超過3個月期限,將不再予以報銷,請務必及時報銷。
三、 差旅費報銷標準
1、 往返交通費
人員類別 飛機 火車 輪船 長途汽車
總經理 經濟艙 實報 經濟艙 實報
其他人員 特批 二等座、硬座、硬臥 特批 實報
(1) 一般員工可乘坐火車硬臥及硬座、長途汽車、輪船三等艙。出差人員白天乘車超過12小時或晚上乘坐火車的,可購買同席硬臥車票,乘坐火車超過13過小時可乘坐飛機,但特殊情況下如需乘坐火車軟臥、輪船二等艙,飛機(僅限于經濟艙),須事先經總經理審批同意。
(2) 公司已經統(tǒng)一為員工購買商業(yè)意外保險,因此不再承擔個人購買的意外保險費用。
(3) 同一地區(qū)不同城市之間的往來,只能乘坐長途汽車或火車,嚴禁乘坐出租車,否則不予報銷。
(4) 外地交通費20元/天,不到20元,據實報銷;超標,按20元/天報銷,天數計算同補助天數。
2、住宿費
(1)住宿費用為標準間費用,同時出差的同性人員需同住一個標間,報銷時應注明,如住宿費由一人報銷,則需要另一人簽字證明。但如果客戶提供住宿,則不予報銷住宿費用。
(2)住宿費用報銷標準:濟南、青島、煙臺住宿標準150元/天;省內其他城市住宿標準100元/天;省外(如:北京、上海等)住宿標準200元/天。若住宿超標,則超標金額自行承擔。
(3)住宿發(fā)票必須真實并且?guī)в挟數囟悇栈蜇斦O(jiān)制章(沒有稅務或財政監(jiān)制章的住宿發(fā)票或收據無效)。無住宿費發(fā)票或發(fā)票與住宿地不符者,住宿費用自理,一律不予報銷。
3、出差伙食補助
(1)出差伙食補助標準60元/天(試用期補助標準減半,30元/天),其中50元/天(試用期20元/天)的補助需自行找票。(此處補助標準60元/天,僅為舉例用,各地出差補助標準,單獨郵件發(fā)送)
票據要求:會議費、資料費、過路過橋費、汽油費、修理費、汽車、火車票、船票、機票(只限本公司員工)、圖書費、印刷費、服務費(只限于IT服務業(yè))、小額郵費,打車費、月票費、電話費(只限本公司員工)及定額電話費票據等,長條交通票每次報銷補貼時只限用一張,此類票據不準連號(發(fā)票連號包括同一本上的發(fā)票),不得使用招待及禮品發(fā)票。并且發(fā)票必須是當年發(fā)票。
(2)參加會議、培訓以及陪同客戶參觀出差不享受出差補助。
4、票據規(guī)范要求
原始票據必須是符合稅務規(guī)定的正規(guī)發(fā)票,票據完整,內容填寫清晰有序,具體要求如下:
(1)單位名稱要填寫“用友軟件股份有限公司濟南分公司”,機打發(fā)票單位名稱手寫無效,除非發(fā)票票面標示“除單位名稱外手寫無效”。
(2)金額的大小寫要相符,字跡要清楚。
(3)日期填寫完整,發(fā)票日期要與實際業(yè)務日期一致。
(4)開票方發(fā)票專用章或財務專用章(必須是全章)。
(5)發(fā)票項目必須與業(yè)務相符,內容填寫清晰有效;
(6)財務部有查驗票據真?zhèn)蔚牧x務及權利,有權拒絕假偽票的報銷。
(7)因個人原因丟失報銷票據,不可用其他票據抵報,費用自行承擔。
(8)外包付款取得發(fā)票為地稅發(fā)票,如:實施、開發(fā)、服務。營業(yè)稅改增值稅地區(qū)必須提供增值稅專用發(fā)票。
5、報銷單據填寫規(guī)范
(1)報銷單據選擇:參照網上報銷系統(tǒng)(網址:xx),交通、通訊記入日常費用,其他費用全部記入項目費用中。(除交通、通訊暫緩報銷外,其余費用暫采用手工報銷)
(2)報銷粘貼順序:自上而下,自右而左,按票據類別,實際票據與出差補助票據分別粘貼。報銷清單列示在最后一頁。
(3)大寫數字提示:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億。
(4)報銷單據必須用黑色鋼筆或簽字筆填寫,不得使用圓珠筆,并且不得涂改、大小寫金額填寫一致、合計、部門、姓名、出差事由、日期、領款人均需填寫、部門主管簽字審核、補助填在其他格。
(5)如有替代發(fā)票情況,支出憑單上按自找發(fā)票填寫報銷內容,原始票據與替代票據分別粘貼,并在《禮品、車費報銷清單》上列清真實業(yè)務情況。補貼請自行找票,所找發(fā)票不可是一本上票據或連號票據,否則將從報銷單據上直接扣除此金額。
(6)出差補助每天按10元累計填寫到“出差補助金額”中,其余填到“其他”列中。若無補助,則“天數”列不準填寫。
(7)出差過程中發(fā)生的招待費等,應單獨粘貼報銷。
6、其他相關規(guī)定
(1)出差天數計算:自開始出差之工作日起到回公司工作之日,連續(xù)計算天數后減一。
(2)出差過程中涉及禮品、交際費用原則上不予報銷,如因業(yè)務需要確需發(fā)生此項費用,必須事先向尹總審批,并單獨粘貼支出憑單報銷。
(3)員工出差期間,因游覽或非因工作需要的參觀而開支的一切費用,均由個人自理。
(4)出差中途除因病、遭意外災害或因實際需要由部門經理指示延時外,不得因私事或借故延長出差時間,否則公司不予報支差旅費,并視情節(jié)輕重對其進行通報批語、扣發(fā)工資、直至辭退等處理。
(5)各部門經理和財務部有權對虛報嫌疑的報銷申請?zhí)岢鲑|疑并查驗原始單據,經查屬實,財務部有權拒絕報銷本次發(fā)生的所有出差費用;如果多次出現(xiàn)同類問題,財務部有權直接扣除相關報銷款,并報公司總經理,公司視情節(jié)輕重進行通報批評、扣發(fā)工資、直至辭退等處理。
(6)票據超過三個月期限,視為自動放棄報銷,公司不再給予報銷。
(7)集團培訓:先確認費用承擔方。此費用如濟南公司承擔,則首先需xx審批然后登陸如下網址:xx填寫申請(具體操作,請參照“機構(xx)消費卡充值申請說明”文檔),并經財務審批后,直接打印審批單自行去集團卡務中心辦理入住或退卡手續(xù)即可。(卡務中心周六、周日不辦公,消費卡用完后請自行到卡務中心退掉。)
(8)支持費用:報銷時一并提供被支持方財務總監(jiān)及總經理簽字確認的《支持費用確認單》,并執(zhí)行濟南公司標準。(由于傳真件無法長期保存,請自行復印)
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