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高級秘書之七大高人之處 -文秘文書
她們是被這樣描述的一個特殊群體：外表靚麗、談吐高雅，學(xué)歷大本以上，都能講一口流利的英語；多年的外企工作經(jīng)歷使她們具有良好的溝通、判斷和預(yù)見能力；很多人持有外國護(hù)照，年齡偏大，月薪基本在8000元以上�！ ∵@些白領(lǐng)麗人被稱做“高級秘書”，包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。隨著中國加入WTO，越來越多的外資企業(yè)進(jìn)入我國，我國的秘書們正面臨著與國際秘書行業(yè)接軌的現(xiàn)實(shí)，高級秘書已成為人才市場上的珍稀資源�！ ≌{(diào)查職業(yè)：高級秘書 出場人物：常郁青，29歲，康柏(中國)投資有限公司大中國區(qū)執(zhí)行秘書。 談起高級秘書比一般秘書高在哪里，常郁青有著不少的感觸。她給出了高級秘書的七大“高”人之處。 第一高：綜合素質(zhì)要求更高 常：每天下來挺忙碌的，但想起來可能都是一些平凡的小事。當(dāng)老板和政府官員有一些重大會議和活動之前通常很繁忙。平時還會起草一些財務(wù)或者人事方面的的報告，幫助老板做一些決定。高級秘書是工作在老板身邊最近的人，老板出差不方便看郵件時，他們要處理一些文件，有些需要馬上替他去批復(fù)。所以和一般秘書相比，高級秘書除了能夠講一口流利的英語，熟練的使用計算機(jī)和擬寫各種文件等硬件之外，它更應(yīng)該具備良好的溝通、組織、協(xié)調(diào)、一定的決策能力以及解決問題的能力�！ 〉诙撸贺�(zé)權(quán)更重 常：高級秘書和助理的界限很難劃分，助理給予老板業(yè)務(wù)方面的建議會更多，而高級秘書與一般的秘書有不同之處在于：高級秘書與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)會更多。向老板匯報工作的一些管理層人員以及部門秘書都會通過我找到老板，我承擔(dān)著他們之間溝通的責(zé)任�！ ∝�(zé)任大，犯錯誤的機(jī)會也多，一旦犯了就不會是小錯誤。當(dāng)我發(fā)現(xiàn)別的部門秘書有一些錯誤時，我有責(zé)任和權(quán)利去指出，避免錯誤的發(fā)生，而指出的時候要注意方式，這是我做高級秘書后感覺最深的一點(diǎn)。 第三高：薪水更高 在IT行業(yè)里，與其他部門的管理人員來說，高級秘書的薪水可能不是很高，但與普通秘書相比，高級秘書的薪水還是相當(dāng)可觀的。至于到底月薪多少，常秘書不愿意透露，但是據(jù)她自己在同行業(yè)的了解，她說高級秘書普遍月薪不會低于8000元�！ 〉谒母撸赫f服能力要更強(qiáng) 常：我不是那種讓人一看就感覺很強(qiáng)的人，這也許是我的一個優(yōu)勢，就是有親和力。而做到這個職位，一味地笑是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，有自己的想法很重要。 老板也是可以被說服的，只是這需要一個過程。普通秘書根本和老板說不上話，因而也就不具備去說服老板的基本條件；而高級秘書的地位比較的特殊，老板交給我的任務(wù)，在我覺得應(yīng)該建議或者提示他的地方，就會指出來。其實(shí)這點(diǎn)是很不容易做到，主要是要講究方式，大多數(shù)的時候我會采取一種委婉的語氣，建議他“這樣是不是會更好”，這樣讓他有一個從考慮到最后接納的過程。不論如何，在工作中老板和我畢竟是上下屬的關(guān)系。 第五高：發(fā)展愿望更高 常：做到高級秘書這個地位在年齡是有一個底線的，應(yīng)該在27歲左右，因?yàn)檫@需要一個經(jīng)驗(yàn)的累積，不可能剛一畢業(yè)的學(xué)生就會做到這樣一個職位。而接下來的情況就與國內(nèi)外的文化差異有關(guān)。在國外有很多高層的秘書都是媽媽級的，就像一個長輩一樣把所有的事情搞定；而在國內(nèi)的環(huán)境下，這種情況是很少見的，在大部分人心中做秘書還是年輕的好一些，秘書們心中也會認(rèn)為30多歲有經(jīng)驗(yàn)也年輕的秘書會比40多歲的更有競爭力。在國內(nèi)做了5年、10年或者更長時間的高級秘書，大多會考慮這種來自社會的壓力，希望換一個行業(yè)，通常會選擇從事行政、人力資源以及市場方面的工作�！ ≌�(guī)的公司都有個人的發(fā)展計劃，我特別喜歡做人力資源的工作，在來康柏之前就有這種想法，我在和老板溝通時會把這種想法告訴他。高級秘書或者通過老板實(shí)現(xiàn)愿望，或者被獵頭獵到其他公司去做其他行業(yè)。相對來說，后一種機(jī)會會比較小。更多的秘書會選擇一種穩(wěn)妥的方式，先在公司的內(nèi)部協(xié)調(diào)一個位置，然后熟悉一段時間，在公司有一個穩(wěn)定的發(fā)展或者是再被獵頭公司挖到其他的地方，絕大多數(shù)人應(yīng)該是這種狀態(tài)。 第六高：道德水平要求更高 常：高級秘書會接觸到公司的一些財務(wù)等方面的重要的文件，因而保密是對老板的承諾和責(zé)任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期。如果昨天老板和我說的事情沒多久整個公司的工作人員就都知道了，那么老板不可能再信任我，和他保持在一條戰(zhàn)線上，做好手頭老板交給的每一件小事，經(jīng)常和他溝通，長久如此，他就會覺得你比較認(rèn)真，是可靠的。我在康柏工作沒多久的時候，也有獵頭公司找我，但我覺得不應(yīng)該走，當(dāng)你給老板留下一種你隨時可能會離開公司，以這個為跳板去找另外一家更好的公司的印象時，他是不會信任你的�！ 〉谄吒撸撼删透懈摺 〕＃喊盐赵诖罄习搴筒块T老板之間的態(tài)度和分寸是我工作中最困難的事情。這需要一點(diǎn)技巧，譬如在傳達(dá)大老板的要求，發(fā)郵件或談話時，我不會以一種命令的口氣去和部門經(jīng)理講話，因?yàn)槲沂撬麄冎g的一個橋梁，首先是擺正自己的位置，想清楚了，問題也就迎刃而解�！ 」ぷ髦袝䲡r而出現(xiàn)突發(fā)事件，我會把解決某個有難度的問題視為一種挑戰(zhàn)，這也包括研究某些電腦操作技巧，一旦問題在苦思冥想之后有了答案，會喜出望外，特別有成就感�！ 碓矗簻刂菝貢W(wǎng)
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